Contoh HR Analytics dan Aplikasi Pendukung

Sebagai seorang praktisi HR atau pemilik bisnis tentu seringkali Anda mendengar tentang HR Analytics dan juga melihat beberapa contoh HR Analytics yang telah diterapkan di berbagai perusahaan. Sebenarnya apa yang dimaksud dengan HR analytics dan apa saja perannya?

HR Analytics atau Analisis Sumber Daya Manusia, adalah sebuah alat yang semakin penting dalam dunia manajemen sumber daya manusia. Ini adalah proses pengumpulan, analisis, dan interpretasi data dari laporan HRD perusahaan untuk membantu pengambilan keputusan strategis dalam sebuah organisasi. 

Dalam artikel ini, kita akan membahas mengapa HR Analytics sangat penting, komponen apa saja yang diperlukan, serta memberikan contoh-contoh HR analytics yang konkrit. Selain itu juga akan diinformasikan contoh aplikasi pendukung yang dapat mendukung penggunaan HR Analytics.

Apa Pentingnya HR Analytics?

Baca Juga: Cara Membuat Analisis Data Penjualan dan Contohnya

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, bahwa HR Analytics telah menjadi komponen penting dalam pengambilan keputusan strategis perusahaan. Jika terjadi kesalahan dalam proses analisa sumber daya manusia, dampaknya akan sangat berat bahkan bisa mengganggu tujuan dari perusahaan.

Berikut ini penjelasan lebih lengkap mengenai alasan mengapa HR Analytics penting:

1. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik

HR Analytics membantu organisasi membuat keputusan yang didukung oleh data yang empiris, bukan hanya berdasarkan intuisi atau perkiraan semata. Ini menghasilkan kebijakan dan praktik yang lebih efektif dan efisien.

Perlu diingat, kebijakan strategis untuk pengelolaan karyawan sebagai aset yang paling berharga di perusahaan tidak bisa berdasarkan asumsi saja. Karena dampak yang akan terjadi bisa buruk dan mengacaukan rencana atau target dari bisnis.

2. Optimalisasi Sumber Daya Manusia

Dengan data HR Analytics, perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya manusia, seperti merekrut, mengembangkan, dan mempertahankan karyawan yang sesuai dengan tujuan dan visi perusahaan.

Data yang lengkap dan analisa yang tepat akan menunjukkan pula hasil analisis data untuk HR yang baik serta menghasilkan strategi pengembangan kinerja karyawan agar dapat bertumbuh seiring dengan pertumbuhan perusahaan.

3. Identifikasi Masalah dan Peluang

HR Analytics membantu dalam mengidentifikasi masalah potensial di departemen HR dan peluang yang dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan produktivitas dan kinerja karyawan.

4. Perbaikan Pengelolaan Kehadiran Karyawan

HR Analytics dapat membantu dalam mengelola kehadiran karyawan, yang merupakan aspek penting dalam produktivitas dan kinerja perusahaan. Karena salah satu aspek utama dalam melihat produktivitas karyawan dimulai dari tingkat kehadiran karyawan dan ketepatan waktu karyawan.

Komponen Penting Analisis Data untuk HR

Baca Juga: Cara Ambil Data Absen Fingerprint

Untuk mengimplementasikan HR Analytics dengan sukses, ada beberapa komponen yang diperlukan:

1. Data Karyawan

Data karyawan adalah fondasi dari HR Analytics. Ini mencakup informasi pribadi karyawan, riwayat pekerjaan, kualifikasi, dan sejarah pelatihan. Dalam contoh-contoh data karyawan, Anda dapat mencantumkan:

• Nama: Informasi pribadi setiap karyawan adalah yang paling dasar. Ini termasuk nama lengkap, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Ini adalah data dasar yang dibutuhkan untuk komunikasi internal dan administrasi.

• Usia: Mengetahui usia karyawan bisa penting untuk pengembangan karir dan manajemen tim. Dalam situasi tertentu, usia juga dapat menjadi faktor penentu dalam program-program manajemen karyawan yang khusus.
• Posisi: Data posisi mencakup jabatan atau peran pekerja dalam perusahaan. Ini memberi gambaran tentang peran dan tanggung jawab karyawan dalam organisasi.
• Lama Kerja: Informasi ini mengacu pada berapa lama seorang karyawan telah bekerja di perusahaan. Lama kerja dapat menjadi faktor penting dalam mengevaluasi pengalaman dan kinerja.
• Pendidikan: Data pendidikan mencakup tingkat pendidikan terakhir dan jurusan. Ini bisa menjadi penting dalam pengembangan karir dan penugasan tugas yang lebih spesifik.

2. Data Kehadiran

Data kehadiran adalah aspek yang kritis dalam HR Analytics, terutama karena kehadiran karyawan berdampak langsung pada produktivitas. Setiap bulan HRD wajib memiliki data lengkap kehadiran untuk dibuat laporan HRD perusahaan periodik. Contoh-contoh data kehadiran mencakup:

• Jumlah Hari Kehadiran: Ini adalah jumlah hari kerja yang seorang karyawan hadiri dalam periode tertentu. Data ini berguna untuk menghitung persentase kehadiran karyawan.
• Jumlah Hari Izin, Cuti dan Sakit: Ini mencakup jumlah hari izin, cuti dan sakit yang diambil oleh seorang karyawan, termasuk cuti tahunan, sakit, dan izin lainnya. Hal ini dapat memberikan wawasan tentang pemakaian cuti dan kesehatan karyawan.
• Keterlambatan Rata-rata: Ini mengukur rata-rata waktu keterlambatan karyawan dalam periode waktu tertentu. Data ini dapat membantu dalam mengidentifikasi tren keterlambatan dan mengambil tindakan korektif.

Contoh format laporan bulanan HRD untuk kehadiran,

3. Data Kinerja

Data kinerja membantu organisasi mengukur sejauh mana karyawan mencapai tujuan mereka dan berkontribusi pada kesuksesan perusahaan. Contoh data kinerja mencakup:

• Key Performance Indicators (KPI): KPI adalah metrik yang digunakan untuk mengukur kinerja karyawan. Contoh KPI termasuk penjualan bulanan, produktivitas, atau tingkat kepuasan pelanggan.
• Tingkat Pencapaian Target: Data ini mengukur sejauh mana karyawan mencapai target yang telah ditetapkan untuk mereka. Ini membantu dalam mengevaluasi kinerja individu dalam konteks tujuan perusahaan.
• Umpan Balik dari Atasan: Umpan balik dari atasan merupakan komponen penting untuk penilaian kinerja. Ini mencakup ulasan rutin, penilaian kinerja, dan rekomendasi untuk perbaikan.

4. Data Penggajian

Data penggajian mencakup semua informasi terkait gaji dan tunjangan yang diberikan kepada karyawan. Secara aturan memang lebih baik data penggajian ini dibuat dalam bentuk laporan hrd perusahaan yang menampilkan pula struktur dan skala upah seluruh karyawan.

Contoh-contoh data penggajian mencakup:

• Gaji Bulanan: Data ini mencakup jumlah gaji bulanan yang diterima karyawan. Ini merupakan informasi yang sangat penting dalam perencanaan anggaran perusahaan.
• Bonus: Data bonus mencakup jumlah bonus yang diberikan kepada karyawan sebagai pengakuan atas kinerja mereka. Ini bisa berdasarkan pencapaian target, proyek khusus, atau faktor lain.
• Potongan: Data potongan mencakup segala potongan yang diterapkan pada gaji karyawan, seperti pajak, asuransi kesehatan, atau kontribusi pensiun dan pinjaman atau kasbon karyawan bila ada.

5. Data Masuk dan Keluar Karyawan

Data masuk dan keluar melibatkan informasi terkait rekrutmen dan pengunduran diri karyawan. Di dalam laporan HRD perusahaan wajib mencantumkan seluruh data masuk dan keluar karyawan seperti mencakup:

• Jumlah Perekrutan Baru: Ini mencakup berapa banyak karyawan baru yang telah direkrut dalam periode waktu tertentu. Informasi ini membantu dalam merencanakan onboarding dan pelatihan.
• Alasan Pengunduran Diri: Mengetahui alasan mengapa karyawan mengundurkan diri adalah penting untuk mengidentifikasi isu-isu di tempat kerja dan meningkatkan retensi karyawan. Ini dapat dibuat dari mengumpulkan hasil exit interview.

Contoh HR Analytics

Baca Juga: Cara Memanfaatkan Data Penjualan Perusahaan

1. Analisis Keterlambatan

HR Analytics dapat digunakan untuk menganalisis pola keterlambatan karyawan. Data yang dikumpulkan melalui sistem pelaporan kehadiran dapat digunakan untuk mengidentifikasi waktu dan karyawan yang sering terlambat. Data ini biasanya dianalisis dengan melihat periode waktu tertentu, contoh format laporan bulanan HRD atau 3 bulanan HRD.

Contoh format laporan bulanan HRD untuk keterlambatan atau ketepatan waktu kehadiran kerja,

Analisis data untuk HR ini dapat memberikan wawasan yang berharga tentang akar penyebab keterlambatan, seperti masalah transportasi atau masalah pribadi karyawan. Dengan begitu perusahaan dapat mengambil tindakan korektif untuk membantu meningkatkan disiplin dan kehadiran karyawan.

2. Analisis Kepuasan Karyawan

Mengukur kepuasan karyawan adalah hal yang sangat penting dalam manajemen sumber daya manusia. HR Analytics dapat digunakan untuk mengumpulkan data dari survei kepuasan karyawan secara berkala. Data ini dapat mencakup hasil survei yang melibatkan pertanyaan tentang tingkat kepuasan, area dimana karyawan merasa perlu perbaikan, dan rekomendasi untuk perbaikan.

Dengan menggunakan analisis data kepuasan karyawan, perusahaan dapat mengidentifikasi tren dan pola kepuasan yang mungkin ada. Misalnya, perusahaan mungkin menemukan bahwa karyawan di departemen tertentu cenderung lebih puas daripada yang lain. 

Dengan wawasan ini, perusahaan dapat mengambil tindakan yang sesuai, seperti mengimplementasikan program pelatihan karyawan, meningkatkan fasilitas kerja, atau mengoreksi manajemen di departemen yang memiliki tingkat kepuasan yang lebih rendah.

3. Analisis Produktivitas

HR Analytics dapat digunakan untuk mengukur produktivitas karyawan. Data kinerja individu dapat dikumpulkan dan dianalisis untuk memahami sejauh mana karyawan mencapai tujuan mereka. Data kinerja karyawan ini biasanya juga dipantau secara periodik, dalam format laporan bulanan HRD, 3 bulanan, 6 bulanan bahkan 1 tahun.

Contoh data yang dapat digunakan dalam analisis data untuk HR ini termasuk:

• Output Pekerjaan: Ini mengacu pada seberapa banyak pekerjaan yang diselesaikan oleh karyawan dalam periode waktu tertentu. HR Analytics dapat membantu dalam membandingkan output antara karyawan dan departemen.
• Pencapaian KPI: HR Analytics memungkinkan perusahaan untuk memantau dan mengukur tingkat pencapaian Key Performance Indicators (KPI) oleh karyawan. Jika seorang karyawan tidak mencapai KPI, analisis ini dapat membantu mengidentifikasi masalah dan memberikan solusi.
• Evaluasi Kualitas Kerja: Selain kuantitas, kualitas kerja juga penting. HR Analytics dapat digunakan untuk mengukur kualitas hasil kerja karyawan, misalnya melalui evaluasi oleh atasan atau pelanggan.

Dengan data ini, perusahaan dapat mengidentifikasi karyawan yang berkinerja tinggi dan merencanakan penghargaan atau promosi yang pantas. Di sisi lain, perusahaan juga dapat memberikan pelatihan dan dukungan kepada karyawan yang mungkin memerlukan perbaikan dalam produktivitas mereka.

4. Analisis Pengelolaan Penggajian

Manajemen gaji adalah aspek penting dalam HR Analytics. Analisis data penggajian dapat membantu perusahaan mengelola sumber daya finansial dengan lebih efisien. Beberapa contoh HR analytics dan laporan analisis pengelolaan gaji meliputi, pengeluaran gaji per karyawan, tren kenaikan gaji, pengelolaan bonus dan insentif.

Analisis pengelolaan penggajian membantu perusahaan mengalokasikan sumber daya finansial dengan bijak, menghindari biaya yang tidak perlu, dan memastikan bahwa gaji dan tunjangan sesuai dengan nilai pasar dan tingkat kinerja karyawan.

Aplikasi HRIS Terbaik untuk Dukung HR Analytics: Hadirr

Setelah membaca artikel di atas dari mulai contoh HR Analytics, komponen analisis data untuk HR, dapat disimpulkan HR Analytics adalah alat penting dalam manajemen sumber daya manusia yang membantu organisasi membuat keputusan berdasarkan data. 

Untuk sukses dalam mengimplementasikannya, Anda perlu komponen data yang sesuai dan aplikasi pendukung yang efisien. Dengan Hadirr, aplikasi HRIS terbaik untuk mendukung HR Analytics, Anda dapat mengelola sumber daya manusia Anda dengan lebih baik, meningkatkan produktivitas, dan mencapai tujuan perusahaan dengan lebih efektif.

Dengan begitu, HR Analytics bukan hanya sekadar tren, tetapi merupakan alat penting untuk kesuksesan jangka panjang perusahaan Anda.

Dalam mengimplementasikan HR Analytics, Hadirr adalah alat yang sangat berguna. Hadirr adalah sebuah aplikasi kehadiran karyawan yang dapat membantu Anda mengumpulkan dan mengelola data kehadiran karyawan dengan efisien.

Dengan menggunakan Hadirr sebagai aplikasi pendukung, Anda dapat mengoptimalkan pengelolaan kehadiran karyawan dan membuat analisis HR Analytics yang lebih efektif.