Lengkap! Cara Membuat Jadwal Kerja Shift di Excel

Pekerjaan di bidang human resources tak hanya bertugas mengatur waktu kerja, tapi juga segala aktivitas yang berhubungan dengan produktivitas karyawan. Oleh karena itu, memahami cara membuat jadwal kerja wajib menjadi salah satu keahlian HR. 

Pasalnya, setiap perusahaan memiliki jam kerja yang berbeda tergantung sektor bisnisnya. Misalnya, bisnis yang bergerak di bidang layanan masyarakat atau berkonsep 24 jam.

Pembagian waktu kerja di perusahaan seperti ini akan menjadi lebih kompleks mengingat tim HR harus mengatur waktu kerja bergilir alias shift kerja.

Ketentuan Sistem Kerja Shift Menurut Undang-Undang

Baca Juga: Shift Kerja : Panduan Utama Penjadwalan Karyawan Shift

Sebelum memahami cara membuat jadwal kerja, perusahaan wajib mengetahui beberapa peraturan yang mengatur jam kerja karyawan.

Saat mengatur sistem kerja shift, penting mengacu pada Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja. Undang-undang ini mengubah, menghapus, dan memuat pengaturan baru dalam Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan.

Berdasarkan UU Cipta Kerja, setiap pengusaha wajib melaksanakan ketentuan waktu kerja berikut:

• 7 jam per hari dan 40 jam 1 minggu untuk 6 hari kerja dalam 1 minggu, atau
• 8 jam per hari dan 40 jam 1 minggu untuk 5 hari kerja dalam 1 minggu.

Meski UU tersebut tidak menjelaskan secara spesifik tentang sistem shift, izinnya mengacu pada peraturan jam kerja shift menurut Depnaker.

Tepatnya, Pasal 2 Peraturan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi RI No.KEP.233/MEN/2003 tentang Jenis dan Sifat Pekerjaan yang Dijalankan secara Terus Menerus. 

Menurut peraturan tersebut, sektor yang dianggap bersifat terus-menerus, yaitu: 

• pelayanan jasa kesehatan
• pelayanan jasa transportasi dan perbaikan transportasi
• pariwisata
• jasa pos dan telekomunikasi
• penyediaan tenaga listrik, jaringan pelayanan air bersih, dan penyediaan bahan bakar migas
• ritel dan sejenisnya
• media massa
• pengamanan
• lembaga konservasi
• pekerjaan lainnya, yang jika dihentikan dapat mengganggu produksi atau merusak bahan

Sektor usaha atau pekerjaan di atas boleh memberlakukan jam kerja kurang/lebih dari ketentuan tersebut. Tapi, waktu kerja yang melebihi 40 jam per minggu dihitung sebagai lembur. Jam lembur yang dimaksud maksimal 4 jam/hari dan 18 jam/minggu. 

Selain itu, perusahaan wajib memberikan surat perintah berupa persetujuan kerja lembur karyawan yang bersangkutan, baik tertulis maupun digital. Tanpa surat persetujuan, karyawan berhak menolak untuk lembur.

Baca Juga: Peraturan dan Rumus Menghitung Lembur Karyawan yang Benar

Jenis Shift dan Cara Membuat Jadwal Kerja di Excel

Mengetahui tipe shift yang akan kamu terapkan di perusahaan adalah tahap penting sebelum membuat jadwalnya. Beberapa shift yang berlaku di perusahaan, antara lain:

• 3 shift-4 grup
• 3 shift-3 grup
• 2 shift-3 grup (long shift)

1. Contoh Jadwal Kerja 3 Shift – 4 Grup

Jadwal kerja model 4 grup 3 shift biasa diterapkan di sektor bisnis yang beroperasi 24 jam, tapi juga umum digunakan.

Pada jam kerja ini, tiap grup bekerja selama 5 hari dengan durasi 7 jam (tidak termasuk istirahat 1 jam). 

Selain itu, shift ini juga memungkinkan adanya hari libur yang berubah-ubah karena setiap pergantian shift 3 ada 1 karyawan yang libur 2 hari. Agar tidak bingung, mari lihat contoh tabel schedule kerja di bawah ini:

2. Contoh Jadwal Kerja 3 Shift – 3 Grup

Biasanya, jenis shift ini diterapkan oleh sektor bisnis yang memiliki karyawan sedikit. Pada jadwal kerja 3 grup dan 3 shift, libur karyawan bisa diatur secara konsisten.

3. Contoh Jadwal Kerja 2 Shift – 3 Grup

Model shift kerja seperti ini sering digunakan oleh petugas keamanan atau berdasarkan kesepakatan antara perusahaan dan karyawan. Terutama jika perusahaan menjalankan produksi besar.

Jadwal kerja 3 grup 2 shift memiliki pola 2-2-2, artinya setiap shift terdiri dari 2 hari kerja dan 2 hari libur.

Cara Membuat Jadwal Kerja di Excel

Menggunakan software Excel atau Google Sheet merupakan cara membuat schedule kerja yang umum. Rumus Excel membantu untuk memastikan setiap schedule kerja karyawan shift terbagi rata dan sesuai undang-undang.

Selain itu, dengan Excel, kamu juga dapat melihat dan memprediksi pembagian shift nantinya. Jadi, jika ada shift yang kurang merata, kamu bisa langsung mengubahnya di dokumen Excel ini.

Cara buat schedule kerja dengan spreadsheet Excel terbilang cukup mudah. Ada beberapa langkah yang harus kamu lakukan.

Baca Juga: Bagaimana Peraturan Jam Kerja Magang di Indonesia?

• Buka Excel dan Buat Tabel

Buatlah nama kolom sesuai keperluan, mulai dari kolom nama/grup hingga nama-nama hari dalam 1 minggu. 

Contoh:

•  Buat Kolom Kode Shift

Kamu bisa menggunakan kode angka atau huruf untuk membagi shift. 

Misalnya, angka 1 = Shift Pagi, angka 2 = Shift Sore, dan 3 = Shift Malam. Bisa juga P, S, dan M yang mewakili Pagi, Sore, Malam. Sedangkan, untuk kode libur kodenya 0 atau OFF.

Penggunaan kode tersebut berperan penting pada pengisian dengan rumus Excel nanti.

Contoh:

• Hitung Total Jam Kerja

Penghitungan total jam kerja ini bertujuan untuk memastikan bahwa pembagian shift sudah rata. Gunakan rumus COUNTIF untuk mempercepat pengisian. Rumus ini juga sangat membantu untuk mendistribusikan jadwal kerja dalam setahun.

Contoh:

Penjelasan:

• untuk menghitung shift pagi (1) grup A, gunakan rumus =COUNTIF(B4:H4,”1”).
  Begitu juga untuk mengisi shift sore (2), 3 untuk shift malam, dan 0 untuk libur. Keterangan: B4 sampai H4 adalah jadwal A dari Sabtu–Jumat.
• Ulangi formula yang sama untuk mengisi shift grup B—D. 
• Untuk menghitung total jam kerja, kalikan setiap Jumlah Shift dengan jam kerja per hari, lalu tambahkan semuanya. Rumus: =(I4*7)+(J4*7)+(K4*7)
  Keterangan: angka 7 sama dengan jam kerja dalam sehari (7 jam).

Permudah Cara Membuat Jadwal Kerja dengan Hadirr

Memiliki banyak karyawan yang harus bekerja shift tentu membutuhkan lebih dari sekadar kemampuan menjalankan program Excel. Oleh karena itu, penggunaan aplikasi pembuat jadwal kerja, Hadirr, dapat membuat pekerjaanmu lebih efisien.

Dengan fitur shift kerja Hadirr, kamu bisa membuat jadwal kerja secara otomatis tanpa repot dan minim human error. 

Di saat remote working, fitur timesheet online Hadirr memungkinkan kamu dan anggota tim untuk berbagi tugas dan memonitor durasi kerja setiap karyawan saat mengerjakan satu task.

Baca Juga: Contoh Timesheet Kerja Karyawan dan Cara Membuatnya

Dengan begitu, menghitung kompensasi sistem upah per jam/per project bisa lebih adil dan akurat.

Selain itu, agar kehadiran karyawan setiap harinya mudah dipantau, ada fitur absensi selfie yang mencegah kecurangan karena divalidasi wajah dan lokasi. Fitur ini sangat membantu di tengah sistem work from home karena bisa absen dari mana pun. 

Yuk, coba fitur jadwal shift kerja Hadirr sekarang dengan daftar demo gratisnya!