Terbaru! Contoh Form Kunjungan Kerja Karyawan Perusahaan

Apakah bisnis Anda bergerak di industri yang mengharuskan karyawan untuk melakukan kunjungan kerja atau perjalanan dinas? 

Jika iya, maka Anda akan membutuhkan contoh form kunjungan kerja, yaitu dokumen penting yang digunakan untuk mencatat semua aktivitas yang dilakukan karyawan saat berada di lapangan atau berinteraksi dengan pelanggan.

Bentuk laporan perjalanan karyawan dapat bervariasi sesuai dengan jenis industri, tujuan kunjungan, dan kebutuhan perusahaan.

Lalu bagaimanakah cara pembuatan laporan dan contoh form kunjungan kerja karyawan yang umum digunakan perusahaan? Simak penjelasan berikut.

Jenis Form Kunjungan Kerja Karyawan

Jenis industri di mana kunjungan karyawan menjadi bagian yang berkaitan erat dengan operasional sehari-hari di antaranya adalah industri yang berinteraksi langsung dengan pelanggan, memiliki aktivitas pengawasan lapangan atau membutuhkan representasi tertentu di luar kantor.

Berikut jenis form kunjungan kerja karyawan berdasarkan industrinya : 

Form kunjungan sales

Perusahaan yang bergerak di bidang pemasaran seringkali mengharuskan karyawannya untuk melakukan kunjungan kerja atau sales visit. 

Contoh profesi yang melakukan kunjungan di industri pemasaran dan penjualan produk : 

• Sales representatives, bertugas membangun hubungan dengan pelanggan potensial, melakukan presentasi produk, hingga negosiasi harga.
• Business development, bertugas mengidentifikasi pasar dan tren industri untuk rencana pengembangan bisnis.
• Marketing, bertugas mempromosikan produk, bisa melalui kerjasama dengan vendor hingga menghadiri pameran dagang.

Maka dalam form kunjungan sales, tekankanlah informasi penting seperti tujuan kunjungan (misal : presentasi produk, negosiasi harga, dan lainnya) dan hasil kunjungan (misal : kesepakatan harga, closing deal, dan lainnya).

Baca Juga: Sulit Closing? Simak 9 Cara Bernegosiasi dengan Pelanggan

Form kunjungan layanan pelanggan (customer service)

Layanan pelanggan penting untuk menjembatani antara perusahaan dan pelanggan. Saat ini ada banyak jenis layanan pelanggan, di antaranya layanan pelanggan berjalan, melalui e-mail dan telepon, melalui live chat, customer self-service, dan melalui komunitas/forum.

Nah, karyawan yang melakukan layanan pelanggan berjalan tentu saja sering berkunjung langsung bertemu pelanggan. 

Contohnya : 

• Customer support respresentatives, bertugas untuk menangani keluhan dan memproses permintaan pelanggan dengan efektif.
• Training specialist, bertugas memberikan pelatihan penggunaan produk dan layanan yang ditawarkan.

Poin penting yang dibutuhkan untuk form kunjungan customer service adalah masalah atau permintaan pelanggan dan tindakan yang ditawarkan oleh karyawan Anda.

Pelajari juga 7 Rahasia Keberhasilan Kunjungan Salesman!

Form kunjungan proyek konstruksi dan real estate

Perusahaan yang bergerak di bidang konstruksi dan real estate mengharuskan karyawan melakukan kunjungan dengan tujuan pengawasan kemajuan pekerjaan serta menangani kendala yang kerap timbul selama pengerjaan proyek berlangsung.

Contoh perjalanan dinas di bidang ini dilakukan oleh : 

• Site engineer, bertugas melakukan inspeksi, pengawasan, dan kelayakan proyek di lokasi konstruksi, serta mendokumentasikan kegiatan.
• Project manager, melakukan monitoring kemajuan proyek dan berkomunikasi dengan stakeholder seperti sub-kontraktor.
• Agen real estate, menemani calon pembeli ke tempat properti dan meninjau penilaian properti.

Contoh laporan manajemen visit yang dibuat tim manajemen proyek mencantumkan status kemajuan proyek, aktivitas yang dilakukan, kendala yang terjadi dan tindakan yang dilakukan.

Pelajari Contoh Slip Gaji Perusahaan Kontraktor!

Form kunjungan audit dan inspeksi

Biasanya bisnis ritel dengan banyak cabang memiliki kegiatan audit dan inspeksi toko (site visit) untuk memantau performa semua toko. Apakah sudah mematuhi standar, prosedur operasional dan peraturan yang berlaku.

Contoh laporan kunjungan toko karyawan untuk audit yang harus memuat informasi mengenai jenis audit yang dilakukan, lokasi yang diperiksa, hasil dan temuan audit, serta rekomendasi untuk perbaikan.

Form kunjungan konsultan

Ada beberapa bidang perusahaan yang menawarkan jasa konsultasi dan karyawannya kerap melakukan kunjungan kerja, seperti : 

• Dalam bidang medis ada konsultan kesehatan, bertugas melayani pasien dan melakukan peninjauan fasilitas kesehatan.
• Dalam bidang pendidikan ada konsultan pendidikan yang menawarkan konsultasi sekaligus pelatihan di lokasi klien atau tempat pelatihan.
• Dalam bidang teknologi ada konsultan IT yang memberikan konsultasi sekaligus menerapkan sistem IT di lokasi klien.

Oleh karena itu, karyawan perlu mencantumkan informasi materi yang diberikan dalam form kunjungannya.

Manfaat Penggunaan Form Kunjungan Karyawan

Penggunaan form kunjungan karyawan tidak sekadar hanya mencatat aktivitas harian yang dilakukan karyawan saat di lapangan, namun juga sebagai instrumen penting berkaitan dengan manajemen dan pelaporan perusahaan.

Adapun alasan pentingnya form kunjungan karyawan adalah : 

Manfaat bagi perusahaan

Form kunjungan karyawan menunjang kebutuhan pelaporan yang diperlukan perusahaan untuk mengelola operasional sekaligus karyawan yang bertugas. Berikut manfaatnya bagi perusahaan : 

• Pencatatan aktivitas yang sistematis. Form tersebut mencatat semua kunjungan yang dilakukan karyawan dengan terstruktur dan akurat, sehingga perusahaan lebih mudah mengelola dan mengawasi operasional perusahaan.

• Monitoring lebih efektif. Perusahaan dapat melihat waktu kunjungan, frekuensi interaksi karyawan dengan pelanggan, dan capaian mereka selama kunjungan.
• Dasar evaluasi kinerja karyawan yang akurat. Form kunjungan karyawan memberikan data yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja karyawan. Misalnya, sales representatives dinilai kinerjanya menggunakan KPI sales berdasarkan laporan kunjungannya.

• Pelaporan yang terdokumentasi dan transparan. Pelaporan yang terdokumentasi menciptakan transparansi dalam operasional perusahaan, mendorong tanggungjawab karyawan dalam bekerja, dan memudahkan audit.

• Peningkatan layanan kepada pelanggan. Melalui form kunjungan, perusahaan mendapat wawasan memahami pelanggan lebih baik, memberikan solusi permasalahan pelanggan lebih cepat, dan meningkatkan standar pelayanan.

Baca Juga: Jenis Komisi Sales dan Contohnya (Webinar Gadjian Academy)

Manfaat bagi karyawan

Sejumlah kemudahan akan dirasakan oleh karyawan melalui form kunjungan mereka, di antaranya : 

• Mengingat detail penting tugas. Pencatatan aktivitas yang jelas memudahkan karyawan memeriksa apa yang sudah mereka lakukan dan memastikan semua tugas di lapangan dijalankan sesuai jadwal dan target.

• Meningkatkan kepatuhan prosedur. Form kunjungan berperan juga sebagai panduan atau checklist kerjaan sesuai kebijakan operasional perusahaan. Menjaga kepatuhan akan menjaga keamanan karyawan dan melindungi reputasi perusahaan.

• Alat evaluasi kinerja pribadi. Catatan kunjungan membantu karyawan mengevaluasi seberapa efektif hasil dari kunjungan mereka dan menganalisis apakah perlu meningkatkan keterampilan dan keahlian tertentu.

• Dasar klaim reimbursement. Tak dipungkiri, adakalanya perjalanan dinas menggunakan uang pribadi karyawan terlebih dahulu, kemudian diklaim penggantiannya (reimbursement). Form kunjungan diperlukan sebagai bukti.

Simak juga Jenis Biaya Perjalanan Dinas Karyawan yang perlu diketahui!

Komponen Utama Form Kunjungan Karyawan

Apa saja yang secara umum harus ada dalam form kunjungan karyawan agar efektif dan informatif?

1. Informasi dasar karyawan

Bagian ini mencakup informasi identitas karyawan yang melakukan kunjungan, seperti nama, jabatan dan departemen, nomor ID (jika ada), dan kontak karyawan.

2. Data kunjungan

Bagian ini memuat informasi tanggal kunjungan dilakukan, waktu mulai dan selesai kunjungan, serta lokasinya. Data ini berguna untuk mengatur jadwal, urutan kegiatan, mengelola durasi, serta mengatur rute perjalanan.

3. Tujuan kunjungan

Tujuan kunjungan harus dibuat dengan jelas supaya kegiatannya bisa lebih terarah dan karyawan tahu apa tujuan yang ingin dicapai dari kegiatan tersebut. Apakah untuk presentasi produk, promosi dagang, inspeksi, diskusi klien, atau pemberian materi.

4. Deskripsi kegiatan dan hasil

Bagian ini berisi tentang detail aktivitas yang dilakukan karyawan, dilengkapi hasil yang berhasil dicapai dari kunjungan. Misal, apakah ada transaksi penjualan, apakah ada temuan yang memerlukan tindak lanjut atau perbaikan.

5. Tindakan lanjut yang diperlukan

Bagian ini diperlukan apabila hasil kunjungan memerlukan langkah-langkah lanjutan yang harus direncanakan untuk meningkatkan kualitas dan memperbaiki temuan kunjungan.

Pada bagian akhir, jangan lupa sertakan tanda tangan karyawan, persetujuan atasan langsung atau supervisor, serta lampirkan dokumentasi tambahan seperti foto dan dokumen yang diberikan pelanggan.

Baca Juga: 4 Syarat Reimbursement yang Wajib Dipenuhi Karyawan

Contoh Form Kunjungan Kerja Karyawan 

Berikut disajikan contoh laporan kunjungan dinas karyawan yang dapat Anda implementasikan dalam bisnis Anda.

Contoh Form Kunjungan Kerja Sales Lapangan

Contoh Form Kunjungan Kerja Pekerja Konstruksi

Baca Juga: Apa Saja Contoh Performance Management? (Seminar HR Gadjian Academy)

Kelola Laporan Kunjungan Kerja Karyawan Otomatis dengan Hadirr

Pembuatan laporan kunjungan kerja karyawan akan menghabiskan waktu yang sangat banyak, apalagi jika harus diisi harian. Tinggalkan cara lama yang serba manual dan beralihlah menggunakan aplikasi manajemen karyawan online seperti aplikasi Hadirr.

Hadirr merupakan sebuah aplikasi absensi online berbasis GPS dan scan wajah yang memiliki sejumlah fitur penunjang produktivitas karyawan juga. Misalnya fitur client visit yang dapat mencatat detail kunjungan kerja sales secara otomatis. 

Jadi, karyawan dapat memasukkan data lokasi, waktu, detail kunjungan, dokumen meeting bersama klien/pelanggan serta menyimpan tanda tangan digital dengan cepat dan mudah.

Dibantu dengan fitur CRM sales, Hadirr dapat digunakan perusahaan sebagai aplikasi monitoring sales juga, di mana segala aktivitas kunjungan dan di setiap sales pipeline dapat dipantau secara online oleh supervisor/manajemen.

Melalui Hadirr, perusahaan akan lebih mudah mengelola efektivitas pekerjaan dan mengelola karyawan sekaligus, sehingga bisnis pun semakin berkembang dengan baik.