Ampuh! Cara Mengatasi Karyawan yang Sering Terlambat
Cara mengatasi karyawan yang sering terlambat bisa dilakukan dengan beberapa langkah. Mulai dari cara halus hingga pemberian sanksi tegas untuk membuat efek jera.
Namun, meski kelihatannya mudah, menghadapi karyawan yang sering terlambat sering kali menjadi tantangan tersendiri bagi seorang manajer tim ataupun divisi Human Resources.
Dalam banyak kasus, keterlambatan adalah hasil dari kebiasaan atau kurangnya perhatian terhadap waktu. Namun, di beberapa momen, karyawan mungkin terlambat karena alasan yang tidak dapat mereka kendalikan, seperti kemacetan lalu lintas atau gangguan transportasi umum.
Untuk itu, cara mengatasi karyawan yang sering terlambat memerlukan pendekatan yang bijak bukan hanya hukuman. Seperti apa baiknya? Simak penjelasannya di artikel berikut.
Cara Mengatasi Karyawan yang Sering Terlambat
1. Buat Aturan yang Jelas
Langkah pertama yang perlu diambil adalah dengan membuat aturan yang jelas terkait jam masuk dan kebijakan keterlambatan. Aturan ini harus disusun dengan rinci. Setelah itu, pastikan aturan ini disosialisasikan kepada seluruh karyawan dan diterapkan dengan adil di perusahaan.
Jika ini merupakan langkah baru dalam perusahaan atau jika Anda menghadapi tantangan khusus terkait ketepatan waktu karyawan, pertimbangkan untuk mengadakan penyelenggaraan pelatihan untuk memberikan pemahaman tentang konsekuensi keterlambatan.
2. Komunikasi Terbuka
Cara mengatasi karyawan yang sering terlambat berikutnya adalah dengan berbicara secara terbuka dan jujur. Setiap orang memiliki alasan berbeda-beda untuk terlambat, dan seringkali alasan-alasan ini tidak diketahui oleh atasan mereka.
Jadwalkan pertemuan pribadi dengan karyawan yang terlambat secara teratur untuk mendengarkan alasan mereka. Ini dapat membantu Anda memahami masalah yang mereka hadapi dan mencari solusi bersama.
3. Penghargaan dan Sanksi
Menggunakan sistem penghargaan dan sanksi yang tepat dapat menjadi motivator kuat untuk mengurangi keterlambatan. Berikan penghargaan kepada karyawan yang hadir tepat waktu dan memberikan kontribusi yang baik.
Di sisi lain, terapkan sanksi yang konsisten untuk karyawan yang sering terlambat. Sanksi ini harus sesuai dengan kebijakan perusahaan dan dapat mencakup pemotongan gaji atau tindakan disiplin lainnya.
4. Berikan Dukungan Kesejahteraan Mental
Terkadang, keterlambatan dapat menjadi hasil dari masalah kesejahteraan mental atau fisik. Untuk itu, pastikan Anda memiliki program dukungan kesejahteraan yang memadai di tempat kerja dan bahwa karyawan merasa nyaman untuk mencari bantuan jika diperlukan.
5. Manfaatkan Teknologi Mesin Absensi Pendukung
Cara mengatasi karyawan yang sering terlambat berikutnya adalah dengan memanfaatkan teknologi. Gunakan perangkat lunak manajemen waktu atau aplikasi absensi online GPS dalam memantau kehadiran karyawan secara akurat. Atau, Anda juga dapat mengirimkan pengingat otomatis kepada karyawan tentang waktu mulai kerja mereka.
Baca Juga: Keunggulan Absensi Wajah Berbasis Web vs Manual di Excel
Jenis Sanksi Karyawan Terlambat
Sanksi karyawan terlambat bisa bervariasi sesuai dengan kebijakan perusahaan dan tingkat keparahan keterlambatan. Berikut adalah beberapa jenis sanksi untuk karyawan yang sering terlambat:
1. Teguran Tertulis
Ini adalah langkah pertama dalam penanganan keterlambatan yang berulang. Karyawan menerima surat peringatan tertulis yang mencatat keterlambatan mereka. Tujuannya adalah memberitahu karyawan bahwa keterlambatan mereka dicatat dan memberi mereka kesempatan untuk memperbaiki perilaku mereka.
2. Denda
Sanksi lain yang bisa diterapkan untuk karyawan telat adalah dengan denda. Namun, perlu dicatat bahwa kebijakan ini harus sesuai dengan hukum tenaga kerja yang berlaku di wilayah tempat perusahaan beroperasi dan harus diterapkan secara adil dan konsisten.
3. Pengurangan atau Penghilangan Bonus
Keterlambatan yang sering dapat mengakibatkan karyawan kehilangan bonus atau peningkatan gaji tahunan. Ini adalah tindakan yang lebih serius yang bisa mempengaruhi penghasilan jangka panjang karyawan.
4. Penambahan Waktu Kerja
Penambahan waktu kerja adalah sanksi yang diterapkan dengan memberikan karyawan yang sering terlambat kewajiban untuk bekerja lebih lama daripada jam kerja standar. Ini bisa berarti memulai kerja lebih awal atau berakhir lebih akhir dari jadwal kerja normal mereka.
5. Pemotongan Gaji
Karyawan dapat dikenakan pemotongan gaji sesuai dengan waktu yang terlambat. Besaran pemotongan gaji biasanya diatur dalam kebijakan perusahaan dan dapat bervariasi tergantung pada lamanya keterlambatan. Salah satu dasar hukum untuk sanksi pemotongan gaji adalah Peraturan Pemerintah Nomor 3 tahun 2021.
6. Pendekatan Positif
Selain sanksi negatif, beberapa perusahaan menerapkan pendekatan positif dalam mengatasi keterlambatan. Ini dapat mencakup penghargaan atau pengakuan bagi karyawan yang selalu hadir tepat waktu. Pendekatan positif ini dapat memberikan motivasi tambahan kepada karyawan untuk hadir tepat waktu.
Baca Juga: Cara Menghitung Potongan Keterlambatan Karyawan
SOP Keterlambatan Karyawan
Standar Operasional Prosedur (SOP) yang mengatur keterlambatan karyawan sangat penting dalam manajemen sumber daya manusia dan pengelolaan perusahaan secara umum. Beberapa poin penting yang harus ada dalam SOP keterlambatan karyawan:
- Definisi Keterlambatan: Jelaskan dengan jelas apa yang dianggap sebagai keterlambatan, misalnya, karyawan dianggap terlambat jika mereka tiba lebih dari 15 menit setelah jam masuk kerja.
- Clock In dan Clock Out: Tentukan jam kerja standar dan jadwal kerja yang berlaku untuk karyawan. Misal dengan menggunakan aplikasi absensi online yang disediakan perusahaan atau dengan finger print yang tersedia.
- Pemberitahuan Keterlambatan: Jelaskan bagaimana karyawan harus memberitahu atasan atau departemen yang bersangkutan jika mereka akan terlambat. Termasuk prosedur pelaporan dan batas waktu yang harus diikuti.
- Pencatatan Keterlambatan: Rinci bagaimana keterlambatan akan dicatat, termasuk tempat pencatatan dan siapa yang bertanggung jawab atas mencatatnya.
- Konsekuensi Keterlambatan: Jelaskan konsekuensi yang mungkin dihadapi karyawan jika mereka terlambat, seperti teguran tertulis, pemotongan gaji, atau sanksi lainnya. Tentukan apakah ada tingkatan sanksi tergantung pada seberapa sering karyawan terlambat.
Baca Juga: Panduan Membuat Prosedur Absensi Karyawan dan Contohnya
Kelola Manajemen Kehadiran Anda dengan Aplikasi Hadirr
Seperti yang dijelaskan di atas, salah satu cara mengatasi karyawan yang sering terlambat adalah menggunakan teknologi mesin absensi, maka Anda bisa memanfaatkan Hadirr.
Hadirr adalah aplikasi absensi online GPS berbasis web (e-absensi) dan reimbursement online untuk memantau kinerja karyawan jarak jauh, pekerja work from home (WFH), pegawai lapangan, dan tim sales.
Anda tak perlu khawatir tentang mengawasi setiap karyawan secara langsung, karena Hadirr, sebuah aplikasi absensi online, adalah solusi yang sempurna untuk memantau kehadiran mereka.
Karyawan hanya perlu mengambil foto selfie saat mereka clock in dan clock out, dan semua data kehadiran akan tercatat secara otomatis.
Teknologi berbasis GPS yang diadaptasi Hadirr memungkinkan Anda untuk dengan mudah mendeteksi tindakan curang jika ada karyawan yang mencoba melakukannya.
Jadi, proses mengumpulkan data-data karyawan yang sering terlambat bisa lebih mudah, sehingga kinerja Anda untuk mengurangi ketidakproduktifan karyawan akan berkurang. Jadi, tunggu apalagi?
