Cara Mengelola Database Pelanggan: Excel Vs Aplikasi

Cara Mengelola Database Pelanggan: Excel vs Aplikasi – Pernahkah Anda langganan atau membeli sesuatu lalu mendapatkan informasi melalui email terkait promo di toko tersebut? Nah, itu artinya data Anda sudah masuk ke database pelanggan di toko tersebut. 

Lalu, sebagai Business Owner atau Sales Manager, Anda pun dapat melakukan hal yang sama. Artinya Anda pun dapat mengelola database pelanggan untuk kepentingan bisnis. Database pelanggan adalah kumpulan data pelanggan, mulai dari nama, nomor telepon, bahkan sampai email yang disimpan melalui media. 

Mengelola database pelanggan adalah hal yang penting untuk perkembangan bisnis. Hal tersebut dikarenakan Anda dapat memanfaatkannya sebagai ajang promosi langsung ke pelanggan melalui kontak pelanggan tersebut.

Penasaran kan bagaimana cara mengelola database pelanggan? Jadi, Anda dapat kupas tuntas cara mengelola database pelanggan dengan membaca artikel ini sampai habis ya karena ada perbandingan mengelola database pelanggan menggunakan Excel dan aplikasi.

Baca Juga: 5 Cara Mendapatkan Database Customer

Langkah-Langkah Membuat Database Pelanggan

Jika perusahaan Anda belum membuat database pelanggan, segeralah membuatnya untuk kepentingan penjualan dan bisnis. Perhatikan langkah-langkah berikut agar Anda dapat membuat database pelanggan yang rapi dan terstruktur.

1. Menentukan informasi dalam database pelanggan

Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah menentukan informasi apa yang perlu disimpan di dalam database pelanggan tersebut. Secara umum, biasanya terdiri dari nama lengkap dan kontak pelanggan. Tetapi, Anda juga perlu memerhatikan informasi tersebut harus sesuai dengan tujuan yang telah Anda tetapkan.

Misalnya ketika Anda ingin mengetahui demografi usia pelanggan, maka Anda dapat mencantumkan informasi mengenai usia pelanggan di database tersebut. 

2. Mencati cara untuk mengumpulkan data pelanggan

Banyak jalan menuju roma, banyak jalan juga untuk mengumpulkan data pelanggan. Contoh database karyawan yang terdapat di perusahaan lainnya pun dikumpulkan dari berbagai macam cara. Pada umumnya, ada dua cara mengumpulkan data pelanggan, yaitu secara online maupun secara offline. 

Mengumpulkan data secara online dapat dilakukan dengan menyebar survei secara online, menggunakan website atau blog, email marketing, melalui program uji coba secara gratis. 

Sementara mengumpulkan data secara offline, tim sales Anda dapat menemui pelanggan secara langsung, misal ketika ia melakukan transaksi lalu mereka dapat meminta data pelanggan secara pribadi. Selain itu, Anda pun dapat membuat acara seminar atau webinar sekaligus mengumpulkan data pelanggan di acara tersebut

3. Memilih platform atau aplikasi untuk menyimpan database pelanggan

Setelah data pelanggan terkumpul, inilah saatnya memilih platform atau aplikasi database pelanggan. Sama seperti mengumpulkan data pelanggan, memilih penyimpanan database pelanggan pun dapat dilakukan dengan berbagai cara, mulai dari Excel dan software atau aplikasi database pelanggan.

Baca Juga: Kelola Database Karyawan Secara Aman & Tepat

Tips Mengelola Database Pelanggan

1. Mengatur data agar selalu up-to-date

Dalam pengelolaan, data yang sudah tercantum di database tidak bisa dibiarkan begitu saja beberapa tahun lamanya. Anda harus mengatur data tersebut agar selalu up to date sehingga data yang tercantum selalu benar dan dapat dihubungi.

Sebagai contoh misalnya Anda dapat melakukan pengecekan data nomor telepon pelanggan selama enam bulan sekali. Ketika ada pelanggan yang mengganti nomor, maka Anda menggantikannya dengan yang baru agar pesan atau promosi yang ingin Anda sampaikan tepat pada sasaran. 

2. Menghapus data yang sudah tidak lagi diperlukan

Bukan hanya mengatur data, tapi Anda pun dapat menghapus data yang tidak diperlukan. Beberapa data seperti data pelanggan yang sudah bertahun-tahun bisa saja dihapus dan diganti dengan yang baru. 

3. Menjaga keamanan dan kerahasian database pelanggan

Data pelanggan yang bocor dan tersebar tidak hanya merugikan pelanggan itu sendiri, tetapi juga merugikan perusahaan. Data pelanggan dapat dijual dan disebarkan tanpa adanya tanggung jawab, dan bisa saja perusahaan lah yang dituntut karena tidak menjamin kerahasiaan pelanggan. Tentu saja Anda tidak menginginkan hal tersebut terjadi bukan?

Untuk itu, mengelola database karyawan secara rutin akan menjaga keamanan dan kerahasiaannya. Pastikan yang memiliki akses untuk database tersebut adalah orang tepercaya dan gunakanlah software database pelanggan seperti aplikasi CRM terbaik karena memiliki sistem keamanan yang ketat. 

Cara Mengelola Database Pelanggan

Seperti yang sudah disinggung di atas,  ada beberapa cara mengelola database karyawan, yaitu menggunakan Excel dan software database pelanggan. Untuk itu, inilah perbandingan cara mengelola database pelanggan dengan menggunakan Excel dan software.

Mengelola database pelanggan dengan Microsoft Excel

Jika Anda tertarik mengelola database pelanggan dengan Excel, caranya cukup mudah. Anda dapat membuka Microsoft Excel, membuat format tabel, mengubah desain tabel, menambahkan menu form Excel, dan terakhir Anda dapat membuat form Excel.

Excel memang tergolong mudah digunakan, apalagi jika tim sales Anda sudah ahli dalam mengolah data menggunakan Excel. Selain itu keuntungan Excel lainnya adalah hampir setiap orang sudah menggunakannya sehingga tidak memerlukan waktu yang banyak untuk mempelajari cara menggunakannya.

Bukan hanya dua poin tersebut, Excel juga dinilai lebih fleksibel. Misalnya ketika Anda ingin membuat grafik penjualan pelanggan di berbagai kota, maka Anda dapat mengaturnya dengan bentuk yang berbeda sesuai dengan data pelanggan tersebut. Di Excel juga Anda dapat mengatur data berdasarkan kolom dan baris atau menggunakan fitur filter dan pencarian.

Keunggulan Excel terakhir adalah tak menguras kantong karena Anda dapat mengakses Excel dengan biaya yang murah dan mudah diakses. Namun, di antara banyaknya keunggulan, mengelola database pelanggan dengan Excel juga memiliki kelemahan.

Excel hanyalah aplikasi pengolahan angka atau aplikasi spreadsheet yang tidak dirancang khusus untuk mengelola database. Oleh karena itu, risiko kesalahan saat memasukan dan mengelola data pelanggan menjadi lebih besar.

Selain rentan terjadi kesalahan, Excel juga terbatas dalam menganalisis data. Pada umumnya, data yang ditampilkan hanyalah data berbentuk form saja sehingga akan sulit memahami data pelanggan secara lebih dalam. Terlebih, mengelola data di Excel sangatlah tidak aman sehingga mudah disalahgunakan atau dicuri.

Mengelola database pelanggan dengan aplikasi/software

Di zaman yang serba teknologi, mengelola database pelanggan pun kini jauh lebih mudah dengan menggunakan aplikasi

Berbeda dengan Excel, aplikasi database pelanggan dirancang khusus untuk mengelola sekaligus menganalisis data pelanggan. Kemampuan analisis yang canggih pun dapat membantu Anda untuk memahami perilaku pelanggan secara lebih mendalam. 

Selain itu, aplikasi database pelanggan dilengkapi dengan fitur keamanan yang lebih baik dibanding Excel. Data pelanggan akan lebih terlindungi karena aplikasi database memiliki autentikasi pengguna, backup data, serta enkripsi data. 

Namun, di sisi lain, aplikasi database pelanggan juga memiliki kelemahan. Seperti misalnya terdapat biaya berlangganan yang artinya Anda perlu menyediakan budget untuk menggunakan aplikasi tersebut. 

Lalu, sebagai pengguna baru, Anda dan tim memerlukan adaptasi pemakaian terlebih dahulu. Maka, Anda perlu memilih tampilan aplikasi yang mudah digunakan oleh semua kalangan. 

Ada banyak aplikasi database pelanggan yang tersedia di Indonesia, salah satunya aplikasi Hadirr yang dapat Anda coba untuk pengelolaan database karyawan yang lebih baik.

Baca juga: Cara Sukses Melakukan Demo Penjualan

Hal yang Perlu Dipertimbangkan

Setelah mengetahui keunggulan dan kelemahan kedua metode tersebut, Anda dapat membertimbangkan hal-hal berikut untuk memilih platform dalam mengelola database pelanggan.

• Jumlah data pelanggan: Jika jumlah pelanggan masih sedikit, maka pilihan yang tepat adalah Excel. Namun jika bisnis Anda memiliki ratusan atau ribuan pelanggan, maka penggunaan aplikasi jauh lebih efektif.
• Ketersediaan sumber daya: Perhatikan kemampuan tim Anda dalam mengelola database pelanggan dengan aplikasi. Jika tim terbiasa dengan menggunakan aplikasi database, artinya tidak ada masalah.
• Kebutuhan analisis data: Jika Anda membutuhkan analisis data pelanggan yang kompleks, artinya Anda memerlukan aplikasi database dibandingkan harus menggunakan Excel.
• Kebutuhan keamanan: Apabila bisnis Anda memiliki data pelanggan yang sensitif, maka penggunaan aplikasi database pelanggan yang lebih aman dapat menjadi solusi.
• Perkembangan bisnis: Jika bisnis berencana untuk berkembang dan menambah jumlah pelanggan, maka mungkin lebih baik menggunakan aplikasi database pelanggan yang dapat mengelola data dalam jumlah yang lebih besar dan lebih efektif.

Kelola Database Pelanggan Secara Digital dengan Hadirr

Sales Manager atau Business Owner pasti mencari cara mengelola database pelanggan dengan mudah dan akurat. Maka aplikasi database pelanggan yang dapat Anda coba adalah CRM Hadirr. Anda dapat menganalisis data pelanggan secara lebih mendalam untuk meningkatkan omset penjualan. Susun strategi penjualan Anda sekarang dengan Hadirr!

Lalu, integrasikan Hadirr dengan Gadjian agar pengelolaan penggajian karyawan pun tercantum secara otomatis dan akurat.

Gadjian adalah aplikasi payroll online yang menjadi solusi untuk penggajian karyawan Anda. Anda tidak perlu lagi mengatur penggajian karyawan secara manual sehingga Anda dapat fokus kepada hal yang lebih penting.