7 Jenis Sales Report, Fungsi dan Bagaimana Cara Membuatnya

Jenis sales report harus dipahami oleh setiap individu yang bekerja di bagian sales suatu perusahaan. Pasalnya, laporan ini yang akan mereka kerjakan setiap harinya dan berkaitan dengan kelangsungan hidup perusahaan.

Berikut penjelasan lebih lengkap mengenai hal-hal yang berkaitan dengan sales report, termasuk jenis sales report yang harus Anda kuasai sebagai seorang Sales maupun pemilik perusahaan.

Apa Itu Sales Report?

Sales report atau yang dikenal juga dengan laporan penjualan adalah ringkasan yang disusun secara berkala (biasanya bulanan, kuartalan, atau tahunan) yang memuat informasi tentang berbagai aspek penjualan suatu perusahaan. Laporan ini mencakup data seperti jumlah unit yang terjual, pendapatan yang dihasilkan, biaya produksi, keuntungan bersih, tren penjualan, dan masih banyak lagi.

Fungsi Sales Report untuk Perusahaan

Pembuatan sales report bertujuan untuk memberikan gambaran lengkap tentang kinerja penjualan perusahaan dalam periode waktu tertentu. Sales report juga membantu perusahaan dalam mengelola kas dan keuangan mereka dengan lebih baik, memungkinkan mereka untuk merencanakan pembayaran utang, investasi, dan kebutuhan modal kerja. 

Artinya, sales report bukan hanya alat pelacakan kinerja, tetapi juga merupakan landasan bagi pengambilan keputusan yang cerdas dalam dunia bisnis yang kompetitif.

Baca juga: Manfaat Sales Coaching pada Peningkatan Penjualan

Jenis Sales Report

Ada berbagai macam jenis sales report yang bisa digunakan tim sales dalam memantau kinerja penjualan bisnis. Berikut beberapa penjelasannya.

1. Sales Forecast

Jenis sales report yang pertama adalah sales forecast. Laporan digunakan untuk menginformasikan proyeksi jumlah penjualan selama periode tertentu, terutama pada waktu-waktu spesifik penjualan meningkat. Misalnya seperti akhir tahun, Natal, Idul Fitri, dan momen lainnya. 

2. Sales Funnel Report

Jenis laporan penjualan berikutnya adalah sales funnel report. Laporan ini akan mengilustrasikan sejauh mana seorang calon pelanggan atau leads mendekati proses pembelian produk atau layanan bisnis Anda. Laporan ini akan sangat membantu tim sales untuk memahami strategi terbaik dalam merawat calon pelanggan dan meyakinkan mereka untuk melakukan pembelian.

3. Conversion Report

Laporan ini mencatat seberapa sukses suatu bisnis dalam mengubah leads menjadi pelanggan yang sebenarnya. Biasanya, conversion report mengidentifikasi titik-titik konversi dalam perjalanan pelanggan. 

Seperti pengunjung situs web menjadi pelanggan potensial (leads), dari leads menjadi pelanggan aktif, atau dari pelanggan aktif menjadi pelanggan berulang. Dengan menganalisis data konversi ini, perusahaan dapat menilai kualitas campaign, situs web, atau strategi penjualan mereka. 

4. Opportunity Score Report

Jenis laporan penjualan ini menggunakan nilai skor kesempatan untuk mengidentifikasi dan memberikan prioritas kepada calon pelanggan yang paling menjanjikan selama proses penjualan. 

5. Marketing Collateral Report

Laporan penjualan berdasarkan marketing collateral adalah dokumen yang menyajikan informasi tentang efektivitas dan dampak dari berbagai materi pemasaran (marketing collateral) yang telah digunakan dalam upaya penjualan suatu produk atau layanan. 

Laporan ini membantu perusahaan atau tim sales mengevaluasi sejauh mana materi pemasaran baik itu brosur, presentasi, katalog produk, video, ataupun infografik telah berkontribusi terhadap peningkatan penjualan dan kesuksesan strategi pemasaran.

6. Tingkat Kerugian Berdasarkan Fase Penjualan

Jenis sales report ini memberikan informasi tentang jumlah penjualan atau transaksi yang hilang pada periode tertentu dalam siklus penjualan. Dengan mengidentifikasi secara akurat kapan kerugian transaksi terjadi, Anda dapat lebih tepat dalam menyesuaikan strategi untuk mencegah kerugian di masa depan.

Sebagai contoh, tim Anda terus-menerus kehilangan kesepakatan setelah demonstrasi produk atau presentasi penjualan. Itu artinya, Anda mungkin perlu mengevaluasi cara promosi tim Anda atau penyampaian presentasi individu. 

Menemukan dengan tepat di mana sepanjang fase penjualan Anda kehilangan kesepakatan dapat membantu Anda menentukan langkah-langkah menuju perbaikan.

7. Sales Call Report

Sales Call Report adalah jenis sales report yang mencatat detail pertemuan atau panggilan penjualan antara seorang sales dan calon pelanggan atau pelanggan yang ada. Laporan ini berisi informasi seperti tanggal, waktu, tujuan pertemuan, topik yang dibahas, tindak lanjut yang disarankan, dan hasil dari interaksi tersebut. 

Laporan ini membantu perusahaan melacak aktivitas penjualan, mengukur efektivitas tim sales, serta merencanakan tindakan selanjutnya dalam siklus penjualan. 

Baca juga: 7 Faktor yang Mempengaruhi Kinerja Karyawan

Cara Membuat Sales Report

1. Tentukan Jenis Sales Report yang Ingin Dibuat

Pertama, Anda harus menentukan jenis laporan yang ingin Anda buat. Ini akan membantu menjelaskan konten dan tujuan laporan Anda, serta menentukan poin-poin apa saja yang harus ada dalam laporan penjualan tersebut.

2. Perhatikan Tampilan Laporan

Sales report tidak hanya dibuat untuk informasi pribadi, melainkan juga pihak-pihak tertentu yang bersinggungan dengan proses penjualan. Artinya, sebuah laporan penjualan harus mudah dimengerti oleh semua pembaca. Oleh sebab itu, penting untuk memvisualisasikan data dengan baik untuk memudahkan pemahaman.

3. Kenali Audiens Sales Report

Tampilan sales report perlu diseimbangkan dengan audiens atau orang yang akan membaca laporan tersebut. Mengingat, setiap pihak mungkin memiliki kebutuhan informasi yang berbeda.

Contohnya, jika seorang sales memberikan laporan penjualan lengkap kepada Head of Sales, maka semua informasi tersebut akan memiliki tingkat penting yang tinggi. Namun, ketika laporan itu diberikan ke CEO atau CFO, bisa jadi kebutuhan data mereka akan berbeda.

4. Kumpulkan Informasi yang Relevan

Poin penting lainnya dari membuat sebuah laporan penjualan adalah pastikan Anda mengumpulkan informasi yang relevan dan sesuai dengan kebutuhan pembaca laporan. Pastikan untuk tidak melampirkan data-data atau informasi di luar proses penjualan.

5. Periksa Kembali Data dan Informasi

Sebelum menyajikan sebuah laporan keuangan, pastikan kembali bahwa informasi yang Anda lampirkan sudah benar dan dapat divalidasi. Hindari kesalahan kecil maupun besar dengan pengecekan ulang dan jangan ragu untuk meminta bantuan rekan dalam tim penjualan.

6. Sajikan Data

Setelah mengumpulkan informasi yang diperlukan, masukkan data ke dalam laporan. Gunakan alat seperti perangkat CRM untuk memudahkan proses ini.

Baca juga: Panduan Menentukan KPI Sales Manager dan Contohnya

CRM Terbaik Menggunakan Aplikasi Sales Lapangan Hadirr

Tak perlu repot-repot membuat rekap penjualan manual, sekarang tugas tim sales bisa lebih mudah dengan aplikasi CRM, Hadirr. Aplikasi ini tidak hanya menyajikan laporan kunjungan sales, tetapi juga data customer dan aktivitas penjualan.

Dengan begitu, sebagai Sales Manager, Anda bisa mengelola kehadiran dan produktivitas sales hanya dalam satu aplikasi. Dokumen klien dan tanda tangan digital pun bisa diakses langsung dari aplikasi.

Lebih lengkap lagi, aplikasi monitoring sales Hadirr menyediakan fitur absensi sales hanya dengan selfie tanpa harus ke kantor terlebih dahulu. Serta, pemrosesan klaim reimbursement juga bisa lebih cepat.