Fungsi dan Jenis Timesheet Kerja Karyawan

Fungsi dan Jenis Timesheet Kerja Karyawan- Sebagai seseorang yang bekerja di divisi HR, pastinya istilah timesheet bukanlah sesuatu yang baru. Lalu apa sih fungsi timesheet sebenarnya? Dan ada apa saja jenis timesheet kerja karyawan?

Di artikel Hadirr kali ini kita akan membahas mengenai jenis-jenis timesheet kerja karyawan. Yuk, simak artikelnya!

Apa itu Timesheet?

Bagi sebagian orang, mereka masih asing dengan istilah timesheet. Timesheet dalam dunia kerja bisa diartikan sebagai suatu alat yang berbentuk fisik atau virtual dan digunakan untuk menghitung jumlah jam kerja karyawan. 

Dengan adanya timesheet ini sangat mempermudah pihak perusahaan khususnya tim HR karena proses perhitungan yang sangat cepat dan akurat.

Karena jumlah waktu kerja karyawan ini, nantinya akan berpengaruh pada proses pembayaran gaji mereka. Maka dari itu, proses ini harus dilakukan dengan sangat teliti dan berhati-hati.

Baca Juga: Cara Membuat Timesheet di Excel Praktis untuk Karyawan

Manfaat Timesheet Kerja Karyawan

Karena dalam proses payroll harus sangat teliti dan tidak ada yang boleh salah sedikitpun, maka dari itu perusahaan banyak yang menggunakan timesheet dengan pertimbangan manfaatnya sebagai berikut:

• Time Management Karyawan : melalui dokumen ini, data waktu datang dan pulang karyawan terekam dengan sangat jelas. Hal ini tentunya semakin mempermudah tim HR untuk melihat dan memantau apakah setiap karyawan bekerja dengan waktu yang sudah ditentukan.
• Memudahkan Payroll : gaji yang dibayarkan kepada karyawan tentunya juga dihitung dari jumlah waktu kerja ataupun kehadiran karyawan itu sendiri. Maka dari itu, timesheet ini sangat memudahkan tim HR dalam menentukan gaji yang akan diterima oleh karyawan berdasarkan waktu kerja yang terekam dalam timesheet.
• Mengetahui Kinerja Karyawan : selain memantau setiap karyawan sudah bekerja sesuai dengan waktu yang ditetapkan, melalui timesheet ini, tim HR juga bisa memantau apakah waktu yang dihabiskan karyawan efektif dalam mengerjakan dan menyelesaikan pekerjaannya.

Jenis-Jenis Timesheet Kerja Karyawan

Menurut bentuknya, timesheet karyawan dibagi menjadi dua, yaitu:

• Jenis Timesheet Hard Copy (Bentuk Kertas)

Jenis timesheet yang pertama adalah timesheet dengan bentuk kertas. Timesheet ini bisa diisi mulai dari harian, mingguan, ataupun bulanan. Sesuai dengan nama dan bentuk yang berupa fisik, timesheet ini juga bisa disebut timesheet hard copy. 

Beberapa tahun lalu, timesheet bentuk ini masih sering digunakan. Namun, timesheet dengan bentuk ini memiliki beberapa kekurangan. Seperti, proses pendataan yang lama karena masih bersistem manual, serta rentan terhadap human error menjadikannya kurang efektif dan efisien untuk digunakan.  Timesheet dengan jenis ini juga sulit disimpan dan memiliki resiko hilang.

• Jenis Timesheet Soft Copy (Bentuk Digital)

Jenis timesheet yang kedua adalah soft copy. Jenis timesheet ini adalah pembaruan dari jenis timesheet hard copy karena memanfaatkan teknologi dalam mengaksesnya. Misalnya, membuat absensi melalui tabel excel. Sehingga dapat memudahkan tim HR dan meminimalisir human error. Timesheet jenis ini mudah disimpan dan bisa diakses kapan saja. 

Sedangkan sesuai fungsinya, timesheet bisa dibagi menjadi tiga. Yaitu:

• Timesheet Kerja Mingguan: Fungsi dari timesheet mingguan ini, biasanya digunakan oleh perusahaan kecil dengan jangka waktu yang singkat. Karyawannya pun, biasanya juga memiliki masa kontrak yang pendek.
• Timesheet Bulanan: Timesheet bulanan ini, biasa digunakan oleh perusahaan yang cakupannya lebih besar. Dengan timesheet bulanan ini, bisa membantu perusahaan untuk memantau kinerja karyawan lebih mudah karena volume yang disimpan akan jauh lebih banyak.
• Pekerja Shift: Timesheet jenis ini dibuat dengan membagi tiga waktu keluar dan masuk sesuai dengan jadwal shift setiap karyawan. Selain itu, untuk timesheet ini dibuat dengan pola setiap dua minggu sekali.
• Pekerja Project: Timesheet ini biasa digunakan saat ada suatu acara atau event yang sedang berlangsung untuk menghitung jam kerja para karyawannya. Biasanya, acara atau project yang dikerjakan berlangsung dalam waktu yang singkat.

Baca Juga: Contoh Timesheet Kerja Karyawan dan Cara Membuatnya

Contoh Timesheet Karyawan

Dibawah ini adalah contoh timesheet yang biasa digunakan karyawan untuk mencatat jumlah jam kerjanya. Biasanya timesheet juga dibuat dalam tabel excel.

Cara Kerja Timesheet

Setelah membahas jenis-jenis timesheet berdasarkan bentuk dan fungsinya, sebagai pemilik usaha, tentunya harus mengetahui bagaimana cara timesheet bekerja. Hal ini dimaksudkan agar pihak perusahaan mengetahui dimana data-data tersebut tercatat atau tersimpan.

Setiap karyawan yang masuk untuk bekerja, setiap harinya mereka akan mencatat data kehadirannya masing-masing. Data kehadiran akan tercatat pada suatu kolom yang tertera.

Proses pencatatan ini, tergantung pada sistem yang ditentukan oleh pihak perusahaan. Ada yang masih menggunakan sistem manual dengan kertas atau fingerprint, dan ada pula perusahaan yang sudah menggunakan sistem digital.

Akan tetapi, seperti yang sudah kita bahas diatas, sistem manual ini memiliki resiko yang cukup besar. Perusahaan akan menyimpan lembaran kertas sebagai dokumen penting. Hal ini memiliki resiko hilang yang cukup besar serta kerusakan seperti basah atau sobek.

Selain itu, menggunakan mesin fingerprint pun juga tidak efisien. Karena, perusahaan akan merogoh kocek lebih besar untuk biaya pemeliharaan. 

Cara manual melalui kertas dan mesin fingerprint tidaklah efisien. Keduanya tidak memiliki fitur sinkronisasi dan integrasi yang memadai sehingga tidak dapat memudahkan tim HR karena mereka harus meng-input data satu persatu saat ingin menggunakan data dan informasi untuk hal lain dari timesheet.

Selain itu, hal ini sangat rentan dimanipulasi karena data kehadiran tidak terpantau secara real time oleh tim HR.

Baca Juga: Timesheet Karyawan : Manfaat dan Contoh Template

Praktis! Kelola Timesheet Online di Hadirr

Data kehadiran karyawan merupakan hal penting untuk sebuah perusahaan. Data ini biasa digunakan untuk menghitung gaji karyawan ataupun menilai performa karyawan. Pengelolaan timesheet secara digital mestinya sudah menjadi pilihan untuk semua perusahaan di era yang modern ini. 

Banyak perusahaan yang menggunakan aplikasi untuk penilaian karyawan karena sistemnya yang jauh lebih efektif dan terintegrasi. Mengingat jika masih menggunakan sistem manual, banyak resiko yang akan semakin menyulitkan tim HR itu sendiri.

Maka dari itu, Tim HR dapat menggunakan dan memanfaatkan aplikasi Hadirr untuk melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan administrasi karyawan.

Hadirr memiliki fitur timesheet online yang memudahkan tim HR mengelola data total waktu bekerja setiap karyawan. Selain itu, Hadirr juga dilengkapi dengan fitur absensi online. Karyawan hanya perlu melakukan selfie, dan data kehadirannya terekam secara real time baik waktu dan lokasinya.

Jika perusahaan Anda juga memiliki karyawan dengan waktu kerja shift, Hadirr bisa membantu tim HR untuk mengelola waktu shift secara otomatis dan online. 

Timesheet ini nantinya akan digunakan sebagai data administrasi karyawan dan tentunya berhubungan dengan payroll dan penilaian karyawan. Tim HR juga bisa memanfaatkan aplikasi Gadjian yang memiliki fitur analisis kinerja karyawan. Anda hanya perlu memasukkan data yang dipunya ke dalam aplikasi, maka sistem akan memberikan jawabannya untuk Anda.

Untuk pekerjaan yang lebih efektif dan efisien Hadirr dan Gadjian memiliki fitur yang selalu bisa menjadi solusi untuk pekerjaan Anda.