8 Contoh Background Check Karyawan Agar Tidak Salah Rekrut

Apakah kamu selalu melakukan background check dalam proses rekrutmen karyawan? Atau malah jarang melakukannya karena desakan untuk mengisi posisi kosong dengan cepat?

Ada perusahaan yang menerapkan background check ketat sebagai bagian dari SOP rekrutmen dengan menyelidiki riwayat karir secara detail, menghubungi referensi, dan memverifikasi dokumen aplikasi yang disampaikan kandidat. Biasanya ini dilakukan untuk posisi penting di organisasi.

Namun, ada juga perusahaan yang fokus pada informasi yang tertulis di CV atau resume, hasil wawancara, dan hasil tes keterampilan. Toh, masih ada masa kontrak PKWT untuk menilai karyawan ketimbang melakukan background check yang akan memperlama proses rekrutmen.

Lalu, apa sih pentingnya background check bagi perusahaan sebelum menawarkan pekerjaan ke calon karyawan?

Dalam proses rekrutmen, biasanya sebuah organisasi tidak hanya mencari individu yang memiliki keterampilan dan pengalaman yang sesuai, tetapi juga yang tak kalah penting adalah punya rekam jejak yang baik. Ini untuk memastikan bahwa kandidat memiliki reputasi bagus, berintegritas, dan catatan kriminal yang bersih.

Contohnya, bagi perusahaan yang menjunjung tinggi integritas sebagai nilai dasar organisasi, menyaring kandidat hanya berdasarkan resume dan wawancara saja tidaklah cukup. Mereka menginginkan kandidat dengan kecocokan budaya organisasi (culture fit) agar dapat membangun tim yang solid, sehingga mereka perlu mendapatkan gambaran lengkap tentang kandidat termasuk sikap dan perilakunya.

Untuk itulah background check atau pemeriksaan latar belakang menjadi salah satu tahap penting dalam rekrutmen dengan tujuan utama memverifikasi kebenaran data di dokumen aplikasi dan melacak riwayat personal kandidat.

Manfaat Background Check Kandidat

Berikut ini beberapa manfaat bagi perusahaan yang menerapkan background check dalam proses rekrutmen:

1. Mencegah kecurangan

Beberapa kandidat mungkin mencantumkan informasi yang tidak benar di CV mereka agar terlihat mengesankan di mata perekrut, misalnya riwayat pekerjaan, pengalaman, lama bekerja, atau nominal gaji terakhir. Nah, pemeriksaan latar belakang dapat membantu perusahaan memastikan bahwa data yang diberikan oleh kandidat valid dan dapat dipertanggungjawabkan.

Baca Juga: Cara Mengatasi Kecurangan Karyawan dengan Aplikasi Hadirr

2. Mencegah kecelakaan kerja

Apa akibatnya jika sebuah pekerjaan penting dilakukan oleh orang yang tidak memiliki keahlian yang cukup? 

Di dunia medis, tenaga kesehatan yang tidak kompeten dapat menyebabkan terjadinya malpraktik. Atau dalam pekerjaan berisiko tinggi seperti jasa konstruksi, pekerja alat berat yang tidak terampil dapat mengakibatkan kecelakaan kerja. Karena itu, untuk pekerjaan tertentu yang menyangkut kesehatan, keamanan, dan keselamatan, background check wajib dilakukan secara ketat untuk memastikan kompetensi dan keahlian kandidat. 

3. Meminimalkan risiko hukum

Beberapa perusahaan tidak mau mengambil risiko hukum ke depan apabila mempekerjakan kandidat yang punya jejak kriminal, seperti pernah terlibat tindak pidana fraud, penipuan, penggelapan, atau kejahatan lainnya. Itu sebabnya, pemeriksaan catatan kriminal sangat penting agar perusahaan memperoleh kandidat yang bersih.

4. Menjaga reputasi bisnis

Ingin perusahaan kamu punya citra bagus di mata publik? Pekerjakan karyawan yang memiliki nilai personal sama dengan nilai organisasi.

Karyawan merupakan representasi langsung dari perusahaan. Mempekerjakan individu dengan latar belakang yang meragukan, atau memiliki sikap dan perilaku tidak profesional, dapat merusak citra perusahaan. Itu sebabnya, background check menjadi alat verifikasi agar perusahaan tidak tertipu oleh berkas lamaran dan hasil wawancara semata.

5. Menjaga keamanan dan kenyamanan lingkungan kerja

Dalam beberapa kasus, kandidat yang memiliki rekam jejak kekerasan atau penyalahgunaan dan ketergantungan zat berbahaya dapat menciptakan lingkungan kerja yang tidak aman, menimbulkan keresahan, dan dapat mengganggu produktivitas kerja. Background check seperti tes bebas narkoba menjadi cara efektif untuk menyaring kandidat yang bersih.

6. Mengurangi turnover

Mempekerjakan individu yang ternyata tidak sesuai dengan standar perusahaan, baik dari segi keterampilan maupun perilaku, dapat meningkatkan turnover karyawan. Background check dapat membantu perusahaan memilih kandidat yang lebih tepat, sehingga mengurangi risiko pergantian karyawan yang tinggi.

Baca Juga: 9 Aplikasi E Absensi Mobile untuk Pemerintahan dan Perusahaan

Apa saja yang diverifikasi dalam background check rekrutmen?

Dalam proses pemeriksaan latar belakang kandidat, ada beberapa aspek utama yang biasanya diperiksa dan diverifikasi oleh perusahaan. Aspek-aspek ini penting untuk memastikan bahwa kandidat memenuhi kualifikasi dan standar yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan. 

Mari kita lihat beberapa contoh background check karyawan beserta aspek yang diverifikasi di bawah ini.

1. Pemeriksaan identitas 

Pemeriksaan identitas wajib dilakukan untuk mengetahui bahwa data personal pelamar adalah asli, termasuk nama, jenis kelamin, no identitas, status kewarganegaraan, dan sebagainya. Seberapa penting pemeriksaan identitas ini?

Masih ingat kasus dokter gadungan lulusan SMA yang baru terungkap setelah dua tahun praktik di sebuah rumah sakit di Jawa Timur pada 2023 lalu? Pelaku menggunakan data identitas seorang dokter asli di Jawa Barat dan hanya mengganti fotonya. Anehnya, pihak rumah sakit tidak melakukan verifikasi identitas dengan benar pada saat rekrutmen dan langsung memberikan kontrak PKWT.

Pelajari persiapan serta Contoh Assessment Karyawan Tetap dan Kontrak!

Jadi, verifikasi identitas memastikan bahwa kandidat benar-benar orang yang datanya disebutkan di dokumen lamaran kerja. Pemeriksaan identitas cukup mudah dilakukan dengan cara mencocokkan KTP/paspor, kartu BPJS, ijazah, dan dokumen legal lainnya.

2. Pemeriksaan riwayat pekerjaan

Ini adalah jenis pemeriksaan yang paling umum. Perusahaan memverifikasi informasi tentang posisi pelamar sebelumnya, masa kerja, tanggung jawab, dan prestasi. Proses ini memastikan bahwa informasi yang dicantumkan di CV atau surat lamaran akurat. 

Caranya adalah perekrut atau HRD menghubungi perusahaan tempat bekerja kandidat yang tercantum di CV. Tanyakan informasi tentang kandidat kepada mantan atasan, HR perusahaan, atau orang yang namanya dijadikan referensi. Aspek yang bisa diverifikasi antara lain:

1. Jabatan terakhir: ini untuk mengetahui jenis pekerjaan, tanggung jawab, dan leadership kandidat, misalnya apakah yang bersangkutan terbiasa mengelola tim besar/kecil di organisasi.
2. Keahlian dan keterampilan: pemeriksaan ini untuk memastikan kandidat punya keahlian dan keterampilan yang cocok untuk menjalankan pekerjaan.
3. Lama bekerja: ini untuk  memastikan kandidat memiliki pengalaman kerja yang cukup untuk menjalankan tanggung jawab baru.
4. Alasan resign: informasi ini untuk mengetahui apakah kandidat berhenti secara baik-baik atau meninggalkan catatan buruk di perusahaan sebelumnya.
5. Integritas dan etos kerja: sikap dan perilaku kandidat di perusahaan lama juga dapat memberikan gambaran tentang karakter personal.

Namun, penting untuk dicatat bahwa verifikasi pengalaman kerja kandidat tidak selalu berjalan mulus terutama jika perusahaan kita dianggap sebagai kompetitor oleh perusahaan tempat kandidat bekerja sebelumnya. Sebab, rumus dasar persaingan bisnis adalah tidak memberikan informasi apapun ke pesaing, termasuk hal yang menyangkut karyawan.

3. Pemeriksaan kualifikasi akademik

Verifikasi latar belakang akademis bertujuan untuk memastikan bahwa kandidat memiliki kualifikasi yang dibutuhkan. Contoh background check karyawan ini umum dilakukan untuk kandidat fresh graduate maupun pelamar yang telah memiliki pengalaman kerja.

Hal pertama yang dilakukan adalah mengecek lembaga pendidikan terkait, misalnya status institusi pendidikan dan akreditasi program studi terkait. Ini mudah dilakukan secara online. Selanjutnya, perusahaan perlu menghubungi pihak lembaga pendidikan untuk memverifikasi ijazah atau sertifikat kandidat bersangkutan. 

Apa saja yang bisa diverifikasi?

1. Program studi dan gelar: beberapa jenis pekerjaan mensyaratkan latar belakang pendidikan formal yang sesuai, terutama yang membutuhkan pengetahuan spesifik, misalnya kedokteran, farmasi, teknik sipil, hukum, dan akuntansi. 
2. Lama belajar dan tahun lulus: pemeriksaan ini untuk mencocokkan informasi yang tertulis di CV dengan yang sebenarnya.
3. IPK dan prestasi lain yang relevan: jika perusahaan mensyaratkan IPK dalam melamar pekerjaan, maka verifikasi prestasi akademik juga perlu dilakukan.

4. Pemeriksaan keterampilan dan keahlian

Jika perusahaan mensyaratkan standar keahlian tertentu untuk pekerjaan yang ditawarkan, maka verifikasi keahlian penting dilakukan. Pemeriksaan bisa dilakukan terhadap jenis sertifikasi, kredibilitas lembaga yang menerbitkan, dan relevansi dengan tugas dan tanggung jawab dalam pekerjaan. Hubungi lembaga pemberi sertifikasi dan cari tahu tentang validitas dan keaslian sertifikat kandidat.

Selain langkah di atas, kita juga bisa menguji kompetensi secara langsung. Bagaimana caranya? 

Cara paling mudah adalah memberikan tes atau tugas mini project kepada pelamar. Cara ini lebih akurat untuk mengukur apakah keterampilan dan keahlian yang dimiliki kandidat dapat memberikan kontribusi bagi tim dan organisasi. Misalnya, berikan daftar tugas kepada calon Data Analyst untuk diselesaikan: data scraping, data cleaning, analysis, dan visualisasi.

5. Pemeriksaan catatan kriminal

Untuk jenis pekerjaan yang membutuhkan kepercayaan dan tanggung jawab besar, pemeriksaan catatan kriminal menjadi hal wajib. Pemeriksaan ini bertujuan untuk mengetahui apakah kandidat memiliki sejarah tindak pidana yang berpotensi mengganggu integritas pekerjaan atau perusahaan. Tentu kamu tidak ingin mempekerjakan orang yang pernah terlibat kejahatan bukan?

Contohnya, untuk pekerjaan yang membutuhkan integritas tinggi, misalnya akuntan, auditor, dan jurnalis, perusahaan sebaiknya tidak memilih kandidat yang memiliki jejak pidana suap. Atau untuk pekerjaan yang berhubungan dengan pengelolaan keuangan atau aset perusahaan, perusahaan harus memastikan kandidat tidak pernah terlibat kasus penipuan atau penggelapan.

Catatan kriminal diverifikasi melalui Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK). Dokumen yang dikeluarkan kepolisian ini punya masa berlaku 6 bulan sejak dikeluarkan. Jadi, pastikan validitas dokumen dengan melihat tanggal terbit dan Polsek/Polres yang mengeluarkan. Untuk meminimalkan risiko, sebaiknya pilih kandidat yang bersih dari tindak pidana apapun.

6. Pemeriksaan kesehatan fisik

Untuk posisi jabatan atau jenis pekerjaan tertentu, kesehatan fisik menjadi salah satu syarat yang harus dipenuhi pelamar. Ini untuk memastikan bahwa kandidat tidak memiliki masalah kesehatan yang dapat mengganggu atau menghalangi tugasnya sehari-hari. Pekerjaan yang membutuhkan mobilitas tinggi, misalnya, menuntut kondisi fisik yang prima dibanding pekerjaan sedentary.

Verifikasi kesehatan dilakukan melalui tes kesehatan di rumah sakit atau klinik yang bekerja sama dengan perusahaan. Umumnya pemeriksaan ini meliputi kesehatan mata, paru-paru, jantung, tekanan darah, kolesterol, asam urat, gula darah, dan lainnya. Pemeriksaan kesehatan juga bisa mencakup tes bebas narkoba untuk memastikan calon karyawan tidak memiliki ketergantungan terhadap obat-obatan terlarang.

7. Pemeriksaan kesehatan mental

Jika jenis pekerjaan mensyaratkan mental yang tangguh, tahan terhadap tekanan dan beban kerja, dan tidak gampang stres, maka pemeriksaan kesehatan mental perlu dilakukan. Apa contoh pekerjaan tersebut? Beberapa di antaranya adalah jurnalis lapangan, dokter dan tenaga kesehatan, pilot, sopir ekspedisi, tenaga keamanan, dan pekerja lepas pantai.

Kandidat juga tidak boleh memiliki gangguan jiwa yang dapat membahayakan dirinya atau orang lain dalam pekerjaannya. Untuk itu, kita bisa meminta kandidat menjalani tes kesehatan mental di rumah sakit jiwa terdekat.

Selain itu, perusahaan juga bisa memberikan psikotes bagi kandidat. Tes psikologi dapat mengungkap kepribadian seseorang, kreativitas, kemampuan kerja sama, leadership, kemampuan memecahkan masalah, kecakapan komunikasi, dan kecerdasan emosional. Beberapa alat tes psikologi rekrutmen yang umum digunakan antara lain DiSC, EPPS, Pauli, Wartegg, Myers-Brigg, dan Caliper Profile.

8. Pemeriksaan media sosial

Di era internet saat ini, hampir setiap orang punya jejak digital di media sosial. Beberapa perusahaan mensyaratkan kandidat mencantumkan akun media sosial mereka, seperti Twitter, Facebook, Instagram, dan TikTok. Tujuannya untuk mendapatkan gambaran lebih dalam mengenai karakter dan perilaku kandidat di luar lingkungan profesional.

Media sosial bisa membantu mengungkap bagaimana kandidat bersikap dan berkomentar terhadap sebuah persoalan, bagaimana gaya berkomunikasi, atau cara memengaruhi publik follower mereka. Cuitan dan konten di media sosial biasanya merefleksikan kepribadian seseorang dan nilai-nilai individual, sehingga kita bisa menilai apakah karakter kandidat cocok dengan nilai dan budaya organisasi.

Baca Juga: 6 Cara Evaluasi Kehadiran Karyawan dan Alat untuk Melacaknya

Kelola rekrutmen dan penilaian karyawan dengan aplikasi HR

Nah, itu tadi contoh background check karyawan yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan jenis posisi yang akan diisi. Dengan pemeriksaan yang komprehensif, perusahaan dapat membuat keputusan rekrutmen yang lebih baik dan tepat sasaran. 

Untuk hasil rekrutmen lebih baik kamu bisa menggunakan GATS, platform rekrutmen Gadjian berbasis applicant tracking system (ATS). Aplikasi ini memungkinkan kamu mengatur tahapan seleksi melalui aplikasi, menyimpan database pelamar termasuk CV dan resume secara online dan terpusat, serta memantau proses rekrutmen real-time. Modul rekrutmen karyawan ini juga memudahkan kolaborasi antara HR dan tim perekrut serta pemberian feedback langsung dari mana saja.

Ingin posting job ads gratis? Gadjian juga menyediakan jobsite. Kamu tinggal membuat iklan lowongan kerja dan unggah di sini, lalu bagikan melalui akun sosial media perusahaan kamu. Seluruh lamaran yang masuk ke aplikasi langsung bisa kamu proses secara online, sehingga lebih cepat dan lebih efisien.

Modul GATS ini tidak hanya menyederhanakan proses rekrutmen, tetapi juga meningkatkan peluang memenangkan kandidat terbaik. Tidak perlu menginstal aplikasi baru, karena modul rekrutmen ini sudah terpasang di Gadjian dan langsung bisa digunakan.

Tidak hanya rekrutmen, sebagai aplikasi HR terbaik, Gadjian juga bisa digunakan untuk monitoring KPI karyawan. Setelah melakukan background check kandidat dan merekrutnya, kamu bisa memantau kinerja mereka secara online dengan aplikasi.

Fitur performance review Gadjian memungkinkan kamu membuat template KPI sesuai kebutuhan, menerapkan penilaian komprehensif 360°, memonitor kinerja karyawan real-time, memberikan feedback, dan mempublikasikan hasil penilaian. Dengan menyajikan data kinerja real-time, aplikasi KPI karyawan ini membantu kamu mendeteksi masalah performa karyawan lebih dini sehingga dapat melakukan intervensi untuk perbaikan.

Selain Gadjian, kamu juga bisa menggunakan Hadirr untuk monitoring dan tracking karyawan. Aplikasi absensi karyawan berbasis GPS dan face recognition ini memiliki fitur timesheet online yang memberikan visibilitas terhadap jadwal, tugas, dan waktu yang dihabiskan karyawan, sehingga kamu dapat mengukur produktivitas mereka.

Bagaimana dengan karyawan lapangan dan sales yang bekerja di luar kantor? Hadirr juga bisa melacak aktivitasnya secara real-time melalui GPS, seperti pada saat kunjungan klien. Data dan laporan kunjungan akan langsung tersedia di aplikasi. Dengan cara yang sama, Hadirr juga efektif untuk memantau dan melacak aktivitas karyawan remote dan WFH.

Apapun jenis bisnismu, Gadjian dan Hadirr akan membantu kamu mengelola karyawan secara efisien dan bebas pusing, dari mulai catatan absensi hingga perhitungan gaji.