Begini Contoh Surat SP Karyawan, HR Harus Tahu

Pemberian surat SP merupakan langkah yang diambil HR atau pemilik perusahaan untuk memberikan teguran kepada karyawan yang dianggap melanggar kontrak. Sebaliknya, adanya surat SP juga bisa menjadi momok menakutkan bagi karyawan.

Dengan kata lain SP karyawan bisa menjadi alat untuk menegakan aturan di perusahaan agar produktivitas kerja tetap terjaga. Namun, membuat surat peringatan kerja tidak bisa sembarangan. Ada ketentuan khusus yang harus dipenuhi.

Nah, sebelum membahas lebih jauh mengenai ketentuan pembuatan surat SP dan contoh surat peringatan karyawan. Ada baiknya Anda memahami terlebih dahulu apa itu surat SP.

Apa itu Surat SP?

Surat peringatan atau SP merupakan surat pemberitahuan formal yang diberikan perusahaan untuk karyawan yang dianggap melanggar kontrak kerja atau merugikan perusahaan. Ini dibuat untuk memelihara perusahaan agar tetap berjalan sesuai dengan sistem.

Nah, agar perusahaan tetap berjalan sesuai sistem yang telah ditentukan, diperlukan aturan khusus untuk menunjang standarisasi pekerjaan karyawan. Namun dalam perjalannya, tidak semua aturan tersebut dipatuhi oleh karyawan.

Baca Juga: Solusi Atasi Karyawan Tidak Disiplin

Maka dari itu, HR perlu membuat SP sebagai teguran bagi karyawan yang melanggar aturan atau melakukan kesalahan yang merugikan perusahaan. Pemberian surat SP karyawan merupakan bentuk pembinaan perusahaan kepada karyawannya sebelum menjatuhkan sanksi berat yaitu pemutusan hubungan kerja (PHK).

Dengan adanya surat peringatan tersebut, diharapkan karyawan bisa melakukan introspeksi diri dan tidak mengulangi kesalahannya. 

Surat peringatan kerja bisa dibuat langsung oleh pimpinan atau divisi Human Resource (HR). Pemberian surat peringatan tidak selalu berakhir dengan pemecatan. Namun, fungsi utama surat SP adalah sebagai teguran agar karyawan memperbaiki dirinya. 

Jika telah beberapa kali SP diberikan namun karyawan tidak kunjung melakukan perbaikan, barulah perusahaan bisa melakukan PHK.

Ketentuan Pembuatan Surat SP Karyawan

Ketentuan pembuatan SP Karyawan telah diatur dalam UU Ketenagakerjaan pasal 161. Merujuk pasal tersebut, berikut ketentuan dalam pembuatan SP untuk karyawan di Indonesia:

1. Jika SP telah diberikan sebanyak 3 kali berturut-turut dan karyawan tetap melanggar perjanjian kerja atau aturan perusahaan, pemilik usaha bisa melakukan pemutusan hubungan kerja terhadap karyawan yang bersangkutan.
2. Setiap surat peringatan kerja masing-masing berlaku paling lama enam bulan atau sesuai ketentuan dalam perjanjian kerja. Dengan kata lain, SP1 akan berlaku selama enam bulan.
   Jika selama enam bulan karyawan masih melanggar aturan, maka akan diberikan SP2. Begitu pula dengan SP3, surat peringatan kerja tersebut akan dikeluarkan jika masa berlaku SP2 telah berakhir dan karyawan masih terbukti melakukan pelanggaran.
3. Masing-masing surat peringatan kerja bisa diberikan secara berurutan atau sesuai ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja.

Format Surat SP Karyawan

Karena termasuk dalam surat resmi, pembuatan surat SP Karyawan juga memiliki format khusus. Berikut format pembuatan surat SP karyawan:

1. Alamat pengirim
2. Tanggal penulisan surat
3. Judul dan nomor surat
4. Isi surat (jabarkan nama dan jabatan karyawan, serta tujuan pemberian surat. Tuliskan juga pelanggaran yang menjadi dasar pemberian surat).
5. Nama dan tanda tangan pengirim

Format surat peringatan karyawan sangat sederhana dan singkat. Penulisan juga harus to the point agar mudah dimengerti dan menghindari salah tafsir.

Baca Juga: Contoh Timesheet Kerja Karyawan dan Cara Membuatnya

Fungsi Surat SP Karyawan

Pemberian SP kepada karyawan tentu memiliki fungsi tersendiri. Adapun fungsi surat SP Karyawan, antara lain:

1. Sebagai teguran

Pelanggaran atau ketidakdisiplinan yang dilakukan karyawan bisa mengganggu produktivitas kerja. Oleh karena itu, perlu diberikan teguran khusus bagi karyawan yang melakukannya.

Pemberian SP merupakan bentuk teguran tertulis agar karyawan menyadari kesalahan diperbuat.

2. Media introspeksi

Selain sebagai teguran tertulis, SP Karyawan juga bisa menjadi sarana agar pekerja melakukan introspeksi. Hal ini penting dilakukan agar perusahaan tidak langsung memberikan sanksi tegas berupa pemecatan.

3. Masa perbaikan

Surat peringatan karyawan memiliki beberapa tingkatan, yakni SP1, SP2, dan SP3. Tiap tingkatan memiliki masa berlaku maksimal enam bulan.

Selama masa berlaku tersebut, karyawan bisa melakukan perbaikan diri. Namun jika kesalahan yang sama masih dilakukan, maka karyawan bisa memperoleh surat SP kedua bahkan ketiga.

Contoh Surat Peringatan Karyawan

Untuk mempermudah Anda dalam membuat surat SP karyawan, berikut contohnya:

a. Surat peringatan karyawan berupa teguran

Perusahaan biasanya mengeluarkan surat SP 1 sebagai bentuk teguran terhadap karyawannya. Berikut contoh surat peringatan karyawan berupa teguran:

b. Surat Peringatan dengan sanksi pemotongan gaji

Dalam beberapa kasus, pemberian surat SP juga bisa disertai dengan pemberian sanksi tambahan sesuai dengan aturan yang disepakati antara karyawan dan perusahaan. Salah satu sanksi tambahan tersebut bisa berupa pemotongan gaji.

c. Surat Peringatan Karyawan Tahap 1

Untuk kesalahan yang tergolong ringan, perusahaan biasanya memberikan surat SP 1 untuk karyawannya. Surat SP1 diberikan agar karyawan bisa memperbaiki kesalahannya dan terhindar dari pemecatan.

Biasanya, surat SP1 diberikan untuk karyawan yang melakukan kesalahan, seperti tidak memenuhi target kerja atau melanggar SOP. Berikut contoh surat SP1:

d. Surat Peringatan Karyawan Tahap 2

Surat peringatan karyawan tahap 2 diberikan ketika pekerja melakukan kesalahan yang sama dan tidak menunjukan perbaikan. Dalam surat ini, biasanya dituliskan pula keterangan sanksi untuk karyawan yang bersangkutan.

Berikut contoh surat peringatan karyawan tahap 2:

e. Surat Peringatan Karyawan Tahap 3

Jika sudah melewati batas masa berlaku surat SP2 dan karyawan yang bersangkutan masih melakukan pelanggaran, maka HR berhak menerbitkan SP3, yang sekaligus menandai pemutusan hubungan kerja. Berikut contoh surat SP3:

Menegakan Disiplin Karyawan dengan Hadirr

Mengelola perusahaan memang sangat kompleks dan tidak mudah. Namun, Anda bisa menyederhanakannya dengan menggunakan aplikasi monitoring karyawan dari Hadirr. Aplikasi ini akan mendukung Anda dalam menegakan kedisiplinan karyawan.

Aplikasi monitoring karyawan Hadirr bisa Anda gunakan untuk mencatat kehadiran karyawan secara digital sekaligus mengotomatisasi perhitungan datanya.

Hadirr juga dilengkapi dengan deteksi lokasi berbasis GPS dan validasi pengenalan wajah. Jadi, karyawan tidak perlu lagi menggunakan mesin presensi manual yang rumit.

Baca Juga: 9 Aplikasi Absensi Jarak Jauh Terbaik untuk Bisnis Anda

Aplikasi absensi Hadirr juga dilengkapi fitur canggih seperti pengaturan shift kerja, absensi digital, timesheet online, hingga pengelolaan lembur. Fitur di dalam aplikasi ini juga mempermudah HR dalam mengelola pengajuan klaim reimbursement.

Teknologi yang praktis dari aplikasi Hadirr akan memudahkan HR dalam menegakan disiplin karyawan. Karyawan pun jadi lebih nyaman dan tetap disiplin bekerja dari mana saja.

Writer: AA