Contoh Cara Membuat Absensi Sekolah untuk Guru dan Dosen
Sebenarnya tidak hanya karyawan kantoran saja yang perlu diperhatikan kehadirannya, guru dan dosen juga merupakan profesi yang perlu dimonitor kehadirannya. Maka dari itu diperlukan langkah atau cara membuat absensi sekolah untuk monitoring kehadiran dosen atau guru.
Secara konsep, absensi sekolah merupakan sistem yang digunakan untuk mencatat kehadiran siswa maupun guru dan dosen. Dalam membuat absensi sekolah, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan agar seluruh sistem dapat berjalan dengan baik di dalam institusi maupun sekolah.
Langkah Membuat Daftar Absensi Sekolah
Untuk membuat daftar absensi sekolah untuk guru dan dosen, Anda bisa mengikuti beberapa langkah berikut:
1. Tentukan metode absensi
Langkah pertama, Anda harus menentukan metode absensi yang akan digunakan. Metode absensi dapat berupa manual atau dengan menggunakan aplikasi kehadiran online.
Baca Juga: Kumpulan SOP Presensi Kepegawaian di Berbagai Instansi
Jika Anda ingin mengetahui cara membuat absensi sekolah dengan metode manual, Anda dapat melakukannya dengan cara mencatat kehadiran secara manual pada buku absensi, ceklok, atau dengan bantuan excel.
Berikut cara membuat absensi sekolah di excel :
- Buat tabel atau spreadsheet di program seperti Microsoft Excel atau Google Sheets.
- Buat kolom untuk nama guru atau dosen, tanggal, status absensi (hadir atau tidak hadir), dan keterangan (jika diperlukan).
- Masukkan nama guru atau dosen ke dalam tabel.
- Setiap hari, isi tabel dengan informasi tanggal dan status absensi yang sesuai.
- Jika diperlukan, tambahkan kolom untuk keterangan absensi (seperti sakit atau izin)
- Jika Anda ingin mengirimkan daftar absensi ke orang lain, Anda dapat mengekspor tabel atau spreadsheet sebagai file PDF atau Excel.
- Pastikan untuk menyimpan daftar absensi secara aman dan hanya memberikan akses kepada orang yang berwenang saja.
- Jika diperlukan, Anda dapat mengirimkan laporan absensi bulanan atau tahunan kepada pihak yang berwenang di sekolah atau universitas atau kampus.
Berikut contoh tabel excel kehadiran guru yang dapat Anda jadikan referensi:
Selain metode manual seperti di atas, Anda dapat memilih dengan menggunakan aplikasi monitoring kehadiran online. Salah satu pilihan yang marak digunakan, Anda dapat berlangganan aplikasi absensi online guru dan dosen Hadirr yang tersedia di android dan IOS untuk mencatat absensi dengan lebih mudah.
2. Tentukan jenis komponen data
Pada langkah kedua, Anda harus menentukan jenis data apa saja yang perlu dicatat. Data yang dicatat dapat berupa nama, nomor induk, tanggal, waktu, dan keterangan. Pada jenis data ini, diharapkan dapat memudahkan dalam pengelolaan dan pencarian data di excel atau spreadsheet.
3. Tentukan sistem pengelolaan data kehadiran
Pada sistem pengelolaan data, Anda dapat memilih menggunakan sistem manual atau sistem digital. Sistem manual seperti mencatat data pada buku absensi atau excel, mengharuskan Anda untuk melakukan penyimpanan catatan kehadiran secara rapi dan terstruktur agar saat ingin melakukan rekap absensi guru excel, catatan mudah ditemukan.
Jika Anda menggunakan sistem digital seperti aplikasi kehadiran guru dan dosen Hadirr, Anda tidak perlu repot menyimpan data setiap hari, minggu atau bulan bahkan tahun. Karena seluruh data tersimpan di cloud dan Anda dapat mengelola seluruh data absensi secara langsung melalui aplikasi kehadiran online Hadirr.
Baca Juga: 4 Kekurangan Mesin Fingerprint untuk Absensi Karyawan
4. Pastikan sistem monitoring kehadiran dosen dan guru rapi
Hal ini cukup penting karena dalam prakteknya banyak sekali hubungan antara data kehadiran guru dan dosen berpengaruh terhadap penilaian produktivitasnya hingga besaran gaji yang diterima.
Contohnya, jika guru atau dosen tidak hadir pada hari yang ditentukan, maka jumlah gaji yang diterima akan dikurangi sesuai dengan jumlah hari yang tidak hadir. Hal ini dapat memotivasi guru dan dosen untuk selalu hadir pada saat jam kerja.
Selain itu, sistem monitoring absensi dosen dan guru sekolah juga dapat digunakan untuk mengontrol kehadiran guru dan dosen pada saat kegiatan ekstrakurikuler atau kegiatan lain yang diadakan di sekolah maupun kampus. Hal ini dapat memastikan bahwa guru dan dosen memenuhi tanggung jawabnya.
Selain itu usahakan sistem absensi tersebut dapat diintegrasikan dengan sistem lain seperti sistem perhitungan gaji, pembayaran atau sistem laporan. Hal ini diperlukan agar proses absensi dapat dilakukan secara efisien dan efektif.
5. Pastikan keamanan data absensi
Data absensi atau data kehadiran guru dan dosen termasuk sebagai data penting yang perlu dijaga kerahasiaan dan keamanannya. Pastikan sistem dan data absensi aman dan terlindungi dari akses yang tidak sah.
Prakteknya, banyak sekali data kehadiran guru dan dosen yang menggunakan metode manual hanya disimpan di lemari, yang mana mudah sekali diakses oleh orang yang tidak berkepentingan dan juga mudah sekali untuk rusak karena rayap atau basah.
Sebaiknya gunakan sistem absensi yang dilengkapi dengan sistem keamanan yang baik seperti akun yang terkunci atau seperti enkripsi data. Jika Anda menggunakan aplikasi guru online seperti Hadirr, secara otomatis data absensi akan aman karena terkunci dan juga secara otomatis sudah dienkripsi.
Baca Juga: Mengenal Aplikasi Kehadiran Pegawai yang Aman dan Akurat
Kesimpulan
Selain langkah-langkah di atas, dalam implementasi atau penerapan sistem absensi sekolah untuk guru dan dosen, sebaiknya dilakukan komunikasi yang jelas dan transparan dengan guru dan dosen agar mereka dapat memahami tujuan dan manfaat dari sistem ini.
Selain itu, sebaiknya juga dilakukan pengawasan dan evaluasi secara berkala untuk memastikan bahwa sistem ini dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan tujuan yang diinginkan.
Dengan sistem monitoring absensi dari Hadirr yang terintegrasi dengan sistem pembayaran gaji, sekolah atau institusi dapat memastikan bahwa guru dan dosen memenuhi jam kerja yang telah ditentukan dan memperoleh gaji yang sesuai dengan kinerja mereka.
Oleh karena itu, sekolah atau institusi diharapkan dapat mengimplementasikan aplikasi kehadiran guru dan dosen seperti Hadirr. Aplikasi pegawai berbasis web ini memiliki berbasis GPS dan menggunakan teknologi pendeteksi wajah. Di mana akan mendukung untuk keakuratan dan keamanan data guru/dosen.
Aplikasi Hadirr dapat diintegrasikan dengan aplikasi payroll Gadjian untuk menghitung gaji melalui fitur hitung gaji dan tunjangan guru/dosen, slip gaji online, hitung PPh 21 dan BPJS untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam mencatat dan mengontrol kehadiran guru dan dosen.
