Cara Membuat SOP HR dan Prinsip Dasar yang Dilibatkan

Setiap perusahaan pasti memiliki yang namanya SOP atau Standar Operasional Prosedur. SOP perusahaan adalah dokumen tertulis yang merinci langkah-langkah dan prosedur operasional yang harus diikuti oleh seluruh anggota organisasi dalam menjalankan berbagai kegiatan dan proses operasional. 

SOP bertujuan untuk menciptakan konsistensi dalam pelaksanaan tugas sehari-hari, serta memastikan bahwa setiap anggota tim memahami dan mengikuti standar yang telah ditetapkan. Standar Operasional Prosedur dibutuhkan oleh setiap divisi, termasuk divisi Human Resource (HR) yang mengatur Sumber Daya Manusia. 

Namun, pembuatan SOP tidak bisa dilakukan sembarangan. Dibutuhkan pemahaman mendalam tentang kebijakan perusahaan atau bahkan hukum ketenagakerjaan yang berlaku. Berikut, informasi lengkap mengenai cara membuat SOP HR yang baik dan efisien!

Apa Itu SOP HR?

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, SOP perusahaan adalah dokumen tertulis yang berisi langkah dan prosedur operasional yang harus diikuti oleh seluruh tim guna menjalankan berbagai aspek kegiatan perusahaan secara konsisten dan efisien.

SOP HR merupakan bagian khusus dari SOP perusahaan yang fokus pada manajemen sumber daya manusia. Dokumen ini merinci langkah-langkah dan prosedur terkait aspek HR, seperti proses perekrutan, pelatihan karyawan, manajemen kinerja, kebijakan penggajian, dan pengelolaan hubungan kerja. 

Hal ini bertujuan untuk menciptakan kerangka kerja yang jelas dalam pengelolaan tenaga kerja dan memastikan konsistensi dalam kebijakan SDM.

Baca Juga: Kumpulan SOP Presensi Kepegawaian di Berbagai Instansi

Tujuan dan Manfaat SOP

SOP perusahaan dibuat untuk menciptakan suatu kerangka kerja yang terstruktur dan konsisten dalam menjalankan operasional organisasi. Mengacu pada penjelasan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Permenpan) No. PER/21/M-PAN/11/2008, SOP perusahaan memberikan sejumlah manfaat, beberapa di antaranya adalah:

1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan dan tugasnya
2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh karyawan
3. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas dan pekerjaan
4. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh karyawan
5. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh karyawan
6. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas
7. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural

Prinsip SOP

Dalam pembuatan SOP perusahaan dan SOP HR, harus mempertimbangkan banyak hal. Berikut prinsip pembuatan SOP yang disebutkan dalam Permenpan No. PER/21/M-PAN/11/2008:

1. Kemudahan dan kejelasan. Instruksi dan prosedur yang tercantum dalam SOP harus dapat dipahami oleh seluruh anggota organisasi tanpa ambiguitas, untuk mengurangi risiko kesalahan atau kebingungan.
2. Efisiensi dan efektivitas. Setiap langkah dan prosedur SOP harus dibuat seefisien mungkin tanpa pemborosan waktu atau tenaga serta efektif bagi semua pihak yang dilibatkan. 
3. Keselarasan. Isi SOP haruslah selaras dengan nilai-nilai, kebijakan, dan tujuan strategis perusahaan.
4. Konsistensi. Dengan prinsip ini, SOP memastikan bahwa langkah-langkah dan prosedur diikuti secara seragam di seluruh departemen atau unit kerja
5. Terdokumentasi dengan baik. Pembuatan dokumen SOP harus disusun dengan baik mencakup langkah-langkah operasional secara rinci, tujuan dari setiap prosedur, serta tanggung jawab individu atau departemen yang terlibat. 

Cara Membuat SOP HR

Pembuatan SOP dibuat melibatkan beberapa langkah di antaranya:

1. Membentuk tim pembuat SOP

Saat hendak membuat SOP, sebaiknya melibatkan perwakilan dari setiap departemen atau divisi di perusahaan untuk memastikan keberagaman pandangan. Jika SOP HR, maka HR manager dan orang yang paham aturan hukum kepegawaian perlu dilibatkan.

2. Tentukan dengan jelas tujuan SOP HR Anda

Apakah itu terkait dengan proses rekrutmen, pelatihan, manajemen kinerja, atau aspek-aspek HR lainnya? Tentukan juga lingkup SOP agar mencakup proses-proses yang relevan dan spesifik.

3. Tentukan format dan struktur yang jelas

Biasanya, SOP mencakup bagian pengantar, tujuan, lingkup, langkah-langkah proses, tanggung jawab, dan referensi.

4. Deskripsikan langkah-langkah secara rinci

Pakai bahasa yang jelas dan mudah dimengerti. Hindari ambigu atau kata-kata teknis yang tidak umum dipahami semua pihak.

5. Tentukan tanggung jawab

Jelaskan dengan jelas siapa yang bertanggung jawab atas setiap langkah proses. Ini menciptakan akuntabilitas dan mencegah kebingungan.

6. Review dan uji coba

Setelah merampungkan draft SOP, minta feedback dari para pemangku kepentingan. Lakukan uji coba atau simulasi penerapan SOP untuk menguji kelayakan dan mendeteksi potensi ketidaksesuaian.

7. Evaluasi dan perbaikan

Jika ternyata SOP tidak sesuai dengan prinsip-prinsip yang disebutkan di atas, evaluasi hasil simulasi dan perbaiki SOP berdasarkan temuan tersebut.

8. Approval dan sosialisasikan SOP

Jika semua poin-poin sudah dirampungkan dan dievaluasi, sosialisasikan SOP kepada seluruh anggota tim HR dan karyawan yang terlibat. Berikan pelatihan jika diperlukan agar semua pihak memahami dan dapat mengikuti SOP dengan benar.

Baca Juga: Peraturan Absensi Karyawan Beserta Contoh Sanksi Disiplinnya

Contoh SOP Perusahaan

SOP HR umumnya melibatkan 3 poin utama kegiatan SDM yaitu rekrutmen dan seleksi, pengembangan karyawan, dan manajemen kinerja. Berikut adalah beberapa contoh umum SOP yang biasa digunakan oleh perusahaan:

Contoh SOP HR recruitment dan seleksi

• Prosedur penerimaan lamaran.
• Penulisan deskripsi pekerjaan dan syarat-syaratnya.
• Pengumuman lowongan pekerjaan di situs web perusahaan dan platform rekrutmen eksternal.
• Langkah-langkah seleksi dan wawancara.
• Verifikasi referensi dan pemeriksaan latar belakang.

SOP pengembangan karyawan

• Identifikasi kebutuhan pengembangan.
• Perencanaan pengembangan.
• Pemilihan program pengembangan.
• Pelaksanaan program pelatihan dan pengembangan.
• Melakukan monitor dan evaluasi atau umpan balik.

Manajemen kinerja

• Penetapan tujuan kinerja.
• Penilaian kinerja berkala.
• Menyiapkan pengembangan tindak lanjut. 
• Pengukuran kinerja.
• Memberikan umpan balik kinerja.

Pentingnya SOP untuk Perusahaan

a. Konsistensi operasional

SOP membantu menjaga konsistensi dalam pelaksanaan tugas dan prosedur operasional. Dengan adanya SOP, setiap anggota tim tahu persis apa yang diharapkan dari mereka, mengurangi variabilitas dalam kinerja dan hasil.

b. Efisiensi proses

SOP membantu meningkatkan efisiensi operasional dengan menyediakan panduan langkah demi langkah yang terstruktur. Hal ini memungkinkan tim untuk bekerja lebih cepat dan lebih efisien tanpa harus menghabiskan waktu.

c. Peningkatan kualitas

Dengan mengikuti SOP, perusahaan dapat memastikan bahwa proses-proses dijalankan dengan kualitas yang tinggi dan sesuai dengan standar tertentu. Hal ini mendukung pencapaian tujuan dan hasil yang lebih baik.

d. Pelatihan karyawan

SOP jadi alat yang sangat baik untuk melatih karyawan baru atau mengenalkan mereka pada tugas-tugas baru. Dokumen SOP membantu mempercepat proses integrasi karyawan baru ke dalam perusahaan.

Pelajari bagaimana cara melakukan training karyawan baru secara efektif!

e. Kepatuhan hukum dan regulasi

SOP membantu perusahaan untuk tetap mematuhi hukum dan regulasi yang berlaku dalam industri atau lingkungan bisnisnya. Ini mengurangi risiko pelanggaran hukum dan dapat membantu menghindari sanksi atau tindakan hukum.

Baca Juga: 5 Alat Tes Psikologi dan Manfaatnya untuk Rekrutmen Karyawan

Aplikasi Presensi Pegawai Online Salah Satu Solusi SOP HR

Dalam proses manajemen kinerja karyawan, HR juga mempertimbangkan aspek absensi. Oleh sebab itu, SOP presensi juga menjadi perhatian khusus divisi HR.

SOP presensi merupakan panduan yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk mengatur pelaporan kehadiran pegawai saat bekerja. Dengan adanya SOP ini, perusahaan dapat dengan mudah mengumpulkan data tentang tingkat kehadiran dan sekaligus mengevaluasi kinerja pegawai.

Penggunaan aplikasi absensi online seperti Hadirr menjadi solusi yang efektif untuk memenuhi SOP presensi online di perusahaan. Dengan aplikasi online berbasis cloud, proses absensi akan lebih mudah bagi para pegawai. 

Aplikasi HRIS Hadirr mengadopsi teknologi terkini, seperti pengenalan wajah dan pengecekan lokasi melalui GPS, untuk memverifikasi kehadiran pegawai dengan tingkat akurasi yang tinggi.

Dengan Hadirr, Anda dapat memantau kehadiran, data lembur, dan jadwal kerja pegawai melalui satu aplikasi yang komprehensif. Keunggulan lainnya, Hadirr dilengkapi dengan fitur timesheet yang mencakup jadwal dan aktivitas para pegawai, memungkinkan pemantauan aktivitas dengan mudah tanpa perlu menyortir data secara manual.

Beberapa lembaga terkemuka di Indonesia sudah membuktikan keunggulan fitur-fitur aplikasi Hadirr. Mereka adalah Direktorat Jenderal Pajak (DJP), Antam Resourcindo, Jasaraharja Putera, Pelindo 1, dan Biofarma. 

Bagaimana, tertarik mencoba seperti mereka? Hadirr menawarkan layanan uji coba gratis selama tujuh hari.