Contoh KPI HRD dan Perhitungannya

Menyusun KPI HRD merupakan keterampilan yang harus dikuasai seorang HR di perusahaan. Sebab, skill ini penting dalam manajemen kinerja karyawan, mulai dari menetapkan goals dan target, monitoring, evaluasi, sampai dengan reward.

Sebagai bagian dari tugasnya mengelola kinerja, seorang HRD biasanya menggunakan KPI HRD untuk memantau performa karyawan. Di artikel ini, kami merangkum poin-poin penting terkait penyusunan KPI.

Apa Itu KPI HRD?

Key Performance Indicator (KPI) adalah metrik kuantitatif yang menjadi acuan untuk mengevaluasi perusahaan terhadap kinerja individu atau departemen yang bekerja di perusahaan tersebut. 

Sedangkan, KPI HRD adalah metrik yang digunakan untuk melihat bagaimana HR bisa berkontribusi ke perusahaan. 

Berdasarkan definisi tersebut, KPI untuk HRD mengukur seberapa berhasil staf HR atau HRD manager menjalani strategi perusahaan demi mencapai tujuan yang ditentukan.

Baca Juga: 9 Program Kerja HRD untuk Optimalkan Produktivitas Karyawan

Dengan metrik KPI, perusahaan bisa melihat apakan program kerja yang dijalankan bisa memberi dampak positif terhadap perusahaan.

KPI ini sendiri disusun oleh tim HR dengan persetujuan CEO atau direktur perusahaan yang bersangkutan. Tujuan adanya KPI ini adalah memantau performa setiap karyawan di tim HR, sekaligus menjadi dasar pengambilan keputusan ketika menghadapi situasi di luar kendali.

Poin-poin Penilaian KPI HRD

Employee Net Promoter Score (eNPS)

Metrik eNPS merupakan indikator yang paling gampang dilakukan. Biasanya, eNPS digunakan dalam survei untuk mencari tahu seberapa terikat dan puas karyawan selama bekerja. Kekurangannya, cukup memakan waktu kalau harus survei ke semua karyawan di perusahaan.

eNPS merupakan metrik yang akan menilai kepuasan karyawan berdasarkan tingkat loyalitas dan seberapa besar kemungkinan karyawan merekomendasikan tempat kerjanya pada orang lain. Jika karyawan tidak menyarankan orang lain bekerja di tempatnya, ini bisa jadi masalah bagi perusahaan. 

Kamu bisa mulai dengan pertanyaan simpel, seperti, “Dari skala 0-10, seberapa besar kemungkinan kamu untuk merekomendasikan perusahaan ini pada orang lain?” 

Absensi

Tingkat ketidakhadiran karyawan yang tinggi bisa menjadi indikasi bahwa budaya kerja negatif mulai berkembang. Oleh sebab itu, perusahaan melalui HRD harus memperbaiki masalah ini. 

HRD wajib memantau dengan cermat dan membuat persentase presensi karyawan secara teratur selama sebulan sekali. Setelah itu, ia perlu meninjau strategi dan peraturan baru agar karyawan lebih disiplin.

Training karyawan

Banyak perusahaan tak ragu mengeluarkan biaya untuk program pelatihan kerja karyawan. Meski penting dilakukan, tak berarti kamu harus menginvestasikan banyak dana untuk program training yang kurang sesuai dengan kebutuhan karyawan. Sebaliknya, terlalu sedikit dana yang dikeluarkan juga akan menyulitkan untuk mengelola karyawan. 

Oleh sebab itu, HRD wajib menilai apakah training yang sudah berjalan efektif atau tidak. Sebab jika berhasil dengan baik, training bisa jadi cara efektif untuk meningkatkan skill karyawan dan memunculkan bakat terpendam.

Ketahanan kerja karyawan di suatu posisi

Ketahanan kerja bisa diukur dari lama waktu seorang karyawan di posisi mereka sekarang. Ini berkaitan dengan menentukan waktu terbaik untuk mempromosikan pangkat karyawan tersebut. 

Jika karyawan tidak pernah diberi kesempatan promosi atas kinerja dan prestasinya atau mengubah status kerja, besar kemungkinan ia resign dan mencari perusahaan yang menjanjikan jenjang karier lebih baik. Di samping itu, penilaian ini juga bisa menentukan kapan waktunya membuka rekrutmen baru.

Rata-rata waktu untuk mencapai target

Mengukur rata-rata waktu yang diperlukan seseorang untuk mencapai target kerja bisa menjadi indikator efisiensi kinerja setiap karyawan. Dengan demikian, kamu bisa memberikan rentang waktu tugas sesuai beban kerja si karyawan. 

Jika karyawan berhasil menyelesaikan tugas tepat waktu, pada poin ini bobot nilai yang diberikan pun bagus. Sebaliknya, jika gagal menyelesaikan tepat waktu, kamu harus mencari tahu penyebabnya untuk memberikan solusi terbaik.

Estimasi waktu untuk mengisi posisi kosong

Perusahaan membutuhkan waktu untuk mengisi suatu posisi yang kosong dalam proses rekrutmen. Jika suatu posisi lama kosong, ada beberapa kemungkinan.

Salah satunya, bisa jadi kesalahan pada sumber daya manusia atau manajemen perusahaan. Jadi, kamu bisa menilai apakah manajemen penanganan karyawan bekerja dengan baik atau tidak.

Tingkat kegagalan masa probation 

Sebelum menjadi karyawan tetap, kebanyakan perusahaan melakukan masa percobaan untuk menentukan lanjut/tidaknya karyawan ini di kantor. Lamanya masa percobaan tergantung perusahaan masing-masing, tapi kebanyakan menerapkan masa probation 3 bulan. 

Meskipun ada masa probation, tetap tidak bisa melindungi perusahaan saat terjadi kerusakan yang diakibatkan karyawan berkinerja buruk. Hal ini tak hanya buang waktu, tenaga, dan biaya selama masa percobaan. 

Agar tidak terjadi lagi, kamu harus mencatat kesalahan-kesalahan mereka selama masa percobaan. Tujuannya untuk meminimalisir kegagalan masa probation pada karyawan selanjutnya.

Baca Juga: Simak 8 Rekomendasi Aplikasi HRD Indonesia

Cara Membuat KPI HRD

Ada sejumlah langkah dalam membuat KPI HRD, yaitu: 

• Buat target pencapaian yang ingin diraih dalam periode tertentu, mulai dari bulanan hingga tahunan.
• Buat tolok ukur kuantitatif untuk setiap target kerja yang sudah ditetapkan.
• Breakdown KPI untuk mengetahui anggota yang lebih bertanggung jawab dalam KPI tersebut.
• Evaluasi kembali KPI yang sudah ditetapkan untuk tiap posisi. Caranya bisa dilakukan melalui diskusi secara langsung dengan karyawan di posisi tersebut.

Setelah melakukan 4 langkah di atas, pembuatan KPI HRD dapat dirumuskan dengan memperhatikan setiap target, tolok ukur, dan sumber data. 

Langkah kerja (framework) yang cukup sering digunakan juga bisa kamu pertimbangkan saat menyusun KPI HRD, yaitu framework SMART: 

S (specific): tujuan dalam KPI yang mau dicapai harus spesifik. Misalnya, mengadakan training HR sebanyak 5 kali dalam periode 2022, open recruitment 3 kandidat karyawan baru untuk 2 departemen di perusahaan selama periode 2022, dan sebagainya.

M (measurable): indikator dalam KPI bisa diukur secara kuantitatif. Misalnya, menghitung promotion rate dengan cara membagi jumlah karyawan yang dipromosikan dengan total karyawan. 

A (attainable): tujuan KPI bisa dicapai dan diukur agar hasil sesuai target.

R (relevant): KPI harus relevan dengan target perusahaan dalam jangka pendek ataupun panjang.

T (time-bound): ada batas waktu untuk mencapai tujuan yang telah dibuat sehingga rencana berjalan secara terstruktur.

Baca Juga: 5 Cara Membuat Budget Tahunan HRD

Contoh KPI HRD

Agar lebih paham, berikut ini contoh KPI HRD Excel yang bisa diterapkan.

Berdasarkan contoh KPI HRD tersebut, terlihat bahwa manajer HR berhasil memenuhi target KPI sebanyak 92 dari 100. Dari skor akhir, dapat disimpulkan bahwa poin tingkat “turnover karyawan star” perlu ditingkatkan.

Aplikasi HRD Berbasis Web Terbaik di Indonesia

Pekerjaan administratif seperti pencatatan dan perhitungan KPI bisa menyita waktu seorang HR. 

Agar lebih mudah memantau KPI HRD, gunakan aplikasi HRD berbasis web Hadirr yang memiliki beragam fitur otomatis untuk meningkatkan efisiensi kinerja divisi HR. Salah satunya fitur Absensi Online yang memungkinkan kamu memonitor dan merekap data kehadiran karyawan di banyak lokasi secara real-time.

Hadirr juga terintegrasi dengan aplikasi HRIS Gadjian yang memiliki fitur Analisis Kerja Karyawan. Salah satu fitur unggulan di Gadjian ini menyediakan informasi tentang data kompensasi, demografi karyawan, dan data produktivitas.

Mulai berlangganan aplikasi Hadirr dan Gadjian sekarang dan dapatkan kesempatan khusus untuk berpartisipasi dalam Gadjian Academy. Program training HR ini adalah program gratis seputar manajemen SDM yang dibawakan oleh konsultan berpengalaman.