Cara Membuat Key Performance Indicator (KPI) yang Efektif

Dalam era bisnis yang semakin kompetitif, pemahaman yang mendalam terhadap kinerja perusahaan menjadi krusial untuk mencapai kesuksesan jangka panjang. 

Key Performance Indicator (KPI) adalah alat yang sangat penting dalam mengukur dan mengevaluasi pencapaian tujuan organisasi. Cara membuat Key Performance Indicator yang efektif memerlukan pendekatan yang terencana dan terstruktur, seiring dengan pemahaman mendalam terhadap visi, misi, dan strategi bisnis. 

Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi langkah-langkah dan faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan untuk menciptakan KPI yang tidak hanya terukur, tetapi juga relevan dan berdaya guna. 

Dengan pemahaman yang lebih baik tentang cara membuat Key Performance Indicator yang efektif, perusahaan dapat meningkatkan kemampuan mereka untuk mengidentifikasi peluang, mengatasi tantangan, dan mengoptimalkan kinerja secara keseluruhan.

Apa Itu KPI?

KPI (Key Performance Indicator) atau disebut juga Indikator Kinerja Utama adalah nilai terukur yang menunjukkan seberapa efektif organisasi, proyek, atau individu mencapai tujuan strategis mereka. Indikator ini secara khusus membantu menentukan pencapaian strategis, keuangan, dan operasional perusahaan.

Menggunakan Key Performance Indicator sebagai alat bantu ukur kinerja tim sangat bermanfaat agar kita dapat mengetahui seberapa jauh usaha yang kita lakukan memberikan dampak bagi kemajuan bisnis.

KPI dapat mencakup berbagai metrik yang relevan dengan tujuan tertentu, dan dapat digunakan untuk memberikan pemahaman yang lebih baik tentang pencapaian, keberhasilan, atau kegagalan suatu inisiatif.

Pentingnya KPI terletak pada kemampuannya untuk memberikan informasi yang jelas dan terukur tentang kinerja, memungkinkan pemangku kepentingan (stakeholders) untuk membuat keputusan yang terinformasi dan merancang strategi yang lebih efektif. 

KPI dapat berbeda-beda antara berbagai industri dan organisasi, tergantung pada tujuan, visi, dan strategi masing-masing.

Sebagai contoh, dalam konteks bisnis, KPI dapat mencakup metrik seperti penjualan, retensi pelanggan, tingkat kepuasan pelanggan, efisiensi operasional, atau profitabilitas. Penting untuk memilih KPI yang relevan dengan tujuan spesifik dan mengukur aspek kritis dari kinerja yang ingin dievaluasi.

Baca Juga: Performance Appraisal : Jenis, Tahapan, dan Cara Membuatnya

Hal yang Perlu Disiapkan Sebelum Membuat KPI

Sebelum menyusun Key Performance Indicator (KPI), persiapan yang matang menjadi langkah penting untuk memastikan bahwa indikator kinerja yang dipilih akan memberikan efektivitas kinerja perusahaan dalam mencapai tujuan jangka pendek dan panjang. Berikut adalah beberapa persiapan penting yang perlu dilakukan sebelum menyusun KPI:

1. Pahami Tujuan dan Strategi Perusahaan

Sebelum menetapkan KPI, penting untuk memahami tujuan bisnis dan strategi organisasi secara keseluruhan. Identifikasi apa yang ingin dicapai oleh perusahaan dan bagaimana pencapaian itu dapat diukur dengan tepat.

Misalkan, perusahaan punya goal untuk menarik pelanggan baru. Objective-nya adalah menambah jumlah followers di media sosial hingga 10% sampai kuartal IV tahun 2023. 

Melalui objective yang jelas, perusahaan dapat menentukan langkah yang akan ditempuh tim social media, misalnya membuat konten media sosial sesuai dengan target followers, menawarkan diskon terbatas, dan lain-lain.

2. Buat Target Jangka Pendek dan Jangka Panjang

Langkah selanjutnya yang tak kalah penting saat membuat KPI adalah target jangka waktu pencapaian, yakni jangka pendek dan jangka panjang. 

Target jangka pendek harus tercapai dalam waktu maksimal 3 tahun, sedangkan jangka panjang bisa lebih dari 3 tahun. Target jangka pendek, contohnya mengurangi biaya operasional perusahaan, sedangkan jangka panjang menjadi merek top of mind di industri Anda.

3. Review Target dengan Tim

Perusahaan tidak dapat sembarangan dalam menentukan target kepada karyawannya hanya dengan mengandalkan manajemen dan manajer departemen. Target yang akan dibuat perlu dibicarakan dengan tim agar mendapatkan manfaat seperti:

• Transparansi: tim dapat memahami dengan lebih baik tujuan perusahaan secara keseluruhan. Sehingga tim mendapatkan kejelasan terkait alasan penetapan target dan cara untuk mencapainya.
• Menumbuhkan motivasi: ketika beban target menjadi pekerjaan bersama, maka motivasi untuk mencapai target akan lebih besar.
• Mendorong kolaborasi: review target dapat menjadi alat untuk meningkatkan kolaborasi antar anggota tim. Kolaborasi yang baik dapat meningkatkan produktivitas, berbagi ide, dan saling mendukung untuk mencapai target bersama.
• Penyesuaian target: Berdasarkan feedback dan evaluasi bersama, tim dapat membuat penyesuaian pada target yang mungkin terlalu ambisius atau, sebaliknya, terlalu konservatif. Hal ini memungkinkan fleksibilitas dalam merespons perubahan kondisi atau prioritas.

Melakukan review target dengan tim adalah langkah kunci dalam menciptakan lingkungan kerja yang dinamis, responsif, dan produktif. Ini juga dapat memberikan kesempatan untuk kolaborasi antar-tim dan antar-departemen yang dapat membawa perusahaan menuju pencapaian tujuan jangka panjang.

Baca Juga: 4 Tahapan Performance Management System dan Contoh Implementasi

Cara Membuat Key Performance Indicator Karyawan

Membuat KPI bukanlah hal yang sederhana. Sehingga, umumnya hanya individu tertentu di dalam perusahaan seperti manajer, supervisor, kepala tim, atau posisi strategis lainnya yang diberikan tugas untuk merancangnya.

KPI yang baik adalah indikator yang mampu memberikan arahan bagi bisnis dalam mengukur kinerja berdasarkan data yang diakumulasi. KPI dalam perusahaan tidak hanya digunakan untuk mengukur kinerja karyawan semata, melainkan juga sebagai acuan dalam mengukur kinerja bisnis secara menyeluruh.

Membuat KPI untuk karyawan melibatkan langkah-langkah yang terencana dan terukur untuk menilai kinerja mereka sesuai dengan tujuan dan harapan perusahaan. Berikut adalah langkah-langkah dan cara membuat Key Performance Indicator yang efektif:

1. Susun Poin Penilaian KPI 

Secara umum, KPI sebaiknya dibuat berdasarkan formula SMART (Specific, Measurable, Attainable, Realistic, Timely) yang sering diterapkan di berbagai industri. Metriks ini juga dapat diimplementasikan sebagai indikator penilaian kinerja karyawan. Penjelasannya sebagai berikut.

• Specific (Spesifik):

Rancang KPI dengan merinci tugas atau tujuan yang ingin dicapai secara spesifik, detail dan mudah dipahami. Apa yang harus dicapai? Mengapa ini penting? Siapa yang terlibat?

Contoh: Untuk tim Sosial Media meningkatkan jumlah followers sebanyak 2.000 setiap bulannya guna mendapat potensial klien melalui konten yang dipublikasikan.

• Measurable (Terukur):

Hasil pencapaian dapat diukur dan dilacak, baik dari segi kualitas maupun kuantitas. 

Contoh: target jumlah konten pada akun media sosial perusahaan adalah minimal 20 konten setiap bulan.

• Achievable (Dapat Dicapai):

Pastikan target yang ditetapkan dalam KPI dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia.

Contoh: Meningkatkan produktivitas tim sebesar 10% dengan memberikan pelatihan tambahan.

• Relevant (Relevan):

Perusahaan harus memiliki tujuan yang relevan sesuai dengan kondisi perusahaan dan berorientasi pada hasil. Ini juga berkaitan dengan fasilitas yang tersedia di perusahaan. 

Contoh: Jika KPI yang ingin Anda tetapkan kepada seorang karyawan adalah fleksibilitas kerja (Work From Anywhere / WFA), sebaiknya perusahaan juga menyediakan perangkat yang mampu mencatat presensi tiap karyawan secara real-time.

• Timely atau Time-Bound (Waktu yang Ditetapkan):

Anda dapat tentukan batas waktu yang jelas kepada karyawan dalam mencapai target KPInya. Misalnya setiap bulan, per tiga bulan, setiap tahun dan sebagainya.

Contoh: KPI sosial media mendapatkan 10,000 followers baru selama tahun 2023.

Dengan menerapkan formula SMART, KPI yang dihasilkan menjadi lebih terfokus, terukur, dan terhubung secara langsung dengan tujuan bisnis. Hal ini membantu dalam memonitor kinerja, mengevaluasi pencapaian, dan membuat keputusan berbasis data.

2. Menentukan Struktur Organisasi

Menentukan struktur organisasi adalah langkah penting dalam sebuah organisasi karena dapat menggambarkan bagaimana tugas, tanggung jawab, dan wewenang yang didistribusikan di dalam suatu perusahaan atau entitas bisnis.  

Hal ini dilakukan guna menghindari tanggung jawab ganda yang mungkin diemban seorang anggota tim. Oleh sebab itu, jelaskan alur tugas dan tanggung jawab setiap role, seperti siapa yang melakukan tugas apa dan melapor ke siapa.

3. Menentukan Deskripsi Pekerjaan

Deskripsi pekerjaan atau job description perlu ditentukan guna terciptanya daftar tugas dari setiap peran yang harus dijalankan seorang karyawan. Tugas-tugas ini akan menentukan KPI karyawan yang bersangkutan, misalnya KPI tim sales adalah mendapatkan 100 klien baru yang memakai produk perusahaan Anda dalam 1 bulan.

Dengan menentukan deskripsi pekerjaan yang jelas dan terperinci, perusahaan dapat memaksimalkan manfaatnya dalam manajemen sumber daya manusia yang efisien dan produktif.

Tak dapat dipungkiri, penyusunan KPI adalah proses yang lama dan membutuhkan keterlibatan banyak pihak. Setelah memperhatikan faktor di atas, Anda dan tim dapat mulai membuat form template KPI karyawan Excel sederhana. Berikut Langkah-langkahnya:

• Siapkan tabel penilaian

Buka program Excel, tentukan header untuk setiap kolom yang akan mencakup informasi KPI karyawan. Misalnya: Nama Karyawan, Jabatan, Departemen, Periode Evaluasi. Kemudian, tambahkan kolom untuk KPI utama yang akan dievaluasi. Misalnya: Penjualan Bulanan, Pencapaian Target, Kualitas Kerja, Kehadiran, dan Proyek Selesai tepat waktu.

• Isi tabel 

Jika tabel sudah jadi, selanjutnya Anda dapat mengisi tabel, dimulai dari objective, KPI, hingga target yang harus dicapai. Bagian-bagian seterusnya, seperti pencapaian dan skor total, diisi pada akhir periode penilaian. 

• Lengkapi form

Jika pekerjaan karyawan selesai atau periode telah berlalu, Anda baru bisa melengkapi form KPI kinerja karyawan. Untuk menghitung skor, Anda dapat menghitungnya dengan cara membagi aktual dan target kemudian dikalikan 100. Lalu, hitung skor akhir dengan cara membagi aktual dengan target kemudian kalikan dengan bobot KPI.

Berikut Contoh KPI karyawan format Excel untuk karyawan divisi sosial media marketing yang sudah lengkap.

Source: Tabel Penilaian Kinerja Karyawan

Evaluasi data secara berkala dan revisi target atau KPI jika diperlukan. Gunakan pengalaman dan pembaruan data untuk terus meningkatkan template. 

Catatan:

• Tambahkan kolom atau mengubah format sesuai dengan kebutuhan dan jenis KPI yang relevan untuk organisasi Anda.
• Sesuaikan rumus Excel untuk menghitung persentase atau metrik lainnya sesuai dengan kebutuhan Anda.

Dengan template KPI karyawan yang sederhana ini, Anda dapat melacak dan mengevaluasi kinerja karyawan secara teratur. Pastikan untuk menyesuaikan template sesuai dengan kebutuhan unik organisasi Anda.

Baca Juga: Cara Membuat Form Penilaian Kinerja Karyawan di Excel dan Word

Hitung Penilaian KPI Karyawan Lebih Akurat dengan Aplikasi

Penilaian kinerja karyawan merupakan suatu proses sistematis yang dilakukan perusahaan untuk mengukur, mengevaluasi, dan memberikan umpan balik terhadap kontribusi dan kinerja individu dalam lingkungan kerja. 

Dengan menggunakan aplikasi untuk penilaian KPI karyawan, Anda dapat meningkatkan akurasi, efisiensi, dan transparansi dalam mengelola data kinerja. 

Anda dapat kelola penilaian kinerja karyawan dengan terstruktur & objektif dengan aplikasi performance review dari Gadjian. Proses penilaian dari pembuatan template KPI hingga publikasi penilaian.

Untuk mendukung fitur KPI dari Gadjian Anda dapat memanfaatkan fitur rekap absensi online hingga lembur karyawan di aplikasi Hadirr. Data-data ini memungkinkan penilaian KPI karyawan jadi lebih efisien dan efektif. 

Penilaian kinerja karyawan jadi lebih mudah dan praktis dengan serahkan saja semua pada Hadirr dan Gadjian. Yuk, coba sekarang!