9 Modul HR yang Akan Mempermudah Perusahaan Kelola SDM

Modul HR memiliki peran yang sangat penting bagi perusahaan. Bukan cuma sekadar alat, tetapi juga panduan atau landasan perusahaan dalam mengelola SDM. Mulai dari proses rekrutmen hingga manajemen kinerja karyawan.

Modul HR biasanya sudah terintegrasi di dalam aplikasi manajemen karyawan atau HRIS (Human Resource Information System). Dengan modul ini yang ada di dalam HRIS, perusahaan bisa mengotomatiskan proses HR yang bersifat rutin, mempercepat keputusan berbasis data, dan memberikan pemahaman mendalam soal kinerja karyawan. 

Artikel berikut akan menjelaskan lebih dalam mengenai pentingnya pemanfaatan modul HR dalam aplikasi HRIS dan apa saja jenis-jenis modul tersebut. 

Pentingnya Penggunaan HRIS dan Modul di Dalamnya

Kecanggihan integrasi yang ditawarkan HRIS memungkinkan departemen HR untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan berbagai tugas administratif terkait sumber daya manusia. 

Modul HR dalam HRIS secara khusus memberikan solusi pada berbagai aspek manajemen karyawan seperti:

Baca Juga: Perbedaan Sistem HRD di Perusahaan Kecil dan Besar

Mengoptimalkan pengelolaan data karyawan

HRIS menyediakan akses cepat dan terpadu ke informasi terkait data karyawan, baik itu detail pribadi, histori pekerjaan, hingga pelatihan yang telah diikuti. Tim HR dapat dengan mudah mencari, memperbarui, dan melacak informasi karyawan tanpa harus mencari semua dokumen fisik atau berbagai file digital yang tersebar.

Meningkatkan produktivitas HR

Ketika semua data dan proses terintegrasi di satu platform, maka beban kerja HR jadi lebih ringan. Pekerjaan rumit yang bersangkutan dengan administrasi bisa ditinggalkan karena adanya otomatisasi, dan HR bisa fokus pada pengembangan SDM karyawan.

Meningkatkan transparansi dalam manajemen SDM

Data karyawan yang tersaji di dalam HRIS tidak hanya bisa diakses oleh tim HR melainkan oleh individu itu sendiri berkat fitur Employee Self-Service (ESS). 

Melalui ESS, karyawan dapat dengan mandiri mengakses dan mengelola informasi pribadi mereka, seperti data absensi, lembur, gaji, cuti, dan kinerja. Hal ini tentu saja bisa meningkatkan transparansi dan kepercayaan terhadap pengelolaan SDM perusahaan. 

Modul yang Wajib Dimiliki Perusahaan

1. Rekrutmen

Proses rekrutmen adalah langkah awal dalam membangun tim yang berkualitas dan berkontribusi positif terhadap kesuksesan perusahaan. Dengan bantuan modul rekrutmen, perusahaan bisa menyaring sumber daya terbaik lewat proses rekrutmen yang lebih sederhana dan singkat.

Umumnya, modul rekrutmen HRIS dapat menampilkan beberapa hal seperti:

• Postingan lowongan pekerjaan
• Manajemen pelamar 
• Pencarian dan seleksi pelamar
• Pengaturan jadwal wawancara
• Pelacakan status rekrutmen
• Analisis data rekrutmen
• Manajemen penawaran kerja dan onboarding

Baca Juga: Metode Rekrutmen Internal dan Eksternal: Kelebihan & Kekurangan

2. Onboarding

Modul ini berperan penting dalam menyambut karyawan baru dan memastikan adaptasi mereka berjalan lancar ke dalam lingkungan kerja perusahaan. 

Dengan menyediakan materi pelatihan, video, dan sumber daya digital lainnya, modul orientasi baru memberikan pengalaman onboarding yang terstruktur dan informatif. Pengalaman inilah yang nantinya membuat karyawan baru merasa lebih dihargai dan terhubung dengan perusahaan.

3. Database HR

Informasi mengenai database karyawan adalah bagian yang tak terlepaskan dari dunia HR. Modul database HR menyediakan wadah sentral untuk semua data karyawan, termasuk informasi pribadi, riwayat pekerjaan, catatan kinerja, dan data lainnya yang relevan.

Meski data lengkap bisa diakses, tapi modul HR Database memastikan bahwa informasi sensitif karyawan tetap dilindungi dan hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang.

4. Manajemen Kinerja

Dengan manajemen kinerja, perusahaan dapat mendefinisikan tujuan-tujuan yang jelas bagi setiap individu atau tim, serta memastikan bahwa tujuan tersebut sejalan dengan tujuan perusahaan. Untuk mengukurnya, yang dibutuhkan adalah modul manajemen kinerja.

Modul ini membantu perusahaan dalam hal:

• Penyesuaian tujuan dan harapan perusahaan
• Menetapkan KPI
• Penilaian karyawan
• Pemberian feedback
• Mengenal potensi pengembangan dan promosi

5. Payroll

Modul ini membantu departemen HR dalam berbagai hal. Pertama, secara otomatis menghitung gaji dan tunjangan berdasarkan data karyawan, termasuk absensi, lembur, dan potongan-potongan tertentu. 

Kedua, modul payroll karyawan memastikan kepatuhan perusahaan terhadap peraturan dan perundang-undangan yang berkaitan dengan penggajian. Jadi proses pembayaran pajak penghasilan, iuran sosial, dan peraturan ketenagakerjaan bisa terhindar dari keterlambatan.

Modul ini juga memberikan manfaat kepada karyawan dengan menyediakan akses mudah ke slip gaji. Hal ini tentu saja meningkatkan transparansi dan memungkinkan karyawan untuk memahami rincian keuangan mereka secara lebih baik.

6. Manajemen Fasilitas atau Benefit 

Modul ini bisa dibuat khusus sendiri atau bisa juga digabungkan dengan modul penggajian. Yang jelas, fungsi modul ini yaitu mengelola dan menyediakan informasi terkait berbagai tunjangan dan fasilitas yang diberikan kepada karyawan, seperti mencakup aspek kesehatan, keuangan, dan kesejahteraan mereka.

Modul ini membantu perusahaan dalam memantau dan mengelola manfaat kesehatan yang diberikan kepada karyawan, termasuk cakupan, klaim, dan kepatuhan terhadap regulasi terkait. 

7. ESS

Modul ESS atau Employee Self-Service memberikan kemudahan kepada karyawan untuk mengelola berbagai aspek administratif secara mandiri, tanpa harus melibatkan tim HR. 

Misalnya karyawan bisa memperbarui informasi pribadi, absensi online dengan selfie, mengajukan cuti & lembur, melihat slip gaji, dan mengakses informasi lainnya dengan cepat dan mudah melalui portal mandiri.

Dengan kemudahan yang ditawarkan ESS, tentu saja ini dapat mengurangi beban kerja yang dimiliki tim HR.

Baca Juga: 5 Manfaat HRIS ESS dalam Kelola Absensi dan Lembur Karyawan

8. Learning Management System

Learning Management System atau LMS memungkinkan departemen HR untuk menyusun dan menyampaikan berbagai jenis pelatihan, baik itu pelatihan wajib, pengembangan keterampilan, maupun pelatihan kepatuhan. 

Keunggulan LMS adalah kemampuannya dalam memberikan fleksibilitas kepada karyawan untuk mengakses materi pembelajaran secara mandiri, sesuai dengan waktu dan tempat yang paling sesuai bagi mereka.

LMS juga berperan dalam pelacakan dan evaluasi hasil pelatihan. Tim HR dapat memantau kemajuan karyawan, mengidentifikasi area pengembangan, dan mengukur efektivitas program pelatihan secara keseluruhan.

9. Manajemen Aset Kantor

Modul ini memberikan visibilitas dan kontrol yang lebih baik terhadap aset kantor, seperti peralatan, perangkat keras, dan inventaris. 

Dengan adanya modul manajemen aset kantor, departemen HR dapat melacak status dan lokasi aset, memastikan pemeliharaan yang teratur, dan merencanakan penggantian atau pembaruan peralatan dengan lebih terencana.

Dapatkan Modul HR Terlengkap Dalam Aplikasi Ini

Setiap modul HR tentu memiliki fungsinya masing-masing. Namun, ketika semuanya digabungkan menjadi satu, pekerjaan HR bisa jauh lebih efisien.

Bayangkan, modul rekrutmen, penggajian dan manajemen karyawan bisa tersaji dalam satu modul HRIS, mengelola datanya jadi lebih gampang kan? Nah, kemudahan inilah yang ditawarkan oleh software HR terbaik di Indonesia, Hadirr. 

Hadirr adalah aplikasi absensi online dengan verifikasi wajah untuk memastikan kehadiran yang akurat dan mencegah kecurangan. Aplikasi ini juga memudahkan proses pemantauan kinerja karyawan lewat data lengkap jadwal shift kerja dan timesheet online.

HR tools Hadirr dirancang khusus untuk membantu mengotomatisasi dan mengelola berbagai tugas terkait dengan manajemen SDM. Mulai dari pengelolaan data karyawan, penggajian, manajemen absensi, pelatihan, pengembangan karyawan, dan pelaporan menjadi lebih efisien dan terstruktur.

Tidak cuma itu saja, Hadirr juga terintegrasi dengan aplikasi payroll gaji karyawan terbaik di Indonesia, Gadjian.

Meski unggul dalam penggajian, fitur-fitur pintar yang dihadirkan Gadjian bukan cuma berpusat soal pengaturan keuangan, melainkan juga manajemen karyawan. Apalagi, beberapa jenis modul HR yang ditawarkan lengkap.

Seperti GATS yang berfungsi untuk monitor proses rekrutmen dan kelola database kandidat online, terdigitalisasi dalam satu aplikasi. 

Lalu ada juga GAGA untuk kelola aset kantor. Anda bisa mencatat dan atur daftar inventaris perusahaan dengan mudah dan rapi di aplikasi Gadjian tanpa perlu spreadsheet maupun dokumen fisik.

Gadjian juga bisa memberikan informasi mengenai data kehadiran dan pola shift kerja karyawan sehari-hari. 

Bagaimana, lengkap kan?