Cara Membuat Absensi di WhatsApp, HR Harus Tahu!

Absen online merupakan rutinitas terbaru sebelum bekerja yang mulai populer di tengah pandemi. Meski bekerja remote, data kehadiran karyawan tetap penting mengingat ini salah satu faktor yang mempengaruhi total gaji mereka.

Untungnya, di era digitalisasi seperti sekarang perusahaan dapat membuat sistem absensi dengan mudah, salah satunya dengan cara membuat absensi di WhatsApp. 

WhatsApp populer digunakan sebagai media untuk bertukar pesan (teks, voice note), mengirim dokumen/gambar, dan telepon. Lengkapnya fitur tersebut bahkan memungkinkan perusahaan membuat list absensi di WhatsApp dengan cara yang simpel.

Cara Membuat Absensi di WhatsApp

Kegiatan absen melalui WhatsApp mulai banyak dipraktikkan mengingat karyawan diharuskan Work from Home (WFH) atau hybrid. Cara membuat absensi yang terbilang mudah pun menjadi alasan perusahaan lebih memilihnya daripada absensi manual.

Beberapa cara buat absensi online di WhatsApp adalah sebagai berikut.

1. Fitur Broadcast

WhatsApp memiliki fitur broadcast yang pada dasarnya berfungsi untuk mengirim pengumuman di grup atau per individu. Namun, kini fitur broadcast juga bisa dimanfaatkan untuk absen online. Caranya:

• Buka WhatsApp di smartphone kamu, lalu tekan titik 3 di pojok kanan atas > New Broadcast (Siaran Baru).
• Pilih kontak atau grup yang akan dikirimi broadcast kemudian tekan tanda centang. Nantinya akan muncul layar baru sebagai tempat broadcast. 
• Buat daftar absensi dan pengumuman lain jika perlu.
• Tekan send (kirim) jika sudah selesai.

Baca Juga: Tutorial Membuat Absensi Karyawan Excel

Sebagai contoh, kamu bisa membuat template absensi di WhatsApp berikut ini: 

2. Fitur Grup

Selain mengirim pesan broadcast, kamu juga bisa membuat absensi di WhatsApp di grup.

Salah satu caranya adalah menuliskan hal yang diperlukan dalam absensi. Misalnya, tanggal, hari, jam, nama karyawan, dan judul kegiatannya. Selanjutnya, kamu hanya perlu menekan tanda send atau kirim. 

Contoh: 

Proses absensi dilakukan dengan cara copy-paste tulisan tersebut, mengikuti instruksi keterangan, dan kirimkan kembali.

3. Fitur Poll

Fitur terbaru di WhatsApp, Poll, merupakan fitur polling yang memungkinkan member memilih opsi. Biasanya, poll berfungsi untuk voting dalam sebuah jajak pendapat. Namun, kamu bisa memanfaatkan fitur ini juga untuk membuat absensi di WhatsApp secara praktis tanpa harus copy-paste teks. 

Pertama, kamu harus membuat grup baru terlebih dahulu melalui menu Community. Lalu, di grup tersebut buat poll baru dengan mengklik ikon paperclip (Attach/Lampirkan) di kotak pesan grup (bukan Announcement Group) dengan cara:

• Klik Poll > Masukkan keterangan yang kamu mau di bagian Question. Misal: “Absensi 12 Desember 2022. Tap salah satu.” 
• Masukkan opsi di bagian Options, misalnya Hadir dan Tidak Hadir. 
• Klik ikon send (kirim). 
• Kamu bisa melihat siapa saja yang sudah mengisi absensi dengan mengklik “View votes”. 

Dibandingkan kedua cara sebelumnya, melakukan absen dengan fitur Poll lebih ringkas dan meminimalisir nama absensi terlewat.

Baca Juga: Contoh Absensi Online Melalui Google Form dan HP Karyawan

Manfaat Menggunakan Absensi Online

Setelah menerapkan cara buat absensi online di WhatsApp, perusahaan perlu tracking dan mengelola data absensi karyawan. Hal ini bukan tugas yang mudah terutama bagi perusahaan yang memiliki banyak karyawan. Oleh sebab itu, tim HR membutuhkan aplikasi absensi online untuk membantu produktivitas. 

Secara lebih detailnya, ketahui beberapa manfaat absensi online berikut ini. 

1. Data akurat

Seluruh data yang disimpan di aplikasi absensi online akan tersimpan secara real-time dan akurat. Data juga telah terenkripsi dengan aman sehingga tidak mudah dimanipulasi. Di samping data yang akurat, aplikasi absensi juga dilengkapi geo tagging (GPS) untuk menghindari kecurangan. 

2. Lebih efisien

Berkat sistem otomatis, aplikasi absensi berbasis web tidak membutuhkan banyak SDM untuk memonitor data. Dengan begitu, perusahaan dapat menghemat anggaran proses rekrutmen karyawan dan mengalihkannya ke anggaran yang lebih urgent.

Selain itu, absensi online tidak memerlukan perangkat pendukung seperti mesin fingerprint yang relatif mahal untuk absen manual.

3. Terintegrasi

Aplikasi absensi umumnya telah terintegrasi dengan berbagai sistem lain. Contohnya, aplikasi Hadirr yang terintegrasi dengan aplikasi payroll Gadjian. Beragam fitur yang disediakan membantu tim HR menyelesaikan pekerjaan rutin dalam satu aplikasi saja.

4. Rekapitulasi lebih praktis

Perusahaan juga lebih mudah saat mengumpulkan data. Dengan sistem absensi manual, tim HR harus mencatat dan mengakumulasi satu per satu karyawan. Dengan absensi online, kegiatan tersebut tentu lebih mudah sebab datanya sudah direkapitulasi secara otomatis oleh sistem. 

5. Tersedia di smartphone

Absensi secara online mungkin merupakan pilihan yang tepat untuk karyawan, terutama karyawan mobile. Mereka cukup mengunduh aplikasi atau membuka WhatsApp mereka untuk absen via handphone. 

6. Minimalisir human error

Menganalisis data absensi secara manual untuk menghitung penggajian merupakan proses yang rumit dan makan waktu. Penggunaan absensi online membantu menghindari kesalahan input data karena ada fitur yang mencatat detail kehadiran secara otomatis.

Baca Juga: 3 Kelebihan Aplikasi Absensi Online vs Mesin Fingerprint

Tinggalkan Absensi Manual, Beralih ke Aplikasi Absensi Online Hadirr

Cara buat absensi online di WhatsApp di atas mudah dan praktis mengingat hanya menggunakan aplikasi yang digunakan sehari-hari. Meskipun demikian, untuk mengelola absensi karyawan secara efektif dan efisien, WhatsApp saja tidak cukup. Beragam risiko bisa saja terjadi, misalnya kecurangan, catatan waktu tidak akurat, atau dimanipulasi. 

Selain itu, mengelola absensi karyawan menggunakan WhatsApp tidak efektif untuk perusahaan dengan karyawan banyak. Proses merekam dan mencatat kehadiran mereka akan makan waktu dan rawan eror. Aplikasi absensi digital Hadirr dapat membantu kamu memonitor kehadiran karyawan.

Semua manfaat menggunakan aplikasi absensi bisa kamu miliki dari aplikasi Hadirr. Fitur absensi online Hadirr merupakan aplikasi berbasis web dengan teknologi GPS dan face recognition.

Dengan teknologi ini, kehadiran karyawan lebih akurat dan valid meskipun tidak absen dari kantor. Nantinya, HR dapat memonitor kehadiran melalui dasbor admin Hadirr secara detail.