Contoh Membuat SOP Pergantian Shift
Pergantian shift kerja adalah hal yang umum terjadi dalam banyak industri, seperti keamanan, kesehatan, dan manufaktur. Agar proses ini berjalan lancar, perusahaan tentu membutuhkan SOP (Standard Operating Procedure) yang jelas dan terstruktur.
Pentingnya SOP dalam Sistem Kerja Shift
Sistem shift kerja sangat penting untuk operasional perusahaan, terutama di sektor keamanan, kesehatan, dan industri lainnya yang beroperasi 24 jam. SOP dalam pergantian shift memastikan pergantian tugas antar shift berjalan lancar dan efektif, menghindari ketidakteraturan yang dapat mengganggu operasional.
Baca Juga: 15 Tanya Jawab Seputar Jam Kerja: Ketentuan dan Hak Karyawan
Contohnya, pergantian shift perawat yang dilakukan untuk menjaga kelancaran pelayanan kesehatan. Dalam hal ini, SOP penting untuk mencatat kejadian penting selama shift, seperti laporan pergantian shift yang memberikan informasi untuk petugas shift berikutnya.
Bagi perusahaan dengan 3 shift kerja, seperti sektor keamanan, jam kerja security 3 shift harus diatur dengan baik agar operasional berjalan tanpa gangguan. SOP pergantian shift satpam membantu petugas keamanan menjalankan tugas dengan baik, serta mempermudah pengawasan dan menjaga keselamatan perusahaan.
Ketentuan SOP Pergantian Shift
SOP pergantian shift adalah serangkaian petunjuk resmi yang ditetapkan oleh manajemen perusahaan untuk memastikan proses pergantian jadwal kerja antar karyawan berjalan secara sistematis dan efisien.
SOP ini bertujuan untuk memudahkan transisi antar jadwal kerja, memastikan kelancaran operasional, serta menjaga kelanjutan tugas dan tanggung jawab yang terlewat atau belum selesai.
Dengan adanya SOP yang jelas, perusahaan dapat meminimalkan risiko miskomunikasi, kesalahan pengelolaan jadwal, serta memastikan bahwa setiap karyawan memahami prosedur yang berlaku.
Tanggung Jawab
Ada dua pihak utama yang terlibat dalam menjalankan SOP pergantian shift, yaitu:
Perusahaan:
- Menyusun dan memperbarui SOP agar sesuai dengan kebutuhan operasional.
- Memberikan pelatihan kepada karyawan mengenai prosedur pergantian shift yang benar.
- Menyediakan sarana atau aplikasi yang mendukung pengelolaan shift kerja secara efektif.
- Memastikan setiap shift memiliki pengawasan yang jelas untuk menghindari kesalahan.
Karyawan:
- Memahami dan mengikuti SOP yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
- Melakukan serah terima tugas secara jelas kepada karyawan yang menggantikan jam kerja.
- Melaporkan setiap peristiwa atau kejadian penting yang terjadi selama shift kepada karyawan shift berikutnya.
- Memastikan bahwa setiap perangkat atau alat yang digunakan dalam pekerjaan berfungsi dengan baik sebelum menyerahkan tugas.
Contoh SOP Pergantian Shift
1. SOP Pergantian Shift Manual
Pergantian shift manual umumnya melibatkan interaksi langsung antara karyawan yang sedang bertugas dengan pengganti mereka. Selain itu, terdapat pencatatan dalam dokumen yang ditandatangani atau dicatat oleh pihak terkait.
Berikut adalah standar cara membuat pergantian jadwal secara manual untuk jam kerja security 3 shift beserta file untuk mengunduhnya.
1. Briefing Pergantian Shift
- Sebelum pergantian shift, petugas yang akan selesai bertugas wajib melaporkan kondisi terakhir kepada petugas yang akan menggantikan.
- Briefing dilakukan 15 menit sebelum pergantian shift untuk menyampaikan informasi terkait keadaan keamanan, kejadian selama shift, dan instruksi khusus.
2. Aturan Perputaran Jaga
- Terdapat 3 shift kerja. Setiap shift berlangsung selama 8 jam dengan pembagian shift pagi (06.00-14.00), shift sore (14.00-22.00), dan shift malam (22.00-06.00).
- Setiap petugas keamanan wajib mengikuti rotasi shift sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan oleh Manajer Keamanan. Petugas yang bertugas wajib datang 15 menit sebelum pergantian jadwal kerja untuk melakukan serah terima tugas.
3. Ketentuan Atribut
- Setiap petugas wajib mengenakan atribut yang sesuai dengan standar perusahaan, seperti seragam resmi, identitas petugas (ID card), dan perlengkapan keamanan lainnya (senter, walkie-talkie, dll).
- Petugas juga wajib memastikan perlengkapan yang digunakan dalam kondisi baik dan siap digunakan selama bertugas.
4. Alat-Alat yang Digunakan
- Petugas keamanan menggunakan walkie-talkie atau perangkat komunikasi lainnya untuk berkoordinasi dengan petugas lain dan dengan pusat keamanan.
- Petugas juga harus memeriksa dan menyiapkan alat-alat lain yang diperlukan, seperti kunci pos, senter, dan laporan pergantian shift.
Baca Juga: Contoh Surat Tukar Shift Kerja
5. Penempatan Setiap Pos
Penempatan pos untuk setiap shift adalah sebagai berikut:
– Pos Utama (Main Gate): 2 orang petugas, bertanggung jawab untuk memeriksa kendaraan yang masuk dan keluar serta memastikan tidak ada kejadian yang mencurigakan.
– Pos Pintu Masuk Utama (Lobby Entrance): 1 orang petugas, bertanggung jawab untuk memantau pengunjung yang masuk, memeriksa ID dan keperluan pengunjung, serta memastikan bahwa hanya orang yang berwenang yang dapat masuk.
– Pos Keamanan Area Parkir: 1 orang petugas, bertugas memantau area parkir, memastikan kendaraan terparkir dengan aman dan tidak ada kendaraan yang mencurigakan.
– Pos Keamanan Gudang: 2 orang petugas, bertanggung jawab untuk memantau keluar masuk barang dan memastikan tidak ada barang yang dibawa keluar tanpa izin yang sah.
6. Pelaporan
– Setelah selesai bertugas, petugas yang menggantikan shift wajib mengisi laporan pergantian shift dan menyerahkannya kepada petugas yang akan datang pada shift berikutnya. Laporan ini berisi informasi penting mengenai kejadian-kejadian yang terjadi selama shift, permasalahan yang dihadapi, dan kondisi keamanan terkini.
7. Penutupan Shift
– Petugas yang selesai bertugas harus memeriksa kembali semua area yang menjadi tanggung jawabnya, memastikan semua alat dan perlengkapan diserahkan dengan baik kepada petugas berikutnya.
Kendala dalam Pergantian Shift Manual
Meskipun umum digunakan dalam pergantian shift, metode manual sering kali menimbulkan beberapa kesulitan atau kendala, seperti:
- Kesalahan Pencatatan: Pencatatan manual bisa rentan terhadap kesalahan, seperti ketidaksesuaian waktu pergantian atau pengabaian informasi penting yang harus diserahkan.
- Proses yang Lambat: Proses pergantian shift manual bisa memakan waktu lebih lama, terutama jika melibatkan banyak karyawan atau ada tugas yang harus diselesaikan sebelum shift berakhir.
- Keterlambatan atau Kekeliruan dalam Komunikasi: Terkadang, komunikasi antar karyawan yang berganti shift bisa kurang jelas, menyebabkan ketidaksepahaman dalam tugas atau peralatan yang harus dipakai.
2. SOP Pergantian Shift Online
Dengan perkembangan teknologi, banyak perusahaan kini beralih menggunakan aplikasi berbasis HRIS (Human Resource Information System) untuk mempermudah proses pergantian shift, termasuk fitur shift kerja dan absensi online. Metode ini lebih efisien dan dapat mengurangi kesalahan yang sering terjadi pada metode manual.
Prosedur Pergantian Shift Online
1. Pendaftaran Shift:
Karyawan yang bertugas mengakses aplikasi HRIS yang telah disediakan dan melaporkan status pekerjaan mereka secara online sebelum berakhirnya jam kerja mereka.
2. Pengalihan Tugas:
Pengganti yang datang harus memeriksa aplikasi untuk melihat status pekerjaan yang telah dilaporkan oleh karyawan yang sedang bertugas. Semua peralatan dan tugas harus dicatat secara digital melalui aplikasi untuk memudahkan pengelolaan data.
3. Absensi dan Waktu Pergantian:
Karyawan yang berganti jadwal kerja melakukan absensi secara otomatis melalui aplikasi, yang kemudian tercatat dalam sistem secara real-time. Aplikasi akan mencatat jam masuk dan keluar secara otomatis, mengurangi risiko kesalahan pencatatan.
Baca Juga: Contoh Jadwal Shift Kerja Satpam dan Tim Security
Kelola Shift Kerja Karyawan dengan Mudah melalui Hadirr
SOP dalam pergantian shift adalah komponen penting dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan, memastikan setiap karyawan memahami tugas pokoknya dan tugas penggantinya.
Baik dengan sistem manual maupun digital, proses pergantian shift perlu dilakukan dengan cermat dan efisien agar tidak mengganggu produktivitas. Dalam hal ini, penggunaan aplikasi shift kerja dapat memberikan solusi yang lebih modern, efisien, dan akurat.
Dengan aplikasi shift kerja Hadirr, perusahaan dapat mempermudah pengelolaan shift kerja karyawan.
Hadirr menawarkan fleksibilitas dalam pencatatan kehadiran dengan fitur absensi mobile serta pengaturan shift yang dapat disesuaikan dengan kebijakan perusahaan, menghemat waktu dengan otomatisasi pengaturan, serta memberikan dokumentasi digital yang memudahkan pemantauan kinerja karyawan secara real-time.
Yang terpenting, semua proses tersebut dapat dilakukan dengan mudah dan efektif melalui satu platform yang mudah diakses.
Coba Hadirr sekarang dan rasakan manfaatnya!
