Cara Mengatasi Kecurangan Karyawan dengan Aplikasi Hadirr

Kecurangan karyawan sangat menjadi perhatian bagi pihak manajemen perusahaan. Maka dari itu, banyak pemilik usaha, manajer sales, ataupun HR yang mencari cara mengatasi kecurangan karyawan agar kejadian tersebut tidak terjadi di perusahaan. 

Apakah Anda salah satu yang ingin mengetahui cara mengatasi kecurangan karyawan? Sebelum itu, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu apa  saja motif kecurangan karyawan atau alasan kecurangan karyawan yang mereka lakukan. 

Hal tersebut dapat membantu Anda untuk melihat mengapa karyawan melakukan kecurangan dan bagaimana tindakan yang harus dilakukan. Melalui artikel ini, Hadirr merangkum dan memberikan solusinya untuk Anda.

Motif Kecurangan Karyawan

Secara umum, kecurangan karyawan adalah hal yang fatal bagi suatu perusahaan. Tidak hanya merugikan perusahaan secara finansial, tetapi karyawan yang curang merupakan sinyal atau pertanda bahwa terdapat prosedur kerja yang perlu diperbaiki di perusahaan tersebut. Pastinya Anda tidak ingin hal itu terjadi, kan?

Kecurangan karyawan bisa terjadi dikarenakan beberapa faktor sesuai dengan teori triangle fraud yang dipopulerkan oleh Donald Cressey. Triangle fraud adalah tiga alasan seseorang melakukan kecurangan, yaitu dikarenakan oleh pressure (tekanan), opportunity (kesempatan), dan rationalization (pembenaran).

Poin yang pertama adalah tekanan. Karyawan yang melakukan kecurangan bisa jadi karena memiliki tekanan hidup yang dia alami. Misalnya karyawan yang curang terkait klaim reimbursement,  bisa dikarenakan memiliki tekanan atau biaya hidup yang tinggi sehingga dia menaikkan angka reimbursement untuk diklaim.

Baca Juga: Waduh, 5 Kenakalan Karyawan yang Wajib Diketahui Perusahaan

Di poin kedua adalah kesempatan, maksudnya karyawan dapat melakukan kecurangan karena memiliki kesempatan untuk melakukan hal tersebut. Misalnya dikarenakan SOP yang diatur perusahaan kurang kondusif atau kontrol dari perusahaan masih lemah. 

Sementara untuk poin terakhir adalah pembenaran. Maksudnya karyawan bisa melakukan kecurangan disebabkan  karena dia merasa bahwa tindakan tersebut benar adanya. Selain itu, dia menganggap tindakannya tidak akan diketahui oleh siapapun sehingga dia merasa bebas melakukan motif kecurangan.

Langkah-Langkah Mengatasi Kecurangan Karyawan

Setelah mengetahui motif kecurangan karyawan, penting sekali perusahan memberikan pendekatan yang cermat untuk mengurangi risiko kecurangan karyawan tersebut. 

Namun, Anda tak perlu khawatir, untuk mengetahui apakah seorang karyawan telah melakukan suatu tindakan kecurangan, Anda dapat melakukan langkah-langkah berikut.

1. Monitor dan lacak aktivitas 

Hal pertama yang bisa Anda lakukan adalah memonitor pekerjaan karyawan secara berkala. Mungkin Anda bertanya-tanya, bagaimana bisa memonitori pekerjaan puluhan atau ratusan ribu karyawan secara serempak. Apalagi di bidang sales, yang mana karyawan seringkali harus mengunjungi klien.

Untuk itu, Anda memerlukan suatu aplikasi yang memiliki fitur kunjungan klien yang termonitor. Anda bisa memanfaatkan Hadir dengan fitur Client Visit.

Sebagai contoh adalah masalah yang dialami oleh salah satu klien Hadirr. Manajer sales tersebut mengatakan bahwa rata-rata para karyawan di perusahaannya sering melakukan kecurangan dalam kunjungan sales. 

Kecurangan tersebut terjadi ketika para anggota tim sales menghabiskan waktu tiga jam untuk meeting di luar bersama klien. Padahal seharusnya meeting dengan klien hanya membutuhkan waktu maksimal dua jam. 

Apakah Anda pun sering mengalami masalah serupa? Tentu saja hal tersebut dapat menurunkan produktivitas sales Anda. Maka, berangkat dari permasalahan tersebut, fitur Client Visit dari Hadirr menjadi solusi untuk memonitor pekerjaan tim dengan lebih baik.

Bukan hanya itu, fitur yang berbasis GPS tersebut dapat mengidentifikasi para anggota tim yang ‘mencuri’ waktu dengan alasan meeting bersama klien. 

2. Periksa laporan atau dokumentasi

Hal kedua yang bisa Anda upayakan untuk mengetahui seorang karyawan melakukan kecurangan atau tidak adalah membandingkan hasil pekerjaan mereka dengan kebijakan dan prosedur perusahaan. 

Anda dapat memperhatikan tanda-tanda ketidakjujuran yang dilakukan oleh karyawan. Misalnya seperti ketidakhadiran (absensi) atau keterlambatan yang berlebihan. 

Contohnya jam kerja di perusahaan Anda adalah 8 jam, tetapi ada karyawan yang terlambat lebih dari dua jam dan hanya bekerja 6 jam tanpa melakukan konfirmasi. Tentu saja hal tersebut mengidentifikasikan kecurangan.

Fitur clock in dan clock out di aplikasi absensi Hadirr dapat dengan mudah menyediakan data kehadiran karyawan secara real-time dan akurat sehingga dapat mengurangi kecurangan karyawan terkait kehadiran. Anda juga dapat mengetahui pukul berapa karyawan masuk kantor dan pulang kantor, apakah sesuai dengan jam kerja di UU Ketenagakerjaan dan peraturan perusahaan atau tidak. 

Sementara itu, Anda dapat meminta klarifikasi atau informasi tambahan jika Anda meragukan kebenaran informasi yang diberikan karyawan tersebut. Namun, sebagai catatan, penting sekali untuk memiliki bukti kuat sebelum Anda membuat tuduhan serta ikutilah kebijakan dan prosedur hukum yang berlaku di perusahaan Anda terkait absensi karyawan.

Bentuk prosedur hukum pun bisa bermacam-macam, contohnya dengan memberikan surat peringatan atau justru surat panggilan karyawan mangkir kerja. Pastikan juga Anda memiliki data ketidakhadiran karyawan sebagai bukti bahwa karyawan tersebut melakukan kecurangan terkait kehadiran.

Baca Juga: 5 Jenis Fraud dan Cara HRD Mengatasi Kecurangan Karyawan

3. Cross check informasi

Hal ketiga yang bisa Anda lakukan adalah cross check atau periksa silang informasi yang diberikan karyawan dengan sumber lain, misal melalui informasi dari karyawan lainnya. Namun, yang harus Anda perhatikan adalah Anda harus memiliki dan menggunakan data netral sehingga bukti kecurangan yang Anda miliki tidak dapat diperdebatkan oleh karyawan tersebut. 

Misalnya adalah kasus-kasus supervisor atau atasan yang bekerja sama dengan bawahan untuk mencurangi data presensi, absensi, atau reimbursment. 

Tanpa menggunakan aplikasi Hadirr, Anda akan kesulitan untuk membuktikan bahwa cross check tersebut benar adanya. Namun,  aplikasi Hadirr dilengkapi dengan log atau catatan untuk merekam aktivitas admin sehingga Anda akan mudah mengatasi kecurangan antar karyawan.

Hadirr Solusi Tepat Mengurangi Kecurangan Karyawan

Mengatasi kecurangan karyawan diperlukan langkah preventif seperti memfasilitasi tim sales Anda menggunakan teknologi atau aplikasi CRM sales.

Penggunaan teknologi tersebut bukan saja meningkatkan produktivitas karyawan dan perusahaan, tetapi juga dapat meningkatkan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku.

Solusi tepat untuk mengatasi atau mengurangi kecurangan karyawan adalah dengan menggunakan aplikasi Hadirr. Hadirr memiliki beragam fitur andalan seperti fitur Absen Sales untuk menurunkan tingkat kecurangan terkait kehadiran karyawan dan Anda pun dapat memiliki database absensi karyawan yang bisa diakses.

Selain itu, Anda pun dapat dengan mudah memonitor aktivitas sales melalui fitur CRM Hadirr sales dan juga kunjungan klien dengan fitur sales visit berbasis GPS.

Lalu, bagaimana dengan kecurangan keuangan yang diajukan klaim oleh karyawan? Kendala tersebut juga dapat Anda atasi karena dengan Hadirr Anda tidak perlu repot lagi dengan pencatatan keuangan, karena fitur Reimbursement Online dapat menurunkan kecurangan terkait klaim yang diajukan oleh karyawan Anda.

Dengan banyaknya manfaat tersebut, tak heran Hadirr sudah dipercaya oleh lebih dari 1000 perusahan. Gabung sekarang juga dengan berlangganan Hadirr untuk meningkatkan produktivitas karyawan Anda.