Cara Membuat Daftar Kunjungan Sales di Excel

Cara Membuat Daftar Kunjungan Sales di Excel- Dalam bisnis, laporan penjualan atau sales report sangatlah penting dan tidak boleh disepelekan. Sebab, laporan penjualan dapat memberikan banyak wawasan tentang operasional bisnis yang kamu jalani. 

Sebagai contoh, sudahkah sales representative perusahaan kamu berada di jalur yang tepat untuk mencapai sasaran penjualan? Faktor apa yang menyebabkan hasil di kuartal ini buruk dan bagaimana memperbaikinya? Apakah perusahaan memiliki cukup prospek di saluran penjualan yang ditentukan?

Oleh sebab itu, kamu perlu mengatur jadwal kunjungan sales untuk mendapatkan data yang akurat. Sales report untuk membantu merangkum aktivitas penjualan secara detail, serta membantu manajer penjualan merencanakan dan membangun strategi yang tepat kedepannya.

Baca Juga: 10 Aplikasi Sales Lapangan Terbaik yang Harganya Terjangkau

Apa itu Sales Report?

Sebelum mempelajari cara membuat laporan penjualan atau sales visit, ada baiknya kamu memahami definisinya secara umum. 

Laporan penjualan adalah dokumen yang berisi rincian operasional penjualan dalam periode tertentu. Laporan ini bisa berisi informasi tentang banyaknya penjualan yang berhasil closing, prospek, akun baru, pendapatan, dan biaya operasional.

Sales report juga berguna membantu bisnis untuk menganalisis informasi di setiap tahap sales funnel. Manajer dapat melihat laporan sales harian untuk mendapatkan wawasan tentang keberhasilan teknik penjualan yang telah dilakukan, memprediksi data penjualan, menganalisis perbandingan kinerja dengan periode sebelumnya, dan memahami motivasi belanja pelanggan.

Adapun tujuan membuat sales report adalah untuk memberikan gambaran atau jumlah penjualan bisnis dalam periode tertentu. Nantinya, hasil laporan penjualan dapat dijadikan bahan evaluasi yang berkaitan dengan membuat keputusan bisnis yang lebih baik.

Fungsi Sales Report 

Ada fungsi lain dari membuat sales report, antara lain:

• membantu pengusaha menentukan keputusan penjualan untuk periode selanjutnya, 
• memotivasi salesperson untuk meningkatkan kinerja dan mencapai target penjualan lebih baik, 
• menghemat waktu dan tenaga untuk mengejar prospek yang kurang menguntungkan, 
• memberikan gambaran terkini terkait penjualan dan keuangan bisnis, 
• mengetahui channel penjualan yang paling menghasilkan profit sehingga bisa dioptimalkan, 
• memahami kebutuhan customer secara lebih baik,
• sebagai dokumen pertanggungjawaban untuk investor dan jajaran direksi sehingga data hasil penjualan yang kamu buat sah secara mata hukum, dan 
• menunjukkan kredibilitas bisnis.

Baca Juga: Pentingkah Sales Forecasting untuk Prediksi Penjualan?

Cara Membuat Daftar Kunjungan Sales

Bagaimana cara membuat laporan penjualan atau sales report? Berikut ini langkah-langkah yang bisa kamu ikuti:

1. Sesuaikan template laporan dengan data

Pertama-tama, pilihlah template laporan yang sesuai dengan data yang akan disajikan. Agar lebih praktis dan cocok digunakan pada beberapa jenis sales report sekaligus, kamu bisa menggunakan template laporan penjualan atau aplikasi sales report.

2. Kenali siapa audiens laporan penjualan

Sebelum mengerjakan template, ketahui dan kenali kepada siapa laporan tersebut akan dipresentasikan sehingga bisa kamu sesuaikan dengan kebutuhan mereka. Misalkan, laporan disajikan kepada eksekutif maka kamu bisa membuat laporan yang ringkas tapi mencakup banyak wawasan. 

3. Pilih periode laporan

Pilih periode penjualan yang ingin kamu sampaikan, apakah laporan sales harian, mingguan, bulanan, atau tahunan. Selanjutnya, bandingkan data periode yang telah dipilih dengan periode sebelumnya yang setara untuk mengetahui kenaikan atau penurunan penjualan.

4. Sertakan informasi yang sesuai

Masukkan data atau informasi yang ingin kamu tampilkan dalam laporan penjualan. Pastikan data yang dipilih sesuai dengan kebutuhan bisnis.

5. Gunakan visual dan grafik

Menambahkan grafik dan gambar lainnya bermanfaat untuk membantu audiens semakin memahami data kuantitatif dalam laporan penjualan.

6. Sajikan report

Terakhir, sampaikan laporan penjualan dengan penjelasan yang tepat dan mendukung angka-angka yang dipresentasikan. Usahakan penjelasanmu juga menguraikan perbaikan yang ingin timmu terapkan.

Pastikan sebelum menyajikan report kamu sudah memeriksa kembali data dan informasi yang tertuang dalam laporan. Jika perlu, masukkan informasi tambahan, buat ulang grafik, atau meminta bantuan sesama anggota tim sales. 

Baca Juga: Panduan Menentukan KPI Sales Manager dan Contohnya

Cara Membuat Laporan Sales Visit Excel dan Contohnya

Ada beberapa jenis sales report yang dapat kamu gunakan untuk melaporkan kegiatan dan hasil penjualan, contohnya laporan bulanan. Beberapa contoh laporan sales bulanan, yaitu: 

1. Laporan Key Performance Indicator (KPI) Sales (melacak setiap kemajuan dalam penjualan dan mengubah strategi penjualan bisnis)
2. Sales Forecast (dibuat untuk memprediksi jumlah penjualan dalam periode tertentu)
3. Laporan Sales Cycle Length (seluruh penjualan yang dilakukan tim sales, mulai dari peluang hingga closing)
4. Laporan Sales Conversion (kemajuan prospek di sepanjang sales funnel. Laporan mencakup informasi kontak, prospek yang berhasil dan memenuhi syarat, serta pencapaian)
5. Laporan Sales & order (melihat keseluruhan proses pesanan dan mencari solusi dengan cepat jika terjadi masalah)
6. Laporan Sales Performance (gambaran umum kinerja penjualan selama 1 bulan)

Selain itu, ada juga jenis laporan sales harian, yang berisi: 

1. Jumlah pertemuan yang diatur oleh perwakilan/sales setiap harinya
2. Jumlah peluang penjualan (sales opportunity) dari prospek yang merespons dan berinteraksi dengan baik
3. Jumlah pelanggan yang hilang. Alasannya bisa karena no response, masalah budget, kompetitor, tidak ada ketertarikan, tidak memenuhi kualifikasi, dan lainnya.
4. Jumlah prospek baru yang berhasil dikumpulkan sales
5. Jumlah closing

Serupa dengan laporan lainnya, laporan visit berfungsi membantu manajer sales memonitor kinerja karyawan. Hal ini bukan tugas yang mudah mengingat tim sales di lapangan bekerja secara remote. Manajer harus memastikan komunikasi berjalan lancar dan sales paham tugas prioritas. 

Saat menjalankan kegiatan penjualan di lapangan, sales harus melakukan kunjungan langsung ke calon pelanggan dan pelanggan yang telah ada. Sebagai bagian dari laporan harian, mereka diharuskan mengisi form sales visit dengan lengkap agar lebih mudah memantau aktivitas. Form kunjungan sales (sales visit) bisa dibuat secara manual di Excel atau aplikasi kunjungan sales gratis. 

Contoh laporan sales visit yang bisa kamu buat di Excel: 

Contoh Laporan Kunjungan Sales | Hadirr

Beralih ke Aplikasi Kunjungan Sales: Hadirr

Fitur Daftar Kunjungan Sales | Hadirr

Seperti contoh di atas, kamu bisa menjelaskan tujuan dan keperluan kunjungan agar laporan lebih lengkap. Meskipun mudah dibuat, membuat daftar laporan kunjungan sales Excel memerlukan waktu dan tenaga ekstra apalagi jika manajer harus memantaunya satu per satu.

Oleh sebab itu, ini saatnya beralih ke aplikasi kunjungan sales gratis yang membantu pekerjaan sales manager lebih praktis, seperti Hadirr.

1. Fitur lengkap dalam satu aplikasi: Aplikasi kunjungan sales membantu perusahaan untuk membuat alur kerja serta tim sales yang solid. Aplikasi menyediakan berbagai fitur dalam satu aplikasi, mulai dari absensi sales online, memonitor sales visit, hingga pengajuan klaim online. Kamu juga lebih mudah dalam melacak lokasi sales di titik yang berbeda-beda.
2. Pelacakan salesperson secara real-time: Dengan sistem GPS, aplikasi Hadirr Sales membantu para sales lapangan untuk melaporkan keberadaan mereka ketika kunjungan. Lokasi beberapa sales bisa kamu akses pada dasbor admin dalam waktu bersamaan secara real-time.
3. Efisiensi biaya operasional: Dengan aplikasi online, sales dapat mempersingkat proses administrasi rutin yang sangat merepotkan. Termasuk juga untuk absen masuk dan pulang, bisa langsung dari aplikasi saja. Jika administrasi rutin bisa dipersingkat, tim sales dapat fokus pada rencana visit dan penjualan. Mereka jadi lebih optimal untuk memperoleh closing sebanyak-banyaknya yang berujung peningkatan penjualan.
4. Minim kecurangan: Aplikasi sales memungkinkan transparansi dalam bekerja. Jika tim sales dikelola dengan buruk, kemungkinan terjadinya korupsi waktu jam kerja, manipulasi klaim, dan tindakan curang lainnya menjadi lebih besar. Jangan biarkan hal ini terjadi, segera beralih ke aplikasi untuk mencegah kerugian perusahaan.

Hadirr memungkinkan perusahaan mengelola keuangan bisnis dengan fitur reimbursement online untuk mengajukan klaim. Tim sales cukup mengunggah bukti transaksi melalui aplikasi dan selanjutnya prosedur klaim berjalan otomatis.

Yang tak kalah penting, Hadirr merupakan solusi efektif untuk memantau presensi anggota sales kamu di lokasi yang sudah ditentukan. Daftar gratis sekarang untuk mencoba demo Hadirr.