3 Contoh Penilaian Kinerja Karyawan yang Efisien

Karyawan merupakan aset penting bagi perusahaan. Banyak perusahaan siap menyediakan anggaran yang tak sedikit untuk meningkatkan keterampilan dan performa karyawan.

Di sisi lain, perusahaan juga perlu melakukan evaluasi kinerja karyawan untuk mengetahui ada/tidaknya kendala dalam produktivitas mereka.

Evaluasi bisa dilakukan setiap 3 bulan (triwulan), setiap 6 bulan (semi-annual), atau bahkan setahun sekali. Oleh sebab itu, penting bagi tim HR memahami kriteria dan cara yang digunakan untuk evaluasi.

Manfaat Melakukan Evaluasi Kinerja Karyawan

Evaluasi penting bagi karyawan dan perusahaan. Oleh sebab itu, manfaatnya bisa dilihat dari dua sisi.

Manfaat penilaian kinerja bagi karyawan

• Sebagai dasar pertimbangan untuk promosi jabatan.
• Sebagai pertimbangan kenaikan status karyawan, misalnya dari karyawan kontrak menjadi karyawan tetap.
• Sebagai penentu proporsi insentif atau bonus tahunan.

Baca Juga: 5 Kesalahan Manajemen Kinerja Karyawan yang Sering Terjadi

Manfaat penilaian kinerja bagi perusahaan

• Memahami masalah kinerja yang terkait produktivitas, baik secara personal maupun skala perusahaan.
• Mampu mengambil kebijakan yang tepat tepat terhadap tiap karyawan.
• Mengetahui kebutuhan karyawan sehingga mendorong mereka agar dapat berkontribusi lebih pada perusahaan.
• Mendapat feedback untuk kemajuan perusahaan.
• Sebagai dasar pengambilan keputusan perusahaan.
• Acuan untuk pengembangan perusahaan.

Menentukan kebijakan yang harus diambil oleh HRD, misalnya mengadakan konseling, coaching, atau mengeluarkan Surat Peringatan (SP) bagi karyawan yang bermasalah.

Kriteria Penilaian Kinerja Karyawan

Ada banyak kriteria yang digunakan untu menilai kinerja karyawan. Namun, biasanya hanya beberapa poin penting dan sesuai dengan job description karyawan yang digunakan. Berikut ini beberapanya. 

1. Latar belakang pendidikan

Meski latar belakang pendidikan bukan yang utama, pengetahuan dasar bermanfaat dalam penyelesaian pekerjaan. Jika karyawan berbeda bidang dengan posisi yang digeluti, ia dapat menyesuaikan dengan kursus atau training.

2. Kemampuan beradaptasi

Indikator performa berikutnya adalah kemampuan karyawan beradaptasi di perusahaan. Sebuah perusahaan bisa saja mengalami perubahan, misalnya pergantian manajemen. Karyawan yang baik bisa menyesuaikan diri dengan perubahan ini.

3. Kemampuan mengembangkan potensi pribadi

Karyawan yang mampu menilai kelebihan dan kekurangannya akan meng-update pengetahuan jika dibutuhkan. Beda dengan karyawan yang merasa sudah mampu, ia biasanya sulit menerima pengetahuan baru.

4. Kemampuan berkomunikasi

Dalam perusahaan, seorang karyawan akan harus berinteraksi dengan karyawan lain, baik di divisinya sendiri atau divisi lain. Oleh sebab itu, kemampuan berkomunikasi akan ikut dinilai.

5. Manajemen waktu

Kriteria penilaian kinerja selanjutnya adalah kemampuan karyawan mengatur waktu untuk menyelesaikan tugas. Semua tanggung jawabnya selesai dengan baik dan lancar.

6. Keterampilan untuk menyelesaikan pekerjaan

Memiliki skill sesuai job description adalah salah satu kriteria penilaian yang tak kalah penting. Jika ia mampu menyelesaikan pekerjaan dengan baik, ia bisa bertahan pada posisi sekarang.

7. Kemampuan team work

Team work bukan hanya kesediaan untuk bekerja bersama tim, melainkan sikap sedia sebagai support, menghargai, dan menerima masukan dari tim lain.

8. Kemampuan teknis sesuai deskripsi pekerjaan

Deskripsi pekerjaan merupakan pekerjaan minimal yang harus diselesaikan karyawan. Jika ia tidak mampu mengerjakannya, perusahaan dapat melakukan mutasi ke posisi lain, yang sesuai dengan kapasitasnya. 

Itulah beberapa kriteria penilaian yang menjadi pertimbangan saat evaluasi kinerja karyawan. Selain kriteria di atas, ada juga kriteria-kriteria lain yang biasa digunakan dalam perusahaan, seperti kualitas pekerjaan, kepercayaan diri, dan kecepatan menyelesaikan pekerjaan.

Baca Juga: Cara Membuat Form Penilaian Kinerja Karyawan di Excel dan Word

Cara Melakukan Penilaian Kinerja Karyawan

1. Berikan penilaian yang fair

Evaluasi yang dikatakan fair adalah penilaian sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Perusahaan wajib memberitahukan ketentuan ini saat karyawan pertama kali join. Demikian pula jika ada perubahan ketentuan, perusahaan harus mensosialisasikannya.

Apa saja yang termasuk dalam ketentuan penilaian? 

• Sasaran kinerja yang jelas dan merupakan kesepakatan bersama. Biasanya, karyawan diberi tahu terlebih dahulu dan lanjut tanda tangan kerja jika setuju.
• Hal-hal yang terkait tugas sesuai job description dan uraian jabatan.
• Evaluasi kinerja dilakukan secara tatap muka, yakni antara karyawan dan manajer satu level di atasnya.
• Evaluasi dilakukan secara diskusi sehingga kedua pihak memahami permasalahan dan menemukan solusinya.

2. Objektif

Penilaian kinerja karyawan terkait pencapaian wajib dilakukan berdasarkan fakta. Pembandingnya adalah target dan job description yang diberikan. Adapun yang menjadi pertimbangan objektif, yaitu:

• data pencapaian aktual
• sikap dan perilaku karyawan
• ketegasan sikap
• menggunakan formulir yang sederhana
• sistem yang terstruktur
• kemampuan mengevaluasi pencapaian sendiri

Langkah-langkah Melakukan Penilaian Kinerja Karyawan

Penilaian kinerja tidak bisa dilakukan secara tiba-tiba, harus melalui susunan terlebih dulu agar terarah.

1. Buatlah rencana penilaian kinerja

Perencanaan ini berupa parameter yang harus dicapai oleh karyawan. Biasanya, dilakukan awal tahun. Karyawan harus membaca dan menyetujui tanggung jawab serta beban yang harus dicapai.

2. Siapkan data kinerja atau pencapaian

Untuk pekerjaan kualitatif, dapat dibuatkan tabel penilaian dengan skema kriteria agar mudah diukur. Jumlah poin kriteria bisa disesuaikan dengan kebutuhan.

3. Mulai berdiskusi

Untuk memulai penilaian, atasan memanggil karyawan yang bersangkutan kemudian membahas pencapaiannya. 

Memberikan feedback dengan cara berdiskusi mendorong karyawan untuk menanggapi hasil evaluasi yang cenderung buruk. Jangan lupa berikan saran dan solusi terkait masalah atau kriteria yang harus diperbaiki.

4. Proses penilaian kinerja

Review terhadap hasil kerja disampaikan oleh pimpinan. Selama tahap ini, karyawan berhak menanggapi atau memberi alasan. Jadi, penilaian berjalan dua arah sampai bisa ditarik kesimpulan.

5. Buat laporan penilaian kinerja karyawan

Hasil dari evaluasi harus mendapatkan persetujuan dari karyawan yang kamu evaluasi. Tujuannya hanya sebagai bukti bahwa karyawan memahami apa saja yang harus dilakukan untuk memperbaiki dan meningkatkan kinerja.

Baca Juga: Apa Saja Contoh Performance Management? (Seminar HR Gadjian Academy)

Contoh Penilaian Kinerja Karyawan

Berikut ini beberapa tipe formulir yang digunakan sebagai contoh penilaian kinerja karyawan.

a. Tipe checklist

Formulir evaluasi kinerja seperti ini umumnya berisi penilaian-penilaian dalam pilihan checklist. Nantinya, tim penilai cukup mencentang pilihan tersebut. Tersedia juga kolom komentar di samping kolom ceklis.

b. Tipe skala

Contoh penilaian kinerja tipe skala berisi rentang penilaian terhadap aspek-aspek yang dinilai dari karyawan. Skalanya bisa dinyatakan dengan ‘sangat baik’ hingga ‘sangat kurang’.

c. Tipe campuran

Formulir contoh penilaian kinerja tipe campuran mencakup tipe checklist dan skala, namun dengan tambahan kolom rekomendasi pada satu halaman formulir. Tipe formulir ini lebih sederhana dan cocok untuk memberikan evaluasi kinerja secara menyeluruh.

Baca Juga: Cara Memantau Kinerja Karyawan dengan Aplikasi

Aplikasi Penilaian Kinerja Karyawan

Melakukan evaluasi kinerja secara berkala adalah kegiatan penting bagi perkembangan perusahaan. Oleh sebab itu, banyak perusahaan berinvestasi pada aplikasi monitoring karyawan untuk mengukur kinerja secara objektif. 

Salah satu aplikasi monitoring yang bisa jadi investasi terbaik adalah Hadirr. Aplikasi ini membuat tugas-tugas terkait manajemen HR lebih praktis dari satu dasbor. Contohnya, fitur rekap absensi karyawan, kelola shift kerja dengan mudah, timesheet, dan lembur karyawan secara online dan akurat.

Hadirr terintegrasi dengan aplikasi manajemen KPI karyawan, Gadjian, yang mempermudah HR melihat catatan terkait data karyawan, mulai dari demografi karyawan sampai data produktivitas.

Beralihlah ke Hadirr sekarang agar evaluasi kinerja karyawan lebih mudah dan akurat.