Tips Memilih Presensi Online Karyawan

Sudahkah perusahaan Anda menerapkan sistem presensi online untuk mencatatkan kehadiran karyawan? Sebab, saat ini presensi online menjadi metode presensi termutakhir dari sistem presensi yang sudah ada seperti fingerprint, kartu hingga sistem password. 

Presensi online adalah sebuah sistem perangkat lunak yang mampu melakukan tata kelola data kehadiran karyawan.Jika perusahaan Anda memiliki karyawan mencapai ratusan hingga ribuan orang serta tersebar di berbagai cabang, maka sistem presensi online karyawan berbasis aplikasi sangat diperlukan bagi perusahaan.

Baca Juga: Sistem Absen Karyawan Harian di Perusahaan

Mengapa Perlu Beralih Menggunakan Presensi Online?

Untuk beralih dari sistem presensi lama, Anda perlu tahu apa yang menyebabkan presensi online sangat disarankan untuk digunakan. Berikut alasan mengapa presensi berbasis internet dibutuhkan perusahaan Anda :

Praktis dan Mudah Digunakan

Kata siapa presensi digital akan bikin ribet? Mencatatkan kehadiran pada aplikasi justru praktis banget, bisa dilakukan oleh siapa saja, bahkan untuk mereka yang masih belum familiar dengan teknologi. Sebab, aplikasi presensi online dirancang dengan user interface yang menyesuaikan karyawan berbagai usia. 

Rekapitulasi Jadi Lebih Mudah

Dengan melakukan presensi secara online, Anda sudah terlepas dari aktivitas rekap manual data kehadiran, ketidakhadiran hingga keterlambatan karyawan. Hal ini disebabkan sistem online akan melakukan rekapitulasi secara otomatis dan akurat, terlebih penyimpanannya pun juga aman. 

Menghemat Pengeluaran Perusahaan

Aplikasi presensi ini akan menghemat budget perusahaan Anda untuk pengadaan mesin presensi, misalnya mesin fingerprint. Bayangkan saja, berapa banyak biaya yang harus Anda siapkan untuk membeli mesin tersebut. Presensi digital hanya membutuhkan smartphone saja. Karyawan cukup download presensi online di smartphone masing-masing.

Memangkas Proses Birokrasi

Serunya sistem kehadiran online, Anda bisa mengandalkan menu shortcut untuk melakukan kegiatan kepersonaliaan, misalnya pengaturan shift, pengajuan klaim, hingga approval dan reject. Proses birokrasi yang terpangkas ini jelas saja akan menghemat waktu Anda.

Mendukung Retensi Karyawan

Melakukan retensi karyawan menunjukkan bagaimana perusahaan memudahkan karyawan dalam bekerja dan membangun budaya organisasi yang humanis. Presensi dengan sistem online menjadi salah satu metode retensi karyawan yang tepat. Sebab, tidak hanya membantu mempertahankan karyawan dari segi kehadiran, namun juga performa mereka. 

Baca Juga: Contoh Absensi Online Melalui Google Form dan HP Karyawan

Tips Memilih Aplikasi Presensi Online Karyawan

Itulah sederet keuntungan yang akan Anda peroleh saat menerapkan presensi berbasis online, Lalu, bagaimana memilih aplikasi presensi terbaik untuk perusahaan?

Berikut sejumlah tips yang bisa Anda pertimbangkan sebelum memilih aplikasi presensi karyawan online :

Aplikasi Memiliki Fitur yang Lengkap

Pilihlah aplikasi yang memiliki fitur lengkap (tidak hanya presensi saja) untuk mempermudah Anda dan karyawan dalam urusan administrasi kepersonaliaan, seperti melihat laporan kehadiran, slip gaji hingga pengajuan klaim. Memiliki aplikasi fitur lengkap tidak akan memusingkan Anda akibat terlalu banyak sistem.

Terintegrasi dengan Sistem Payroll

Sudah seharusnya data kehadiran dan payroll saling terintegrasi satu sama lain, agar otomatisasi data tidak “tanggung”.Aplikasi yang didukung fitur payroll lebih disarankan untuk dipilih karena perhitungan gaji berdasarkan data hadir, cuti, dan lembur akan otomatis dilakukan. Kesalahan perhitungan pun bisa diminimalisir.

Didukung Layanan Mandiri Karyawan

Kemajuan teknologi turut berkontribusi terhadap pengembangan presensi digital yang mendukung hadirnya layanan mandiri karyawan atau fitur Employee Self-Service (ESS).Karyawan dapat mengakses dan mengedit data pribadi mereka hingga mengajukan permintaan izin maupun cuti via aplikasi.

Memiliki Sertifikasi SSL untuk Keamanan Data

Alasan banyak perusahaan masih ragu menggunakan aplikasi kehadiran online berkaitan dengan keamanan data karyawan. Nah, pastikan aplikasi absensi online yang Anda pilih sudah menggunakan Security Socket Layer (SSL) untuk perlindungan data karyawan. Sehingga autentifikasi data lebih terjamin dan tidak gampang dimodifikasi oleh pihak lain.

Sesuai untuk Berbagai Tipe Smartphone

Jangan lupa untuk memastikan apakah aplikasi yang akan Anda pilih bisa digunakan pada berbagai smartphone atau hanya untuk spesifikasi tertentu aja.Hal ini untuk memastikan tidak adanya kejadian aplikasi tiba-tiba tidak bisa diakses dan fitur yang tidak bekerja dengan baik.

Biaya Terjangkau dan Ada Layanan Bantuan

Sesuaikan pilihan aplikasi dengan budget perusahaan Anda. Pilihlah yang terjangkau dan kualitas layanannya pun sudah diakui terbaik.Sebelum memutuskan, Anda bisa manfaatkan free-trial yang disediakan aplikasi. Jika menemui kendala, akan ada layanan konsultasi tersedia kapan pun dibutuhkan.

Nikmati Layanan Lengkap Hadirr sebagai Aplikasi Presensi Karyawan

Setelah mengetahui tips memilih aplikasi presensi online, manakah kira-kira aplikasi yang ingin Anda coba? Sebagai rekomendasi, Anda bisa memilih aplikasi presensi absen online Hadirr untuk membantu Anda.

Hadirr menawarkan fitur unggulan sistem presensi online. Karyawan bisa melakukan presensi dengan mengambil gambar wajah mereka menggunakan smartphone masing-masing. HR tinggal approve bukti kehadiran mereka. Fitur ini cocok sekali untuk perusahaan yang memberlakukan remote dan WFH.

Baca Juga: Pentingnya Aplikasi Presensi Online Karyawan bagi Perusahaan

Di samping itu, Anda akan mendapatkan berbagai kemudahan karena Hadirr didukung fitur yang lengkap. Anda bisa membuat to-do-list karyawan dan berbagi tugas dengan fitur timesheet online, melakukan pengaturan pola jam kerja otomatis dengan fitur shift kerja hingga mengajukan klaim praktis dengan fitur reimbursement online.

Aplikasi absensi Hadirr sudah seharusnya membantu dorong perubahan dalam pengelolaan karyawan di perusahaan Anda. Cara mengunduh hingga penggunaannya pun mudah. Anda bisa uji coba layanan Hadirr untuk tahu lebih lanjut.

Writer: Yosie Rizkha Amaf