Cara Hitung Tingkat Kehadiran Karyawan

Tingkat loyalitas setiap karyawan terhadap perusahaan tentunya berbeda-beda. Ada karyawan yang sangat antusias dan bersemangat, sehingga selalu all out dalam setiap pekerjaan yang dilakukan.

Namun, tidak sedikit pula karyawan yang menjalankan pekerjaan hanya sebagai rutinitas dan cenderung tidak menghargai waktu, seperti terlambat masuk kantor atau bahkan tidak hadir.

Penggunaan waktu yang efisien sangat berpengaruh terhadap produktivitas kerja karyawan.

Mencuri waktu dengan datang terlambat, pulang cepat ataupun menggunakan waktu istirahat lebih lama dari ketentuan juga dapat dikategorikan sebagai ketidakhadiran. Ketidakhadiran karyawan dapat menyebabkan produktivitas perusahaan menurun. 

Baca Juga: Pentingnya Kehadiran Karyawan Saat WFH Maupun WFO

Alasan Karyawan Tidak Masuk Kerja

Karyawan yang kerap tidak masuk kerja dengan alasan yang tidak masuk akal dan dibuat-buat tentu saja akan merugikan perusahaan.

Umumnya perilaku karyawan seperti ini dapat disebabkan oleh beberapa hal seperti:

1. Karyawan mengalami bullying

Karyawan yang mengalami bullying dan memiliki masalah dengan sesama rekan kerja ataupun atasan di kantor akan merasa tidak nyaman untuk berada di kantor, sehingga untuk menghindari hal itu mereka kerap tidak datang ke kantor dengan menggunakan berbagai alasan.

2. Karyawan kelelahan dan demotivasi

Jobdesk yang menumpuk dan beban kerja yang berat seringkali menyebabkan karyawan mengalami kelelahan fisik hingga stress, bahkan tidak sedikit karyawan menjadi kehilangan motivasi dalam bekerja sehingga membuat mereka malas untuk masuk kerja.

3. Karyawan mengurus anak atau orang tua

Mengurus anggota keluarga yang sedang jatuh sakit dan memerlukan pendampingan perawatan biasanya merupakan alasan umum  penyebab ketidakhadiran karyawan.

4. Karyawan mengalami depresi

Stress berkepanjangan akibat tekanan beban kerja dapat menyebabkan depresi bagi sebagian karyawan. Ketika mengalami depresi, karyawan cenderung menghindari sumber depresi dengan cara bolos kerja.

5. Disengaged employee

Karyawan yang tidak memiliki ikatan emosional dengan pekerjaannya akan bekerja sekedarnya saja.

Tidak ada motivasi yang mendorong mereka untuk rajin bekerja, sehingga bolos kerja pun menjadi hal yang biasa untuk mereka lakukan tanpa ada perasaan bersalah. 

6. Karyawan sakit

Ini merupakan alasan yang paling sering digunakan oleh karyawan untuk tidak masuk kerja. Karyawan yang benar-benar sakit akan membuktikan alasan mereka dengan memberikan surat keterangan sakit dari dokter.

Namun, banyak juga karyawan yang hanya berpura-pura sakit sebagai alasan tidak masuk kerja. 

7. Karyawan mencari kerja di perusahaan lain

Karyawan yang sedang mencari opportunity di perusahaan lain akan menggunakan berbagai alasan agar bisa bolos kerja dan melakukan proses rekrutmen di perusahaan yang sedang mereka incar.

Ketika karyawan tidak hadir, biasanya tugas mereka akan digantikan oleh karyawan lain, sehingga perusahaan harus mengeluarkan biaya replacement worker yang biasanya lebih besar daripada gaji reguler karyawan.

Selain itu, perusahaan juga harus mengeluarkan biaya administratif untuk mengelola ketidakhadiran karyawan.

Biaya-biaya ini merupakan biaya tersembunyi (hidden cost) yang jarang disadari oleh perusahaan.

Baca Juga: Pengaturan Shift Karyawan Saat New Normal

Kerugian Perusahaan Akibat Karyawan Mangkir

Selain hidden cost, biaya tak langsung (indirect cost)  yang disebabkan oleh ketidakhadiran karyawan juga dapat merugikan perusahaan. Berikut beberapa contoh indirect cost yang harus ditanggung perusahaan akibat ketidakhadiran karyawan;

1. Kualitas produk/layanan yang buruk akibat kelelahan lembur atau kekurangan tenaga 
2. Produktivitas berkurang
3. Kelebihan waktu manajer, misalnya untuk mencari pekerja pengganti yang tepat 
4. Masalah keselamatan, misalnya akibat pekerja pengganti yang kurang terlatih
5. Demotivasi karyawan yang harus menggantikan atau melakukan kerja tambahan untuk mengisi pekerjaan rekannya yang tidak hadir

Rumus Hitung Tingkat Kehadiran Karyawan

Perusahaan perlu memantau tingkat kehadiran karyawan agar dapat menghindari kerugian yang mungkin dapat disebabkan oleh ketidakhadiran karyawan seperti hidden cost dan indirect cost. Tingkat absensi karyawan dapat dihitung dengan rumus berikut,

(Sakit, Izin, Cuti, Unpaid Leave / Jumlah Personalia) X Total Hari dalam 1 Periode X 100)

Namun, Anda tidak perlu membuang banyak waktu dengan menghitungnya secara manual.

Anda dapat menggunakan aplikasi HRD Gadjian dan memanfaatkan fitur analisis kerja karyawan.

Fitur ini menyajikan data persentase tingkat absensi karyawan yang yang terdiri dari unpaid leave, izin, sakit, cuti, dan mangkir secara otomatis dan real time.

Sistem pencatatan tingkat kehadiran karyawan ini terhubung langsung dengan penggajian karyawan, sehingga akan memudahkan Anda untuk menghitung upah lembur karyawan maupun tunjangan lainnya termasuk tunjangan kehadiran karyawan remote.

Agar pemantauan kehadiran karyawan menjadi lebih mudah, Anda bisa menggunakan aplikasi absensi karyawan dari Hadirr.

Hadirr terintegrasi dengan Gadjian, sehingga apabila Anda ingin mengimpor data kehadiran dari Hadirr, Anda dapat melakukanya secara otomatis.

Kelebihan aplikasi absensi online ini yaitu absensi mudah tanpa form, sehingga dapat digunakan untuk absensi karyawan remote.

Keunikan aplikasi absensi Hadirr ada pada fitur absensi selfie, dimana data absensi karyawan akan diverifikasi menggunakan teknologi face recognition dan GPS. 

Dengan menggunakan Gadjian dan Hadirr, Anda dapat menekan biaya hidden cost dan indirect cost karena pengelolaan data tingkat kehadiran karyawan dan urusan administrasi karyawan lainnya dapat dikelola secara otomatis.

Pekerjaan rumit dan memakan waktu dapat Anda ringkas dengan menggunakan aplikasi Gadjian dan Hadirr.