Kupas Tuntas Mesin Absensi Kartu Konvensional di Perusahaan

Banyak karyawan generasi X dan sebagian karyawan milenial mengenal sistem kehadiran karyawan berupa mesin absensi kartu (ceklok).

Sistem kehadiran menggunakan mesin absensi kartu ini biasa digunakan bagi karyawan yang masuk ke kantor secara langsung (offline) pada saat awal mulai bekerja dan di saat jam akhir kerja.

Dengan cepatnya perubahan zaman ditambah dengan teknologi yang berkembang sangat pesat, membuat sistem kehadiran karyawan sekarang ini pun terjadi disrupsi.

Penggunaan mesin absensi kartu pun mulai banyak digantikan dengan berbagai sistem dan teknologi kehadiran karyawan lainnya.

Sebelum beranjak lebih jauh, yuk cari tahu apa saja kelebihan dan kelemahan dari mesin absensi kartu (ceklok) konvensional ini.

Apa itu mesin absensi kartu?

Mesin absensi kartu konvensional adalah salah satu tipe mesin yang pertama kali digunakan sejak 200 tahun lalu. Mesin ini biasa dikenal dengan sebutan mesin “ceklok” (check clock) oleh banyak karyawan. Mesin absensi ini biasa menggunakan mesin absensi amano dan kartu jam kehadiran sebagai kombinasinya. 

Sistem penggunaannya masih manual, dimana karyawan harus memasukkan kartu jam kehadiran ke dalam mesin ini dan secara langsung mesin absensi akan mencetak waktu yang tertera pada mesin.

Baca Juga: Jenis, Cara Kerja, dan Harga Mesin Presensi

Apa kelebihan dan kelemahan mesin absensi ceklok?

Kelebihan dari mesin ceklok konvensional ini tentunya di sisi biaya, harga mesin absensi kartu lebih murah dibandingkan dengan mesin absensi sidik jari (mesin fingerprint).

Selain itu mesin ceklok ini juga cocok digunakan ketika jumlah karyawan tidak banyak, karena tidak membutuhkan produksi kartu jam kehadiran yang banyak.

Meskipun alat absensi konvensional ini cukup banyak dipakai oleh perusahaan hingga akhir tahun 90-an. Sayangnya, mesin absensi kartu konvensional ini memiliki banyak sekali kekurangan.

Mesin ceklok manual dapat mudah sekali dicurangi dan tidak praktis. Dengan sistem kerja karyawan yang mayoritas saat ini sudah hybrid, mesin absensi menggunakan kartu jam kehadiran menjadi sulit untuk dijadikan dasar penilaian kehadiran karyawan.

Apakah mesin absensi kartu solusi terbaik?

Melihat kondisi saat ini, sebenarnya sudah banyak perusahaan yang meninggalkan mesin absensi kartu konvensional dan memilih alternatif lain seperti mesin fingerprint.

Tentu hal ini disebabkan dengan banyaknya potensi kecurangan dan juga ketidak-praktisan pengolahan data yang harus manual.

• Tidak efisien secara biaya dan waktu

Penggunaan kertas jam kehadiran membuat biaya produksi lebih boros, bayangkan jika sebuah perusahaan memiliki 100 karyawan dan harus mencetak 100 kartu setiap bulannya.

Belum lagi bagian HR harus melakukan pengecekan dan rekapitulasi kartu satu demi satu, maka semakin banyak waktu yang harus diluangkan.

• Akurasi mesin absensi kartu rendah

Waktu yang tertera pada mesin ceklok konvensional ini harus diatur secara manual dan mengandalkan baterai atau listrik. Jika baterai habis atau listrik sedang padam, maka akan terjadi perbedaan atau perlambatan waktu.

Ketika mengatur ulang waktu di dalam mesin, seringkali waktu tidak sesuai dengan kenyataan. Sehingga, ketika karyawan melakukan absensi akan terlihat lebih lambat dibanding waktu sebenarnya.

• Kartu jam kehadiran mudah hilang/rusak

Kartu jam kehadiran biasa terbuat dari kertas tebal seperti art paper atau bahkan terbuat dari kertas biasa. Hal ini membuat kertas jam kehadiran mudah hilang karena tercecer, terselip atau parahnya jika terkena air maka kartu jam kehadiran akan rusak. 

Selain itu jika mesin berumur tua, karat atau noda pada mesin akan menghalangi kartu masuk ke dalam mesin. Akibatnya, kartu menjadi terlipat, rusak bahkan robek, apalagi saat buru-buru saat memasukannya.

• Mudah dicurangi karyawan

Jika peletakan mesin absensi tidak dalam kondisi terkunci. Karyawan dapat mengubah waktu yang terdapat di mesin dan memanipulasi kehadirannya sesuai dengan waktu kehadiran yang diijinkan. 

Di samping itu, praktek titip absen menjadi sangat mudah karena karyawan dapat menitipkan kartu jam kehadiran kepada karyawan lain yang masuk lebih awal.

Tindakan semacam ini dapat mencederai kultur disiplin yang dibangun oleh perusahaan. Selain itu, jika waktu kehadiran berpengaruh pada gaji, maka perhitungan gaji menjadi tidak valid karena adanya manipulasi waktu kehadiran yang tidak diketahui oleh HR.

• Tidak cocok di sistem kerja fleksibel

Dengan berbagai ragam sistem kerja karyawan saat ini, mesin absensi manual tidak lagi menjadi cocok digunakan. Terutama untuk sistem kerja karyawan hybrid, seperti dari rumah, dari kantor dan dari mana saja. 

Karyawan yang bekerja dari rumah dan di luar kantor menjadi tidak bisa melakukan pencetakan jam kehadiran. Akibatnya akan membuat HR kebingungan dan beresiko terjadinya kesalahan pengumpulan data kehadiran.

Baca Juga: 5 Kelemahan Kartu Absensi Karyawan

Teknologi sistem kehadiran karyawan digital dan online

Dengan banyaknya kekurangan yang ada pada mesin absensi konvensional, penggunaannya pun semakin tidak cocok dengan saat ini.

Banyak perusahaan beralih ke mesin absensi fingerprint dengan tujuan agar lebih hemat dan digital. Sayangnya, mesin fingerprint masih belum cocok digunakan jika sistem kerja karyawan hybrid.

Maka dari itu, saatnya Anda menggunakan sistem absensi yang mengadopsi teknologi digital dan online. Dengan menggunakan sistem absensi berbasis cloud ini, karyawan dapat melakukan absensi dari manapun ia bekerja dan tidak dapat dicurangi karena sifatnya online.

Baca Juga: Kumpulan Testimoni Aplikasi Absensi Online Hadirr

Fitur absensi digital dari aplikasi Hadirr menjadi solusi terbaik untuk sistem kehadiran karyawan saat ini. Teknologi pencatatan jam kehadiran online yang bisa di-install pada ponsel masing masing karyawan ini dilengkapi dengan pemindaian wajah, global positioning system (GPS) dan real-time server clock. Dengan Hadirr, karyawan tidak lagi dapat melakukan kecurangan atau manipulasi kehadirannya. 

Meski karyawan berusaha melakukan tindakan curang dengan menggunakan piranti lunak manipulasi waktu dan lokasi, aplikasi kehadiran karyawan Hadirr dapat mendeteksi dan membatalkan proses pencatatan kehadiran karyawan secara otomatis.