8 Langkah Menyusun Manpower Planning SDM

8 Langkah Menyusun Manpowering Planning SDM – Sumber daya manusia sebagai tenaga kerja adalah aset paling berharga yang dimiliki oleh perusahaan. Maka dari itu, manpower planning (perencanaan tenaga kerja) menjadi hal yang sangat penting untuk diperhatikan lebih di dalam perusahaan.

Bagaimana tidak, tenaga kerja yang memiliki kemampuan baik akan berperan besar dalam pertumbuhan bisnis.

Manpower planning sudah pasti dan tentu tidak boleh dilakukan secara sembarangan. Perusahaan wajib menyusun strategi manpower planning yang tepat agar seluruh strategi dan target bisnis dapat tercapai secara optimal.

Kemudian muncul pertanyaan, apa itu manpower planning dan bagaimana menyusun & menghitung manpower planning yang tepat?

Pengertian Manpower Planning

Secara harfiah, definisi manpower planning adalah perencanaan tenaga kerja. Secara makna, manpower planning adalah proses dimana perusahaan akan membuat perkiraan atau proyeksi jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan.

Baca Juga: 6 Cara Screening CV yang Efektif bagi HRD

Hal tersebut untuk menyelesaikan target bisnis, tujuan perusahaan ataupun proyek. Perencanaan tenaga kerja ini juga merinci bagaimana dan kapan proses ini dapat dilakukan.

Tujuan Manpower Planning

Tujuan dari disusunnya manpower planning adalah untuk memastikan tersedianya tenaga kerja yang tepat untuk diletakkan dalam susunan organisasi.

Hal ini diperlukan agar seluruh operasional bisnis dapat berjalan lancar dan memastikan tidak adanya blank spot yang akan mengganggu tercapainya visi dan misi perusahaan.

8 Langkah Mudah Menyusun Manpower Planning

1. Ketahui target dan tujuan perusahaan

Bagian pengelolaan sumber daya manusia harus mengetahui apa saja yang menjadi target dan tujuan perusahaan yang sebelumnya telah diturunkan dari visi misi perusahaan.

Sehingga dapat diketahui dan dituliskan apa saja kemampuan ataupun kompetensi tenaga kerja yang perlu direkrut untuk memenuhi target dan tujuan perusahaan.

2. Analisis tenaga kerja saat ini

Setelah mengetahui apa saja target dan tujuan perusahaan, HR dapat mulai melihat ke dalam organisasi yang telah ada. Hitung dan analisis beban kerja setiap tenaga kerja yang ada di dalam organisasi dan bandingkan dengan nilai target dan tujuan perusahaan. Juga dapat dilakukan pengumpulan informasi yang terdiri dari jumlah, gaji, usia, dan posisi/jabatan tenaga kerja saat ini.

Dengan adanya data ini, HR mulai dapat mengetahui kelebihan dan kekurangan tenaga kerja yang ada dan memperkirakan kebutuhan tenaga kerja di masa yang akan datang.

Selain itu, nantinya data ini dapat juga digunakan untuk menyusun program pelatihan dan peningkatan kompetensi tenaga kerja yang ada.

3. Analisis dan tentukan kebutuhan tenaga kerja

Setelah mengumpulkan seluruh data yang ada. Departemen HR mulai mencocokkan ketersediaan tenaga kerja dengan target dan tujuan perusahaan. Apakah dengan kondisi saat ini tenaga kerja telah mencukupi atau harus membutuhkan tambahan tenaga kerja.

Perhatikan juga, apakah kemampuan dan kompetensi tenaga kerja yang ada dapat dimaksimalkan atau membutuhkan tenaga kerja dengan skill khusus. Dengan ini, HR dapat mulai menentukan kebutuhan tenaga kerja yang diperlukan.

4. Perumusan kesepakatan tenaga kerja

Setelah menganalisis dan menentukan kebutuhan tenaga kerja, HR mulai berkoordinasi dengan seluruh pimpinan di lini bisnis dan membuat kesepakatan rencana kebutuhan tenaga kerja selama setahun ke depan. Rencana ini meliputi biaya rekrutmen dan biaya gaji dengan mempertimbangkan kenaikan upah setiap tahun.

Selain itu, rencana ini juga termasuk dengan kenaikan jabatan tenaga kerja lama, pergantian posisi, dan cara untuk mengisi posisi yang kosong jika tenaga kerja sebelumnya telah meninggalkan posisi tersebut.

5. Mulai susun program ketenagakerjaan

Setelah dibuat kesepakatan mengenai jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan, maka departemen HR harus menyusun kerangka program perencanaan tenaga kerja untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja berdasarkan anggaran yang tersedia.

Program ini dapat dalam bentuk rekrutmen tenaga kerja baru, re-position (penempatan ulang) tenaga kerja, pelatihan dan peningkatan kompetensi atau dapat juga program pensiun dini jika hasil analisis terjadi kelebihan tenaga kerja.

Baca Juga: 9 Program Kerja HRD untuk Optimalkan Produktivitas Karyawan

6. Tentukan metode rekrutmen

Setelah rencana program perencanaan tenaga kerja selesai dibuat, selanjutnya untuk kebutuhan tenaga kerja baru akan masuk dalam agenda proses rekrutmen.

HR akan menentukan rencana rekrutmen dan juga metode rekrutmen yang paling tepat berdasarkan tenaga kerja yang dibutuhkan. Terdapat banyak metode yang dapat dilakukan seperti, referensi karyawan internal, job site/portal atau melalui headhunter.

7. Persiapkan program pelatihan tenaga kerja

HR perlu menyusun program pelatihan karyawan / tenaga kerja, hal ini dilakukan untuk mengatasi masalah ketidakseimbangan/kesenjangan kemampuan atau kompetensi yang ada di antara tenaga kerja.

Dengan adanya program pelatihan ini, perusahaan akan menerima dampak positif karena tenaga kerja yang diberikan pelatihan akan mendapatkan peningkatan kemampuan dan pengalaman yang baru, sehingga kualitas kinerjanya akan meningkat.

8. Evaluasi

Setelah melakukan proses sebelumnya, HR harus melakukan evaluasi perencanaan tenaga kerja yang sudah dijalankan apakah sudah efektif atau belum.

Hal yang dapat dijadikan dasar evaluasi adalah, apakah manpower planning atau perencanaan tenaga kerja yang disusun telah berhasil memenuhi target dan tujuan perusahaan atau tidak. Sehingga didapatkan hasil perencanaan sudah baik atau perlu ditingkatkan lagi.

Kerja Cerdik dan Efisien ala HR

Setelah membaca seluruh proses di atas, tentu Anda sebagai seorang HR membayangkan betapa panjang dan rumitnya menyusun program perencanaan tenaga kerja atau manpower planning.

Sedangkan pekerjaan Anda tidak hanya menyusun manpower planning, namun juga mengelola administrasi karyawan, menghitung gaji hingga harus memantau produktivitas karyawan.

Cara cerdik diperlukan untuk dapat membuat pekerjaan Anda tetap efektif dan efisien. Salah satu caranya adalah dengan menggunakan software HR Indonesia untuk mengefisiensikan pekerjaan Anda.

Baca Juga: Simak 8 Rekomendasi Aplikasi HRD Indonesia

Seperti urusan monitor produktivitas karyawan, rekap laporan absensi, lembur dan shift kerja hingga reimbursement karyawan bisa menggunakan aplikasi Hadirr. Sehingga Anda dapat lebih fokus ke hal-hal strategis lainnya dibandingkan beberapa hal administratif.

Jika dengan Hadirr, Anda masih repot dengan urusan perhitungan gaji karyawan, pajak penghasilan karyawan (PPh 21) atau monitoring rekrutmen karyawan. Anda dapat mengkombinasikannya dengan sistem HRD Gadjian.

Seluruh urusan hitung-hitung gaji, pajak, BPJS, lembur karyawan, hingga monitor proses rekrutmen calon karyawan bisa diakomodasi di Gadjian. Anda dapat semakin fokus lagi di hal strategis dan biarkan kombinasi teknologi Hadirr dan Gadjian membantu Anda dalam seluruh urusan administratif.