Cara Menghitung Potongan Keterlambatan Karyawan

Masih banyak yang bingung dengan cara menghitung potongan keterlambatan karyawan dengan tepat. Keterlambatan karyawan di tempat kerja ini sendiri dapat mengganggu produktivitas dan efisiensi operasional perusahaan. 

Oleh karena itu, untuk mengatasi masalah tersebut, perusahaan sering kali memberlakukan kebijakan potongan gaji sebagai sanksi karyawan terlambat. 

Nah, bagi Anda yang bertanggung jawab dalam mengelola penggajian karyawan, simak uraian lengkapnya tentang cara menghitung pemotongan gaji karena absen berikut ini.

Aturan Pemotongan Gaji Karyawan Menurut Undang-Undang 

Aturan Pemotongan Gaji Karyawan | Hadirr

Pasal 88A ayat (7) UU Ketenagakerjaan yang dimuat dalam Perppu Cipta Kerja menyatakan bahwa “Pemberi kerja dapat melakukan pemotongan gaji kepada pekerja atau buruh yang tidak masuk kerja tanpa alasan yang sah.”

Dalam konteks ini, jika karyawan terlambat masuk kerja, perusahaan berhak memberikan sanksi potong gaji bagi karyawan tersebut. 

Namun, penting untuk memahami bahwa pemotongan gaji tersebut harus dilakukan sesuai dengan aturan dan ketentuan yang berlaku. 

Alasan yang Sah

Pemotongan gaji hanya dapat dilakukan jika karyawan tidak masuk kerja tanpa alasan yang sah. Alasan yang sah biasanya telah ditentukan dalam peraturan perusahaan, kontrak kerja, atau undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku. 

Karyawan memiliki hak untuk memberikan penjelasan atau bukti yang mendukung alasan absensi mereka.

Persentase Pemotongan

Besaran pemotongan gaji karena terlambat yang dapat diterapkan tidak boleh melebihi 50% dari gaji karyawan sebagaimana diatur dalam Pasal 65 PP 36/2021.

Prosedur yang Jelas

Perusahaan wajib memiliki prosedur yang jelas mengenai pemotongan gaji akibat keterlambatan kerja. 

Prosedur ini harus diinformasikan kepada karyawan sebelumnya, sehingga mereka memiliki pemahaman yang jelas tentang konsekuensi dari keterlambatan tersebut.

Penggunaan Sistem Absensi yang Akurat

Untuk menghindari sengketa atau ketidakadilan, penting bagi pemberi kerja untuk menggunakan sistem absensi yang akurat dan terdokumentasi dengan baik.

Hal ini dapat mencakup penggunaan kartu absensi, sistem pencatatan elektronik, atau metode lain yang dapat memverifikasi kehadiran dan keterlambatan karyawan.

Baca Juga: Mengenal 9 Jenis Potongan dalam Slip Gaji Karyawan

Rumus Menghitung Potongan Keterlambatan Karyawan

Rumus Menghitung Potongan Karyawan | Hadirr

Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menghitung potongan keterlambatan karyawan yang benar.

Tentukan kebijakan perusahaan

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menetapkan kebijakan perusahaan mengenai keterlambatan karyawan. 

Kebijakan ini harus mencakup waktu toleransi, yaitu batas waktu di mana seorang karyawan diizinkan untuk terlambat tanpa dikenakan potongan. 

Misalnya, jika kebijakan perusahaan menyatakan bahwa karyawan diizinkan terlambat selama 15 menit tanpa potongan, maka waktu toleransi adalah 15 menit.

Catat waktu masuk dan waktu keluar karyawan

Anda perlu memiliki catatan yang akurat tentang waktu masuk dan waktu keluar setiap karyawan. 

Hal ini bisa dilakukan dengan menggunakan sistem absensi elektronik, buku catatan, atau metode pencatatan waktu lainnya yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. 

Pastikan karyawan juga menandatangani atau mencatat waktu mereka sendiri setiap kali mereka masuk atau keluar.

Hitung selisih waktu

Selanjutnya, hitung selisih waktu antara waktu masuk yang seharusnya dengan waktu masuk yang sebenarnya. Misalnya, jika waktu masuk yang seharusnya adalah pukul 08.00 pagi dan seorang karyawan masuk pada pukul 08.10 pagi, maka selisih waktunya adalah 10 menit.

Periksa waktu toleransi

Setelah menghitung selisih waktu, periksa apakah selisih tersebut masih berada dalam waktu toleransi keterlambatan masuk kerja yang telah ditetapkan oleh perusahaan. 

Jika selisih waktu kurang dari atau sama dengan waktu toleransi, maka karyawan tersebut tidak dikenakan potongan keterlambatan.

Hitung potongan keterlambatan

Jika selisih waktu melebihi waktu toleransi, maka karyawan tersebut dikenakan potongan keterlambatan. Potongan ini dapat dihitung berdasarkan aturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Ada beberapa cara atau metode yang umum digunakan oleh perusahaan, antara lain:

Potongan per jam

Anda dapat menetapkan jumlah potongan tertentu untuk setiap jam keterlambatan. Misalnya, jika potongan per jam adalah Rp 10.000, dan karyawan terlambat selama 30 menit, maka potongan keterlambatan yang harus dibayarkan adalah Rp 5.000.

Potongan tetap

Anda juga dapat menetapkan jumlah potongan tetap untuk setiap keterlambatan, tidak peduli berapa lama karyawan tersebut terlambat. 

Misalnya, jika potongan tetap adalah Rp 50.000, maka potongan keterlambatan akan tetap Rp 50.000, baik karyawan terlambat 15 menit atau 1 jam.

Baca Juga: Potongan Slip Gaji Pajak Penghasilan PPh 21

Aplikasi Hadirr untuk Mengelola Absensi Karyawan

Fitur Aplikasi Hadirr | Hadirr

Untuk dapat melakukan perhitungan potongan gaji akibat terlambat. Perusahaan membutuhkan alat yang dapat melakukan pencatatan yang akurat, dan kesesuaian data. 

Perusahaan dapat menggunakan aplikasi Hadirr, sebuah aplikasi HRIS yang dirancang khusus untuk mengelola absensi karyawan.  Berikut kelebihan aplikasi Hadirr. 

Akurasi dan Pencatatan yang Tepat

Aplikasi Hadirr memberikan solusi akurat dan tepat dalam mencatat absensi karyawan. Dengan menggunakan fitur clock-in dan clock-out berbasis selfie atau teknologi pengenalan wajah, Hadirr memastikan bahwa setiap kehadiran karyawan tercatat dengan benar.

Pencatatan yang tepat menghindari human error dan manipulasi data, sehingga meningkatkan keakuratan data absensi. Sehingga dapat membantu tim HR menghitung dengan tepat gaji yang diberikan kepada karyawan yang sering datang terlambat.

Baca Juga: Cara Menghitung Gaji Pokok dan Gaji Tunjangan Karyawan

Monitoring Real-time

Absensi GPS Hadirr memungkinkan  perusahaan untuk melakukan pemantauan absensi  secara real-time. Manajer atau pemilik perusahaan dapat dengan mudah melihat data absensi karyawan pada waktu yang bersamaan, tanpa harus menunggu laporan atau manual.

Sehingga informasi yang diberikan lebih akurat dan memungkinkan respon yang cepat ketika ada karyawan yang mengalami keterlambatan atau absensi yang tidak terencana.

Notifikasi dan Pengingat

Aplikasi Hadirr menyediakan fitur notifikasi dan pengingat yang membantu karyawan untuk mematuhi jadwal kerja yang ditetapkan. 

Karyawan akan menerima pemberitahuan ketika mendekati batas waktu masuk atau keluar. Sehingga, dapat mengurangi jumlah keterlambatan dan meningkatkan kedisiplinan karyawan 

Analisis dan Laporan

Aplikasi Hadirr menyediakan analisis dan laporan yang komprehensif terkait dengan absensi karyawan. Anda dapat melihat data historis, tren keterlambatan, dan pola kehadiran secara keseluruhan.

Aplikasi Gadjian untuk Menghitung Tunjangan Absensi Karyawan

Salah satu aplikasi yang dapat membantu tim HR dalam menghitung tunjangan absensi karyawan adalah Aplikasi Gadjian. 

Berikut ini alasan mengapa menggunakan Aplikasi Gadjian dapat meningkatkan efisiensi dan ketepatan dalam mengelola tunjangan absensi karyawan.

Penghitungan Otomatis Tunjangan Absensi

Aplikasi Gadjian menawarkan kemudahan dalam menghitung tunjangan absensi karyawan. Dengan mengintegrasikan data absensi karyawan dari aplikasi Hadirr secara langsung ke dalam sistem.

Aplikasi ini secara otomatis menghitung jumlah tunjangan yang seharusnya diberikan kepada karyawan berdasarkan kehadiran mereka. Hal ini mengurangi risiko kesalahan manusia dalam perhitungan dan memastikan bahwa tunjangan yang diberikan sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Pengaturan Kebijakan Absensi yang Fleksibel

Aplikasi Gadjian memungkinkan perusahaan untuk mengatur kebijakan absensi yang fleksibel sesuai dengan kebutuhan mereka. 

Anda dapat menentukan aturan-aturan seperti batas waktu keterlambatan, durasi tunjangan absensi, dan peraturan lainnya. 

Aplikasi ini akan secara otomatis menerapkan kebijakan yang telah ditentukan dan menghitung tunjangan absensi berdasarkan parameter yang telah diatur.

Pelaporan dan Analisis yang Komprehensif

Aplikasi Gadjian menyediakan laporan dan analisis yang komprehensif terkait dengan tunjangan absensi karyawan. Tim HR dapat dengan mudah mengakses data historis, melihat tren, dan menganalisis pengeluaran tunjangan absensi secara keseluruhan.