Kumpulan Format Rekap Absensi Karyawan Excel
Dengan adanya rekap absensi karyawan excel, sudah tentu akan memudahkan manajemen dan juga para team leader dalam memonitor dan menganalisa produktivitas tim. Sehingga berbagai inisiatif untuk mengevaluasi dan meningkatkan produktivitas tim dapat dibuat menjadi strategi yang tajam, efektif dan juga efisien.
Selain berkontribusi dalam membuat strategi yang efektif dan efisien, dengan adanya rekap absen bulanan, HRD akan lebih mudah dalam menghitung gaji karyawan setiap bulan. Karena biasanya terdapat komponen tunjangan berdasarkan kehadiran dalam gaji karyawan. Untuk itu dibutuhkan format rekap absensi karyawan excel yang mudah dibaca dan dimengerti.
Perlu diketahui, rekap absen bulanan karyawan merupakan data penting yang perlu dijaga, baik kerahasiaannya maupun keadaannya. Jika terjadi kerusakan, kehilangan hingga ketidakamanan data, maka akan mengganggu proses analisa dan evaluasi produktivitas karyawan. Bahkan, dapat mengubah nilai upah atau gaji karyawan.
Tentu Anda telah mencari banyak sumber di internet untuk membuat rekap absensi di MS excel. Dalam artikel ini, kami rangkum beberapa contoh rekap absensi karyawan dalam format excel yang dapat Anda gunakan menyesuaikan dengan kondisi perusahaan jumlah karyawan dan pola kerja yang diterapkan.
Contoh rekap absensi karyawan excel 1
Contoh rekap absensi karyawan yang pertama dalam format excel bisa menggunakan cara standar manual yang berisikan kolom nama, tanggal hari kerja dan juga status kehadirannya. Silakan lihat contoh di bawah ini,
Baca Juga: Rekap Absensi Karyawan Lebih Akurat dengan Aplikasi Ini
Dalam contoh rekap absensi karyawan excel pertama ini, Anda hanya menuliskan tanggal dan hari kerja saja ke dalam excel. Tidak perlu memasukkan hari istirahat kerja karyawan. Dalam contoh ini, tidak ada Hari Sabtu dan Minggu.
Dengan format seperti ini biasanya lebih memudahkan HR menghitung langsung berapa jumlah kehadiran karyawan di hari kerja dan langsung mengabaikan hari istirahat kerja.
Untuk mengisi kolom kehadiran di tanggal bisa menggunakan simbol “X” untuk tidak masuk kerja dan “V” jika masuk kerja. Kemudian masukkan format hitung otomatis di kolom jumlah kehadiran dengan menggunakan rumus “Countif”.
Contohnya untuk karyawan A, di kolom jumlah kehadiran masukkan rumus =countif(C4:V4,”V”).
Contoh rekap absensi karyawan excel 2
Contoh rekap absensi karyawan kedua adalah memasukkan seluruh hari kalender dalam 1 bulan. Format ini biasa digunakan jika terdapat karyawan yang memiliki pola kerja shift dan terdapat jadwal masuk di hari libur. Silakan lihat contoh di bawah ini,
Dengan format hari kalender lengkap seperti ini, HR akan lebih mudah pula mengatur jadwal pola kerja atau shift kerja dari tiap individu karyawan.
Abaikan kolom yang diberi warna khusus, karena kolom tersebut untuk menandai hari istirahat kerja karyawan. Sehingga Anda cukup mengisi bagian kolom putih dengan “V” jika hadir dalam bekerja dan “X” jika tidak masuk kerja.
Setelah itu masukkan rumus “countif” kembali di kolom kehadiran seperti di contoh rekap absensi karyawan excel 1.
Baca Juga: 7 Jenis dan Contoh Laporan HRD yang Dibuat Setiap Bulan
Contoh rekap absensi karyawan excel 3
Dalam contoh rekap absensi karyawan ketiga ini, format yang digunakan adalah format lengkap. Artinya, seluruh tanggal kalender masuk dan kolom jumlah tidak hanya kehadiran, namun tersedia pula jumlah izin, cuti dan sakit.
Format rekap absensi bulanan ini biasa digunakan ketika jumlah karyawan cukup banyak. Silakan lihat contoh lengkapnya di bawah ini,
Dalam membuat format ini, Anda akan membutuhkan beberapa rumus dan juga conditional formatting menggunakan data validation di excel.
Untuk kolom absensi, silakan buat data validation dengan cara membuat inisial terlebih dahulu untuk setiap status laporan kehadiran. Dalam contoh ini, beberapa inisial yang digunakan adalah,
- H : Hadir
- I : Izin
- S : Sakit
- C : Cuti
- A : Absen
Kemudian masukkan seluruh inisial status kehadiran tersebut kedalam data validation di Excel. Caranya dengan klik Data kemudian pilih Data Validation kemudian pilih List di kolom Allow.
Setelah itu masukkan seluruh inisial di kolom Source dengan menggunakan koma (,) di setiap inisial untuk memisahkannya.
Setelah itu masukkan rumus otomatis menghitung status kehadiran di kolom jumlah bagian kanan. Dalam contoh ini rumus “countif” kembali digunakan seperti berikut,
- Jumlah Kehadiran : countif(C4:AG4,”H”)
- Jumlah Izin : countif(C4:AG4,”I”)
- Jumlah Sakit : countif(C4:AG4,”S”)
- Jumlah Cuti : countif(C4:AG4,”C”)
- Jumlah Absen : countif(C4:AG4,”A”)
Kemudian tarik ke bawah hingga kolom terakhir agar seluruh rumus secara otomatis masuk di seluruh kolom.
Baca Juga: 4 Kekurangan Mesin Fingerprint untuk Absensi Karyawan
Rekap kehadiran otomatis dengan software rekap absensi Hadirr
Setelah memahami dan melihat berbagai contoh rekap absensi karyawan excel, tentu ini bukan pekerjaan mudah apabila jumlah karyawan yang dimiliki cukup banyak. Belum lagi rekap absensi kehadiran ini harus selalu dibuat setiap bulannya dan perlu mengganti format hari atau tanggal menyesuaikan dengan bulan.
Untuk memudahkan seluruh proses rekap absensi karyawan, Anda dapat menggunakan software rekap absensi Hadirr. Dengan fitur absensi digital, Anda dapat melakukan download rekap absen bulanan tanpa repot lagi.
Untuk melakukan download rekap absen bulanan di Hadirr, cukup lakukan langkah sebagai berikut,
- Masuk ke Menu Rekap Kehadiran
- Pilih Periode Tanggal yang diinginkan
- Klik Apply
- Pilih All Group atau Group tertentu yang ingin dilihat Rekap Kehadiran nya
- Klik Download Ringkasan
- File Rekap Kehadiran Seluruh Karyawan akan terunduh dalam format excel
Dengan Hadirr, Anda tidak perlu lagi repot melakukan pengubahan file setiap bulannya dan memperbaharui file excel. Selain itu resiko kehilangan data kehadiran dan terjadinya kesalahan rekap absensi karyawan dapat terhindarkan.
Seluruh data otomatis akan tersimpan secara digital dan dapat diakses kapan saja dimana saja.
