7 Contoh Surat Teguran Karyawan: SP 1 hingga SP 3

Surat teguran karyawan atau surat peringatan karyawan adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis yang dikeluarkan oleh manajemen perusahaan kepada seorang karyawan yang telah terbukti melanggar kebijakan, norma, atau tata tertib yang berlaku di lingkungan kerja. Seperti contohnya karyawan yang tidak masuk sampai berhari-hari tanpa alasan.

Namun yang perlu menjadi catatan, surat tersebut memiliki regulasi dan aturan yang harus diikuti perusahaan. Untuk itu, berikut ada beberapa contoh dan template surat teguran karyawan yang tepat.

Aturan atau Regulasi Pembuatan Surat Peringatan Karyawan

Regulasi mengenai pembuatan surat peringatan karyawan dalam dunia kerja tertuang dalam Undang-undang Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003.

Dalam Pasal 161, berbunyi:

(1) Dalam hal pekerja/buruh melakukan pelanggaran ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama, pengusaha dapat melakukan pemutusan hubungan kerja, setelah kepada pekerja/buruh yang bersangkutan diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut.

(2) Surat peringatan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) masing-masing berlaku untuk paling lama 6 (enam) bulan, kecuali ditetapkan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama.

Jadi, jika sewaktu-waktu dalam proses kerja, karyawan melanggar aturan yang dibuat oleh perusahaan, maka manajemen terlebih dahulu mengeluarkan sebuah surat peringatan kepada yang bersangkutan. 

Ketentuan Pemberian Surat Teguran Karyawan

Mengacu pada landasan regulasi surat peringatan (SP) karyawan di atas, maka berikut hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan SP:

1. Pemberian surat teguran atau SP hanya bisa dilakukan apabila karyawan melanggar poin-poin yang disebutkan dalam surat perjanjian kerja yang awal dibuat.
2. SP yang sudah dikeluarkan berlaku hingga maksimal 6 bulan. 
3. Pihak yang memiliki hak untuk membuat dan memberikan SP adalah divisi yang mengatur pengelolaan Sumber Daya Manusia (SDM) yakni HR atau Human Resource.

Baca juga: Begini Contoh Surat Tugas Lembur yang Benar

Apa Fungsi Surat Peringatan Karyawan?

Surat peringatan atau surat teguran karyawan adalah alat yang digunakan oleh perusahaan atau pengusaha untuk memberikan peringatan atau teguran tertulis kepada seorang karyawan yang dinilai melakukan pelanggaran atau tidak mematuhi peraturan perusahaan. Fungsi utama dari surat peringatan atau surat teguran karyawan adalah sebagai berikut:

1. Memberikan pemberitahuan resmi: Surat peringatan atau surat teguran digunakan sebagai bentuk pemberitahuan resmi kepada karyawan tentang masalah atau pelanggaran yang perlu segera diperbaiki.
2. Meningkatkan kesadaran: Surat teguran bertujuan untuk membuat karyawan menyadari kesalahan atau pelanggaran yang telah dilakukan. Dengan demikian, karyawan menjadi lebih aware dan berhati-hati dalam perilaku mereka di tempat kerja.
3. Mengoreksi perilaku atau tindakan buruk: Surat peringatan membantu memperbaiki perilaku buruk atau pelanggaran tertentu yang dapat merugikan perusahaan atau rekan kerja.
4. Menegakkan disiplin: Surat peringatan adalah bagian dari proses penegakan disiplin di tempat kerja. Dengan memberikan peringatan tertulis, perusahaan menegaskan pentingnya mematuhi peraturan dan kebijakan perusahaan.
5. Dokumentasi dan dasar hukum: Surat peringatan juga berfungsi sebagai dokumen resmi yang mencatat pelanggaran karyawan dan langkah-langkah yang telah diambil oleh perusahaan untuk mengatasinya. Ini dapat menjadi dasar hukum jika tindakan lebih lanjut, seperti pemecatan, harus diambil.
6. Pengingat tentang kebijakan perusahaan: Surat peringatan sering kali mencantumkan kembali kebijakan perusahaan yang telah dilanggar karyawan. Dengan demikian, karyawan diingatkan tentang aturan yang berlaku dan pentingnya untuk mematuhi mereka.
7. Peluang perbaikan: Dalam beberapa kasus, surat peringatan juga memberi kesempatan bagi karyawan untuk memperbaiki perilaku atau kinerja mereka sebelum tindakan lebih lanjut diambil.

Tahapan Surat Teguran Karyawan

Setiap jenis surat peringatan memiliki tingkat keparahan yang berbeda dan biasanya merupakan bagian dari prosedur penegakan disiplin di tempat kerja. Berikut adalah perbedaan umum antara surat peringatan satu, dua, dan tiga:

1. Surat Peringatan Satu

Surat peringatan satu biasanya diberikan sebagai langkah awal dalam proses penegakan disiplin. Ini bertujuan untuk memberikan peringatan resmi kepada karyawan bahwa ada masalah dengan perilaku atau kinerja mereka yang perlu diperbaiki. 

Sebagai teguran pertama, biasanya SP 1 berisi informasi tentang pelanggaran yang telah terjadi, tindakan yang harus diambil karyawan untuk memperbaikinya, dan tenggat waktu untuk mencapai perbaikan tersebut. Surat peringatan satu seringkali masih bersifat pengingat dan tidak berakibat serius jika masalahnya segera diperbaiki.

2. Surat Peringatan Dua

Surat peringatan dua diberikan jika karyawan tidak menunjukkan perbaikan setelah menerima surat peringatan satu. Biasanya, SP 2 lebih tegas dan serius dalam isinya. Surat ini menyatakan bahwa karyawan belum memperbaiki masalahnya dan perusahaan menjadi semakin khawatir tentang dampak negatif yang ditimbulkan oleh perilaku atau kinerja karyawan tersebut. 

SP 2 berfungsi sebagai peringatan yang lebih serius, dan karyawan sering diharapkan untuk mengambil tindakan korektif secara cepat dan signifikan. Biasanya, perusahaan akan memberikan tenggat waktu yang lebih ketat untuk perbaikan atau memberlakukan sanksi lebih lanjut jika perubahan tidak terjadi.

3. Surat Peringatan Tiga

Surat peringatan tiga adalah tindakan disiplin yang paling berat sebelum pemutusan hubungan kerja atau pemecatan. Jika seorang karyawan menerima surat peringatan tiga, ini menandakan bahwa masalah perilaku atau kinerja mereka masih berlanjut bahkan setelah menerima surat peringatan satu dan dua. 

SP 3 biasanya menyatakan konsekuensi serius yang akan dihadapi karyawan jika perubahan tidak segera terjadi, seperti pemutusan hubungan kerja. Proses pemutusan hubungan kerja biasanya diikuti setelah pemberian surat peringatan tiga jika masalah yang mendasari tidak diperbaiki dengan memadai.

Baca juga: Panduan Lengkap: Jenis Surat Dinas yang Perlu Diketahui Perusahaan

Contoh Surat SP 1

1. Contoh Surat Peringatan Karyawan 1 – Tidak Masuk Kerja Tanpa Keterangan

2. Contoh Surat Peringatan Karyawan 1 – Kinerja Buruk

Contoh Surat SP 2

1. Contoh Surat Peringatan Karyawan 2 – Dengan Pemotongan Insentif

2. Contoh Surat Peringatan Karyawan 2 – Pemotongan Gaji

3. Contoh Surat Peringatan 2 – Pembatasan Fasilitas

Baca juga: Contoh Surat Tukar Shift Kerja

Contoh Surat SP 3

1. Contoh Surat Peringatan Karyawan 3 

2. Contoh Surat Peringatan 3

Beberapa contoh surat teguran karyawan di atas bisa Anda jadikan referensi untuk memudahkan dalam pembuatan jenis surat tersebut. Untuk melihat bagaimana performa karyawan, terutama dari segi produktivitas dan kehadiran, Anda bisa menggunakan aplikasi Hadirr dan Gadjian.

Melalui absensi digital yang ada di aplikasi Hadirr, tim HR bisa menganalisis kehadiran karyawan, berapa kali mereka hadir terlambat ataupun absen tanpa keterangan. Berapa kali mereka pulang di jam yang belum ditentukan, hingga pelanggaran lain dalam konteks kehadiran. 

Selain itu, timesheet online juga bisa membantu perusahaan menganalisis produktivitas karyawan. Ada pula fitur shift kerja dan lembur online. Fitur-fitur ini yang bisa membantu perusahaan menilai, apakah karyawan perlu mendapat teguran atau justru intensif.

Di sisi lain, aplikasi Gadjian akan memudahkan tim HR dalam menganalisis kinerja karyawan, hitung tunjangan kehadiran, lembur maupun shift. Dan tak lupa, tersedia pula slip gaji online yang semakin membuat proses kelola SDM jadi lebih cepat dan gampang.

Bagaimana, siap mencobanya?