Cara Membuat Timesheet di Excel Praktis untuk Karyawan
Cara membuat timesheet di excel? – Tidak bisa dipungkiri bahwa timesheet atau catatan waktu merupakan salah satu alat terpenting dalam pengelolaan waktu dan produktivitas di tempat kerja.
Dengan cara membuat timesheet di excel yang efektif, Anda mampu melacak waktu kerja Anda dan tim secara akurat. Sehingga Anda dapat mengalokasikan waktu dengan lebih baik untuk memaksimalkan produktivitas.
Salah satu alat yang biasa digunakan untuk membuat timesheet adalah Microsoft Excel, yang merupakan aplikasi spreadsheet yang sangat populer.
Baca juga: Cara Membuat Perjanjian Kerja PKWT yang Benar
Di dalam Excel, Anda dapat membuat tabel atau grafik yang memungkinkan Anda untuk mencatat jam kerja, memonitor proyek yang sedang dikerjakan, atau bahkan deadline pekerjaan.
Selain itu, dengan membuat timesheet di Excel, Anda akan lebih mudah dalam menghitung jumlah jam kerja, mengelompokkan tugas, dan membuat laporan penggunaan atau durasi waktu yang dibutuhkan dalam sebuah pekerjaan.
Dalam artikel ini, kami akan memberikan panduan lengkap tentang cara membuat timesheet di Excel dengan cepat dan efektif. Namun, sebelum kita mulai membuat timesheet di excel, ada baiknya kita ketahui dahulu apa saja keuntungan yang bisa didapatkan ketika Anda menerapkan penggunaan timesheet saat bekerja.
Keuntungan Penggunaan Timesheet bagi Karyawan & Perusahaan
1. Efektif secara waktu & meningkatkan produktivitas
Dengan menggunakan timesheet, karyawan secara mandiri dapat memantau dan mengelola waktu mereka dengan lebih efektif.
Sehingga karyawan lebih mudah dalam mengatur dan memprioritaskan tugas mereka sehingga dapat menyelesaikan pekerjaan dengan lebih efisien dan dalam waktu yang lebih singkat.
Selain itu perusahaan juga dapat menilai seberapa besar atau banyak pekerjaan yang sedang ditugaskan kepada setiap karyawan.
Sehingga perusahaan lebih mudah pula dalam menilai dan membagi pekerjaan kepada setiap karyawan. Dengan demikian, penggunaan timesheet dapat meningkatkan produktivitas setiap karyawan dan mengurangi waktu yang terbuang sia-sia.
2. Meningkatkan akurasi perhitungan gaji
Ini salah satu keuntungan yang menjadi banyak perhatian para perusahaan dalam penerapan timesheet kerja karyawan.
Karena, penggunaan timesheet dapat membantu perusahaan untuk menghitung gaji karyawan dengan lebih akurat dan efisien.
Timesheet memungkinkan perusahaan untuk mengetahui jumlah jam kerja karyawan dan memastikan bahwa mereka dibayar dengan benar sesuai dengan jumlah jam kerja yang telah dilakukan.
Karena tidak dapat dipungkiri beberapa pekerjaan atau tugas harus diselesaikan melebihi dari jam kerja normal, sehingga terjadi lembur.
3. Memudahkan monitoring project secara transparan & akuntabel
Timesheet dapat digunakan untuk memantau progress atau kemajuan setiap proyek dan juga memastikan bahwa proyek selesai tepat waktu.
Sehingga perusahaan dapat memperoleh informasi yang akurat tentang waktu yang dihabiskan untuk masing-masing tugas dalam proyek, sehingga dapat mengambil tindakan yang diperlukan untuk mengoptimalkan waktu dan sumber daya.
Selain itu, perusahaan dapat memastikan bahwa karyawan bekerja dengan efektif dan memastikan bahwa pekerjaan yang telah dilakukan sesuai dengan waktu yang telah dihabiskan.
Hal ini juga dapat membantu dalam memperjelas tanggung jawab dan akuntabilitas karyawan terhadap tugas dan proyek yang diberikan.
Baca juga: Tugas dan Peraturan Kerja Shift Malam Karyawan / Toko
Cara Membuat Timesheet di Excel
Berikut ini langkah-langkah membuat timesheet di excel secara mudah dan praktis yang dapat Anda terapkan:
- Buka program Microsoft Excel dan buat lembar kerja baru.
- Buat kolom atau sel untuk mencatat tanggal, nama dan data karyawan, nama proyek, waktu mulai, dan waktu selesai.
- Beri nama setiap kolom dengan memilih sel pertama pada kolom dan mengetikkan nama kolom di dalamnya.
- Untuk mencatat waktu, gunakan format waktu yang benar di dalam sel. Format waktu yang umum digunakan adalah “hh:mm:ss (AM/PM)”, di mana “hh” adalah jam, “mm” adalah menit dan “ss” adalah detik. Jangan lupa perhatikan penggunaan AM dan PM, “AM” digunakan untuk waktu sebelum pukul 12 siang dan “PM” digunakan untuk waktu setelah pukul 12 siang.
- Gunakan rumus Excel untuk menghitung jumlah jam kerja karyawan. Rumus yang umum digunakan adalah “=((waktu selesai – waktu mulai)*24)-durasi jam istirahat”. Penjelasan rumus ini adalah, “waktu selesai – waktu mulai” akan menghasilkan selisih waktu dalam angka desimal. Dalam kasus ini, kita ingin mengonversi selisih waktu menjadi jam, maka kita harus mengalikan dengan 24 (jumlah jam dalam satu hari).
- Jumlahkan total jam kerja karyawan untuk setiap proyek dengan menggunakan rumus “SUM”. Misalnya, untuk menjumlahkan total jam kerja untuk proyek tertentu, gunakan rumus “=SUM(jam kerja)”. Gunakan rumus Excel untuk menghitung jumlah jam kerja karyawan. Rumus yang umum digunakan adalah “=((waktu selesai – waktu mulai)*24)-durasi jam istirahat”. Penjelasan rumus ini adalah, “waktu selesai – waktu mulai” akan menghasilkan selisih waktu dalam angka desimal. Dalam kasus ini, kita ingin mengonversi selisih waktu menjadi jam, maka kita harus mengalikan dengan 24 (jumlah jam dalam satu hari). Jumlahkan total jam kerja karyawan untuk setiap proyek dengan menggunakan rumus “SUM”. Misalnya, untuk menjumlahkan total jam kerja untuk proyek tertentu, gunakan rumus “=SUM(jam kerja)”. Untuk memudahkan silahkan perhatikan contoh tabel berikut yang telah kami berikan contoh dan rumus excelnya.
- Jangan lupa tambahkan kolom untuk dapat ditandatangani oleh karyawan dan penanggung jawab/supervisor karyawan.
Visualisasi Data & Laporan Kerja Karyawan
Baca juga: Jenis Shift Kerja yang Sesuai dengan Perusahaan Anda
Setelah membuat tabel timesheet kerja karyawan, sebagai supervisor atau penanggung jawab karyawan tentu Anda harus membuat laporan yang bisa dibuat dalam bentuk grafik agar lebih mudah dibaca.
Berikut ini cara membuat laporan dalam bentuk grafik untuk memvisualisasikan timesheet kerja karyawan.
Cara mudah dan praktis yang dapat Anda gunakan dalam memvisualisasikan data ini adalah dengan cara melakukan block cells durasi jam kerja harian atau mingguan atau bulanan karyawan kemudian klik “insert chart” dan pilih chart yang Anda inginkan.
Dengan begitu secara otomatis akan terlihat berapa durasi jam kerja terbanyak yang digunakan oleh seorang karyawan terhadap masing masing tugas. Perhatikan contoh berikut
Dengan melakukan visualisasi terhadap data, perusahaan dapat melihat seorang karyawan paling banyak menghabiskan waktu untuk pekerjaan atau tugas apa.
Selain itu tabel yang telah Anda buat sebelumnya juga dapat menjadi laporan kepada manajemen untuk menunjukkan total jam kerja seorang karyawan serta tingkat produktivitasnya.
Hadirr: Aplikasi Timesheet Online & Tracking Kinerja Online
Setelah mengetahui cara membuat timesheet di excel, tentu Anda dapat membayangkan berapa banyak keuntungan yang didapatkan ketika Anda menerapkan timesheet kerja di perusahaan.
Sayangnya, menggunakan excel bukan salah satu cara efisien untuk melakukan hal ini. Dalam era digital seperti sekarang, menggunakan aplikasi timesheet online seperti Hadirr untuk memudahkan pembuatan timesheet kerja lebih efisien dan praktis.
Dibandingkan excel, aplikasi HRD terbaik di Indonesia, Hadirr menawarkan beberapa keunggulan, seperti kemampuan untuk mengakses timesheet di mana saja dan kapan saja, kemudahan mencatat waktu kerja dengan fitur timer, serta kemampuan untuk mengatur dan memprioritaskan tugas.
Dengan menggunakan timesheet mobile app seperti Hadirr, karyawan dan perusahaan tentunya akan dapat memperoleh manfaat yang lebih besar dari penggunaan timesheet dalam pengelolaan waktu dan produktivitas.
Oleh karena itu, jika Anda mencari cara yang lebih modern dan mudah untuk mengelola waktu dan produktivitas di tempat kerja, Hadirr adalah pilihan yang tepat untuk Anda.
Dalam hal ini, aplikasi timesheet online atau mobile dapat menjadi alternatif yang lebih praktis dan efektif dibandingkan penggunaan Microsoft Excel secara manual.