Begini Contoh Surat Tugas Lembur yang Benar
Untuk memenuhi target bisnis, suatu perusahaan terkadang membutuhkan waktu lembur agar karyawan dapat menyelesaikan target yang belum tercapai.
Pemberlakuan sistem lembur tentu harus dilakukan sesuai peraturan dan ketentuan yang berlaku. Salah satu syarat yang wajib dipenuhi dalam aturan lembur 2023 adalah adanya persetujuan antara pihak manajemen perusahaan dan karyawan.
Persetujuan antara kedua belah pihak membutuhkan dokumen tertulis berupa surat tugas lembur yang harus disepakati pihak karyawan dan perusahaan.
Dalam hal ini, membuat surat tugas lembur karyawan menjadi salah satu tugas HR yang wajib dipenuhi. Nah, sudah tahukah Anda bagaimana cara membuat surat tugas lembur yang baik dan benar?
Pada artikel kali ini, kami akan memberi contoh surat tugas lembur yang benar beserta cara membuatnya.
Cara Membuat Surat Tugas Lembur
Berikut ini beberapa langkah yang harus diperhatikan dalam membuat surat lembur
1. Kop atau kepala surat
Langkah pertama dalam membuat surat perintah lembur adalah kop atau kepala surat. Komponen ini baiknya jelaskan nama perusahaan Anda, logo perusahaan, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lain yang bisa dihubungi.
Ini sebagai keterangan agar penerima surat tahu dari perusahaan atau lembaga mana surat tersebut dikeluarkan.
2. Tentukan judul surat
Langkah selanjutnya tuliskan judul surat. Judul merupakan komponen penting karena mewakili isi surat yang akan diberikan.
Baiknya cantumkan “Surat Tugas Lembur” sebagai judul letakkan pada posisi tengah dengan font yang besar dan tebal.
3. Buatlah salam pembuka pada awal paragraf
Setelah menjelaskan identitas perusahaan, menulis surat resmi harus diawali dengan salam pembuka.
Salam pembuka, menjadi komponen yang tidak boleh dilewatkan. Buatlah kalimat pembuka berupa salam yang sopan, seperti “Dengan hormat”, lalu dilanjutkan dengan menjelaskan tujuan dari surat Anda.
4. Jelaskan tujuan anda
Setelah memberikan salam pembuka pada surat tugas lembur, baiknya jelaskan tujuan Anda memberikan surat tersebut.
Akan lebih baik jika Anda juga menjelaskan kendala apa yang terjadi sehingga memerlukan adanya tambahan jam lembur.
5. Jelaskan identitas penerima surat
Dikarenakan surat tugas lembur tergolong dalam surat perintah, maka identitas penerima surat menjadi komponen terpenting.
Anda harus menuliskan secara jelas identitas karyawan yang akan diberi tugas untuk melakukan kerja lembur. Baiknya sebutkan nama karyawan yang akan menerima tugas lembur serta jabatan dan departemen karyawan tersebut.
6. Jelaskan rincian tugas lembur
Langkah selanjutnya, jelaskan rincian tugas lembur mulai dari tanggal pelaksanaan lembur, waktu pelaksanaan lembur (mulai dan berakhir), deskripsi singkat pekerjaan yang harus dilakukan selama lembur. Anda bisa menjelaskan. Penjelasan mengenai rincian tugas lembur ini sangat penting untuk karyawan, agar mereka dapat memperhitungkan untuk menyetujui tugas lembur dari Anda atau tidak.
7. Buatlah penutup surat
Penutup surat baiknya berikan penegasan harapan atas kerja sama dan dedikasi karyawan dalam menyelesaikan tugas lembur dengan baik. Buatlah kalimat penutup dengan bahasa yang yang ringkas dan jelas.
8. Beri tanda tangan dan nama terang
Setelah memberi kalimat penutup, komponen yang juga penting dalam surat perintah lembur adalah tanda tangan dan nama terang.
Baiknya beri tanda tangan dan nama terang terkait pihak-pihak yang terlibat seperti: pembuat surat (supervisor), yang menyetujui surat (manajer), dan mengetahui (manajer HRD).
Baca Juga: 6 Alasan Karyawan Lembur yang Perlu HR Cermati
Contoh Surat Tugas Lembur yang Baik dan Benar
Setelah mengetahui cara membuat surat tugas lembur, berikut ini adalah contoh surat perintah lembur word yang baik dan benar.
Contoh data lembur karyawan di atas dapat Anda jadikan referensi untuk memberikan surat perintah lembur pada karyawan Anda.
Baca Juga: Kalkulator Perhitungan Lembur Karyawan yang Tepat
Kelola Lembur Lebih Efektif dan Efisien dengan Hadirr
Kita tahu bahwa tugas HR memang tidak sedikit. Tidak hanya mengelola jadwal lembur, tetapi juga mendistribusikan tugas lembur pada karyawan dan memastikan agar kegiatan lembur dapat terlaksana dengan baik.
Sistem pengelolaan lembur yang efektif akan membantu kinerja tim HR menjadi lebih mudah. Dengan aplikasi Hadirr, Anda dapat membuat surat perintah lembur lebih mudah, dengan sistem pendistribusian secara online. Anda jadi tidak perlu membuat surat perintah lembur excel secara manual lagi.
Aplikasi catatan lembur kerja Hadirr memiliki keunggulan dalam banyak hal. Hadirr memiliki Fitur kelola lembur, yang akan memudahkan Anda dalam mengatur jadwal lembur karyawan.
Kini mengelola jadwal lembur tidak perlu menggunakan excel karena Anda dapat mengelola jadwal lebih mudah melalui aplikasi Hadirr. Anda hanya perlu memasukkan data karyawan yang ditugaskan untuk lembur.
Hadirr juga dilengkapi dengan fitur kelola shift kerja dan absensi online. Fitur Kelola shift kerja dapat memudahkan Anda dalam mengoordinir dan membagi karyawan sesuai kebutuhan shift yang berlaku di perusahaan Anda.
Sedangkan fitur Absensi online dapat membantu Anda mencatat kehadiran karyawan secara akurat dan efisien. Dengan Hadirr pengelolaan karyawan jadi lebih terorganisir.
Tak hanya pengelolaan jadwal lembur karyawan, kini pengelolaan gaji karyawan juga dapat dilakukan dengan sangat mudah melalui aplikasi Gadjian. Gadjian memiliki fitur kelola upah lembur dan slip gaji karyawan dengan akurat.
Dengan fitur ini, Anda dapat menghitung upah lembur karyawan secara otomatis sesuai dengan peraturan yang berlaku. Anda juga dapat menggabungkan dengan gaji bulanan beserta pajak PPh dan tunjangan.
Semua dapat dihitung secara otomatis dengan hasil yang akurat, karena menggunakan kalkulator otomatis. Slip gaji karyawan juga akan secara otomatis masuk pada akun masing-masing karyawan.
Dengan Hadirr dan Gadjian, pengelolaan karyawan jadi terasa lebih mudah, efektif dan efisien. Yuk daftar sekarang, konsultasi gratis dengan klik di bawah ini!
