Cara Membuat dan Contoh Laporan Absensi Karyawan
Pelacakan kehadiran dan perhitungan waktu kerja karyawan merupakan tugas utama dari divisi HR. Hal ini untuk memastikan bahwa semua karyawan melakukan kewajibannya dan perusahaan sudah mematuhi berbagai regulasi.
Laporan kehadiran karyawan diperlukan agar mempermudah HR dalam melacak kehadiran karyawan. Laporan ini menunjukkan rekap kehadiran karyawan dalam periode tertentu : harian, mingguan hingga tahunan.
Sepanjang tahun, HR terus berkutat dalam perhitungan hari libur, izin cuti dan berbagai bentuk ketidakhadiran lainnya untuk membuat laporan absensi karyawan.
Namun sayangnya, banyak perusahaan yang belum bisa membuat laporan kehadiran karyawan secara rapi dan baik.
Tanpa adanya sistem absensi karyawan dan sistem pelaporan kehadiran yang baik, maka sulit bagi HR untuk melacak waktu dan kehadiran karyawan.
Di bawah ini akan dijelaskan pentingnya laporan absensi bagi perusahaan beserta 3 contoh laporan absensi karyawan yang bisa diaplikasikan di perusahaan Anda. Simak selengkapnya.
Mengapa Laporan Absensi Karyawan itu Penting?
Banyak fungsi dari absensi kehadiran karyawan bagi keberlangsungan bisnis, oleh sebab itu laporan absensi karyawan menjadi penting dan tidak boleh ada kesalahan agar hasilnya akurat.
1. Memastikan Operasional Perusahaan Dijalankan dengan Benar
Informasi yang dimuat dalam gaya pelaporan kehadiran karyawan menentukan apakah bisnis sudah dijalankan pada jalur yang benar atau malah memerlukan evaluasi.
Anda bisa mengetahui apakah operasional perusahaan sudah berjalan baik dari informasi jumlah kehadiran karyawan setiap harinya, jumlah karyawan yang lembur dan hari-hari apa saja yang menjadi masa musim cuti karyawan.
2. Mengetahui Produktivitas Karyawan
Laporan absensi karyawan membantu Anda mengidentifikasi karyawan mana yang datang lebih awal, tepat waktu dan yang konsisten terlambat. Selain itu juga membantu melacak siapa yang sering mangkir kerja tanpa alasan yang valid.
Jenis informasi ini membantu dalam pengambilan keputusan tentang karyawan mana yang sudah sesuai dengan standar perusahaan, yaitu terkait reward dan promosi jabatan.
3. Memastikan Upah Karyawan Diberikan dengan Tepat
Laporan kehadiran karyawan menjadi pedoman bagi perusahaan dalam memenuhi hak karyawan, yaitu pemberian gaji yang tepat waktu dan tepat jumlah sesuai beban kerja mereka.
Laporan absensi harian karyawan yang berantakan tidak memberikan informasi yang akurat terkait kehadiran, ketidakhadiran dan lembur karyawan. Hal ini berdampak fatal pada pembengkakan biaya operasional perusahaan.
Baca Juga: Pentingnya Aplikasi HRD Berbasis Web di Era Digital
Kegunaan Laporan Kehadiran Karyawan
Setelah mengetahui pentingnya penyusunan laporan kehadiran karyawan yang baik bagi perusahaan, berikut disajikan kegunaan laporan tersebut :
Menandai Waktu Kedatangan dan Pulang Karyawan
Karyawan wajib melakukan absensi clock-in dan clock-out mereka. Dengan ini bisa diketahui siapa yang datang tepat waktu, terlambat, pulang lebih cepat hingga yang sering lembur.
Karyawan yang memiliki kedisiplinan tinggi tentu lebih cepat mendapatkan promosi jabatan.
Menghitung Jumlah Waktu Kerja Karyawan
Rekapitulasi periodik laporan kehadiran karyawan yang baik memudahkan Anda untuk menghitung total waktu kerja yang dihabiskan karyawan.
Anda bisa menganalisis waktu kerja tersebut terhadap capaian target kerja karyawan, sehingga untuk selanjutnya Anda bisa mengelola dan mengalokasikan dengan tepat beban kerja yang mereka emban. Produktivitas karyawan pun akan meningkat.
Melacak Jumlah Hari Ketidakhadiran Karyawan
HR harus mampu mengelola jumlah kehadiran karyawan tetap stabil agar ketidakhadiran mereka tidak mengganggu operasional perusahaan.
Pengelolaan ini berpedoman pada data jumlah hari tidak hadir karena alpha, izin sakit, cuti, dinas dan libur.
Apalagi setiap tahun selalu ada masa musim cuti karyawan, data tersebut jadi acuan dalam prioritas pemberian cuti karyawan.
Pedoman Perhitungan Gaji dan Tunjangan
Jumlah kehadiran karyawan setiap bulannya menjadi acuan dalam perhitungan gaji. Dalam slip gaji biasanya disertai dengan data lembur dan ketidakhadiran sehingga karyawan dapat mengetahui bahwa jumlah upah yang mereka terima sudah sesuai dengan jam kerja mereka.
Contoh Laporan Absensi Karyawan
Agar proses pembuatan laporan absensi karyawan dapat dilakukan dengan benar, berikut contoh laporan excel absensi karyawan mingguan, bulanan dan tahunan yang dapat Anda unduh, aplikasikan dan modifikasi sesuai kebutuhan :
- Download contoh laporan absensi karyawan mingguan
- Download contoh laporan absensi karyawan bulanan
- Download contoh laporan absensi karyawan tahunan
Keuntungan Membuat Laporan Absensi Karyawan Secara Online
Penjelasan di atas merupakan sistem pelaporan kehadiran pada perusahaan yang masih menerapkan sistem absen manual karyawan.
Rekap absensi mingguan, bulanan dan tahunan memerlukan input manual untuk membuat laporan absensi karyawan XLS yang telah diberi template dan rumus tertentu.
Input manual memiliki kekurangan yaitu risiko kesalahan input dan perhitungan. Absen kantor manual tidak efektif dilakukan karena memerlukan banyak kertas absensi yang berisiko rusak dan hilang.
Pendataan absensi pun merepotkan manajer tiap divisi karena harus menghitung kehadiran anggota tim mereka untuk keperluan pelaporan pada HR.
Oleh karena itu, terciptalah terobosan terbaru dimana pencatatan kehadiran dan rekapannya dapat dilakukan secara online melalui aplikasi absensi.
Keuntungan membuat laporan absensi karyawan secara online adalah :
- Data absensi disimpan secara otomatis dan bisa diakses secara online kapan pun diperlukan. Data tersimpan aman dalam sistem cloud terpercaya.
- Memudahkan pengajuan izin kerja dan pengelolaan lembur.
- Menampilkan jadwal kegiatan karyawan.
- Meminimalisir kecurangan dalam pencatatan kehadiran.
- Hemat biaya operasional dan penggunaan kertas.
- Efisiensi tenaga dan waktu kerja HR
- Rekap laporan kehadiran otomatis tanpa perlu lagi membuat laporan absensi karyawan Excel.
- Dapat diakses perusahaan dan karyawan karena hanya memerlukan perangkat ponsel dan koneksi internet.
Mudahkan Pembuatan Laporan Kehadiran Karyawan Otomatis dengan Hadirr
Agar perusahaan Anda dapat mengelola kehadiran karyawan dengan mudah, Anda bisa mengandalkan Hadirr, software kehadiran terbaik di Indonesia.
Kemudahan yang Anda dapatkan dengan menggunakan Hadirr adalah memangkas waktu yang Anda habiskan dalam mengurus absensi dan rekap manual kehadiran.
Hadirr memiliki fitur utama yaitu fitur e-absensi yang memungkinkan karyawan untuk mencatatkan kehadiran mereka dari jarak jauh.
Baca Juga: Absensi Berbasis GPS, Solusi Terbaik Kelola Kehadiran Karyawan
Fitur absensi digital ini didukung teknologi GPS dan biometrik face recognition, sehingga HR dapat memantau waktu clock in dan clock out karyawan serta melacak keberadaan mereka.
Pengelolaan izin ketidakhadiran pun bisa dilakukan melalui aplikasi. Terakhir, database Hadirr bisa diintegrasikan dengan sistem Payroll Gadjian untuk mengelola perhitungan upah karyawan secara otomatis dan akurat.
Dengan menggunakan Hadirr, bisnis Anda bisa berfokus pada peningkatan kualitas kinerja karyawan.
Kerepotan akibat kegiatan repetitif dalam penghitungan kehadiran dan penggajian karyawan bisa diminimalisir. Mari beralih menggunakan Hadirr untuk memudahkan pekerjaan Anda!
Writer: Yosie Rizkha Amaf