Form Absensi Online di Google Form: Contoh & Cara Membuat

Di era digital seperti sekarang, form absensi online seperti Google form menjadi salah satu solusi yang bisa digunakan oleh perusahaan untuk mengelola absensi menggantikan metode tradisional. 

Google Form sendiri dirancang agar mudah digunakan oleh siapa saja dan tidak memerlukan pengetahuan teknis yang mendalam untuk bisa membuat atau mengelola form absensi. 

Nah, berikut ini langkah-langkah praktis dan mudah yang bisa Anda ikuti untuk membuat google form absensi.

Cara Mudah Membuat Absensi Online di Google Form Lewat PC/Laptop

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, dengan menggunakan Google Form, Anda dapat dengan mudah membuat absensi yang praktis dan efektif. 

Simak penjelasan step by step cara membuat absen online di google form yang ada di bawah ini yaa

1. Buka Google Form

Pertama, buka browser web Anda dan akses halaman Google Form atau klik disini. Pastikan Anda sudah memiliki dan masuk  ke akun Google Anda. Jika belum memiliki akun, Anda bisa membuatnya terlebih dahulu.

Baca Juga: Keunggulan Absensi Online dengan GPS dan Fitur Terbaiknya

2. Buat Formulir Baru

Setelah masuk ke halaman Google Form, klik tombol “+ Blank” atau “Buat” untuk membuat formulir baru. Anda akan diarahkan ke tampilan pengeditan formulir.

3. Isi Judul dan Deskripsi Formulir

Setelah itu, isi judul dari formulir tersebut misalnya “daftar hadir” atau “daftar absensi karyawan”. Anda juga bisa tambahkan deskripsi singkat. 

4. Atur Waktu Masuk dan Pulang

Langkah selanjutnya, Anda bisa ganti tulisan “Question” atau “pertanyaan tanpa judul” dengan “Clock-in atau Jam Masuk”. Tambahkan tanggal di kotak bagian kanan atas. 

5. Tambahkan Pertanyaan Tambahan (Opsional)

Anda dapat menambahkan pertanyaan tambahan yang relevan dengan absensi, seperti  identitas, contohnya “Nama lengkap”. Pilih jenis pertanyaan yang sesuai, misalnya “Isian singkat” untuk nama atau “Pilihan ganda” untuk daftar nama.

6. Atur Opsi Absensi

Di bagian “Pilihan ganda” atau “Isian singkat”, tambahkan opsi atau pilihan yang sesuai dengan kebutuhan absensi Anda. Misalnya, jika Anda menggunakan pilihan ganda, masukkan nama-nama karyawan sebagai opsi jawaban. Jika menggunakan isian singkat, karyawan hanya perlu mengisi nama lengkap mereka.

7. Kustomisasi Tampilan Formulir

Google Form memungkinkan Anda untuk mengubah tampilan formulir sesuai preferensi Anda. Anda dapat menambahkan judul, deskripsi, gambar latar, atau mengatur tema warna. Klik opsi “Tema” di bagian atas halaman untuk mengakses pengaturan ini.

8. Bagikan Formulir Absensi

Setelah Anda selesai mengatur formulir absensi, klik tombol “Bagikan”  atau “Send” di pojok kanan atas halaman. Anda dapat memilih untuk mengirimkan tautan formulir melalui email, menyalin tautan untuk dibagikan melalui platform chat, atau menyematkan formulir ke situs web.
9. Mengumpulkan dan Menganalisis Data Absensi

Setelah karyawan mengisi formulir absensi, Anda dapat melihat dan menganalisis data yang terkumpul secara real-time. Anda dapat mengakses data ini melalui lembar Google Sheets yang terhubung dengan formulir atau melalui tampilan “Respon” di halaman Google Form.

Baca Juga: 10 Aplikasi Absensi Online Android Berbasis Web Gratis

Cara Buat Absen di Google Form dengan Multiple Choice Grid 

Salah satu fitur di google form yang bisa digunakan untuk mempermudah absensi adalah Multiple Choice Grid. Fitur ini memungkinkan Anda membuat absensi kehadiran karyawan dengan opsi pilihan ganda yang lebih kompleks. 

Berikut ini langkah-langkah membuatnya;

1. Buka Google Form

Sama seperti sebelumnya, Anda perlu membuka browser web dan akses Google Form di alamat ini. 

2. Buat Formulir 

Klik tombol “+ Blank” atau “Buat” untuk membuat formulir baru. Anda juga dapat memilih formulir yang sudah ada dari daftar formulir yang tersedia di akun Anda.

3. Tambahkan Pertanyaan Absensi

Klik pada kotak “Tambahkan pertanyaan” untuk memasukkan pertanyaan pertama untuk absen. Pilih jenis pertanyaan “Multiple Choice Grid” dari daftar opsi.

4. Atur Pertanyaan dan Opsi Jawaban

Pada kolom “Pertanyaan”, masukkan pertanyaan yang relevan dengan absensi, misalnya “Pilih waktu kehadiran Anda”. Kemudian, pada kolom “Baris” dan “Kolom”, masukkan opsi jawaban yang sesuai dengan absensi Anda. 
Misalnya, pada kolom “Baris”, masukkan pilihan waktu seperti “Pagi”, “Siang”, “Sore”, dan seterusnya. Pada kolom “Kolom”, masukkan opsi jawaban seperti “Hadir”, “Tidak Hadir”, atau “Izin”.

5. Tambahkan Pertanyaan Tambahan (Opsional)

Anda dapat menambahkan pertanyaan tambahan seperti “Nama”, “Jabatan”, atau “Tanggal” dengan menekan tombol “Tambahkan pertanyaan” di samping pertanyaan. Pilih jenis pertanyaan yang sesuai untuk setiap pertanyaan tambahan yang Anda inginkan.
6. Kirim Formulir Absensi

Setelah formulir absensi Anda selesai, klik tombol “Send” di pojok kanan atas halaman dan bagikan ke semua karyawan.

Baca Juga: Aplikasi Absensi Selfie Android Berbasis GPS

Kekurangan Absensi Online Google Formulir Dibanding Aplikasi Absensi Android

Meskipun Google Formulir menawarkan beberapa keuntungan yang bisa dirasakan oleh perusahaan, namun Google Formulir juga memiliki kekurangan yang perlu diperhatikan jika dibandingkan dengan aplikasi absensi Android. 

Tidak Mendukung Fitur Lokasi

Salah satu kekurangan utama google form absen adalah tidak adanya fitur pelacakan lokasi. Sedangkan aplikasi absensi Android, dapat menggunakan teknologi GPS untuk mengidentifikasi lokasi penggunanya. 

Fitur lokasi ini berguna untuk mengidentifikasi keberadaan karyawan ketika melakukan absensi.  Namun,  sayangnya Google Formulir tidak menyediakan fitur ini, sehingga memungkinkan absensi dilakukan dari lokasi yang berbeda tanpa pengawasan yang memadai.

Rentan terhadap Penyalahgunaan

Google Formulir memiliki kelemahan dalam hal keamanan. Karena formulir tersebut dapat diakses oleh siapa saja yang memiliki tautan atau akses ke formulir tersebut, sehingga rawan terjadi penyalahgunaan. 

Individu dapat dengan mudah memberikan tautan formulir kepada orang lain untuk diisi tanpa ada mekanisme verifikasi yang efektif. 

Tidak Ada Pemberitahuan Real-Time

Absensi online menggunakan aplikasi Android sering kali menyediakan pemberitahuan real-time kepada administrator atau pengawas. Ketika seseorang melakukan absensi, pemberitahuan langsung dikirim ke pihak yang berwenang.

Namun, dalam Google Formulir, tidak ada fitur pemberitahuan langsung seperti itu. Informasi absensi hanya tersedia setelah formulir diisi dan dikirimkan secara manual. 

Kurangnya Fitur Integrasi

Aplikasi absensi Android umumnya memiliki fitur integrasi dengan sistem manajemen lainnya, seperti sistem kepegawaian atau sistem absensi offline. Hal ini memungkinkan pertukaran data yang mudah dan otomatis antar berbagai macam aplikasi. 

Namun, Google Formulir memiliki keterbatasan dalam hal integrasi semacam itu. Pengguna harus melakukan ekstraksi data secara manual atau menggunakan langkah-langkah tambahan untuk memindahkan data ke sistem manajemen yang relevan.

Nah itulah beberapa kekurangan dari penggunaan form absensi online oleh google, untuk Anda yang ingin mencoba menggunakan aplikasi absensi online gratis berbasis Android, Anda bisa memakai Hadirr. 

Baca Juga: 3 Kelebihan Aplikasi Absensi Online vs Mesin Fingerprint

Hadirr! Aplikasi Absensi Online Gratis

Hadirr memiliki fitur absensi online yang bisa digunakan untuk pencatatan kehadiran karyawan. Cara menggunakannya pun mudah, karyawan tinggal berfoto selfie, dan menyalakan GPS di Android/IOS mereka. 

Metode selfie ini meminimalisir adanya kecurangan, serta tim HR dapat melihat lokasi real-time dari setiap karyawan dari GPS. Jadi, tidak perlu mengisi form absensi online untuk pendataan kehadiran karyawan karena merepotkan.

Coba gratis aplikasi Hadirr sekarang juga dengan klik tombol di bawah ini.