Kelebihan Sistem Absensi Online yang Wajib Anda Ketahui
Absensi di perusahaan telah mengalami transformasi, dari cara paling manual hingga penggunaan teknologi seperti sistem absensi online. Cara manual adalah dengan penggunaan tanda tangan di form kertas yang telah disediakan kantor, lalu HR akan menghitung secara manual jumlah kehadiran karyawan. Ini merupakan cara yang paling sederhana dan murah tetapi mudah untuk dimanipulasi oleh karyawan.
Selanjutnya absensi dengan menggunakan mesin ceklok, dimana cara penggunaannya sebelum mulai kerja dan sebelum pulang kantor karyawan diharuskan untuk memasukkan kartu absen ke sebuah mesin yang nantinya akan mencetak angka jam dan menit secara otomatis. Absensi dengan mesin ceklok masih berpeluang untuk dicurangi karyawan apabila ada yang menitipkan kartu.
Zaman terus berkembang, akhirnya teknologi komputer mengambil alih dengan munculnya perangkat absen digital dengan menggunakan magnetic card yang sudah tersimpan data personal karyawan. Cara ini juga masih memiliki celah, karena penggunaan ID card yang masih bisa dipindahtangankan.
Baca Juga: Apa yang Dimaksud dengan Unpaid Leave Karyawan dan Bagaimana Aturannya?
Setelah itu muncullah mesin absensi fingerprint yang memiliki teknologi biometrik. Teknologi ini mampu mengenali identitas karyawan melalui pemindaian sidik jari. Absensi fingerprint diharapkan dapat mengurangi manipulasi saat melakukan absensi. Data yang tersimpan dapat langsung diunduh dan direkap oleh HR untuk keperluan penggajian.
Namun, penggunaan absensi fingerprint membutuhkan perangkat. Hal ini membuat absensi ini berbiaya mahal dan kurang fleksibel untuk digunakan. Apalagi, apabila perusahaan tersebut tersebar di berbagai daerah maka perusahaan perlu untuk memasang mesin di berbagai titik. Alasan lainnya, mesin fingerprint tidak dapat mengakomodir remote working.
Kemudian muncul teknologi cloud sebagai solusi yang aman, efisien, fleksibel. Salah satu contoh aplikasi absensi online yang menggunakan teknologi cloud adalah aplikasi Hadirr. Dimana aplikasi ini dapat mencatat dan menghitung kehadiran karyawan secara otomatis. Apa saja kelebihan sistem absensi online?
1. Menekan biaya
Dengan penggunaan aplikasi absensi Hadirr, perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya untuk mesin fingerprint di banyak tempat. Karyawan hanya cukup melakukan absensi dengan cara selfie di smartphone masing-masing. Apabila ponsel karyawan tertinggal, dapat menggunakan fitur lend app yang memungkinkan karyawan untuk tetap absen dengan meminjam ponsel milik teman kantor. Cara tersebut dinilai praktis dan dapat menekan biaya perusahaan.
Baca Juga: Sistem Penggajian Karyawan Terbaru Sesuai Undang-Undang
2. Aman dari Manipulasi
Hadirr melakukan absensi dengan swafoto, lalu akan diverifikasi dengan teknologi face recognition. Jika foto sesuai data wajah karyawan, maka sistem mengkonfirmasi dan mencatat sebagai kehadiran. Teknologi lain yang digunakan adalah Global Positioning System (GPS), yang membuat karyawan hanya dapat melakukan absen sesuai dengan lokasi yang ditentukan oleh perusahaan. Data absensi akan disimpan di server cloud dan terenkripsi dengan algoritma yang rumit sehingga tidak dapat diubah oleh siapapun.
3. Memudahkan Pemantauan Kehadiran
Karyawan melaporkan kehadiran dengan melakukan clock in dan clock out yang menggunakan teknologi GPS. Dimana teknologi tersebut dapat memverifikasi lokasi karyawan. Apabila perusahaan Anda memiliki banyak kantor cabang, Anda dapat memantau kehadiran karyawan di berbagai tempat melalui aplikasi ini.
4. Memudahkan Absensi Karyawan Remote
Apabila perusahaan Anda mempekerjakan karyawan remote, misalnya sales. Maka Hadirr memungkinkan mereka tetap dapat melakukan absen di luar kantor melalui aplikasi. Hal ini memudahkan karyawan untuk tetap fokus terhadap tugas tanpa takut menghabiskan waktu pergi ke kantor hanya untuk melakukan absensi. Hadirr pun didesain untuk mengakomodasi karyawan yang bekerja tanpa kantor, misalnya dengan fitur pemantau jadwal kerja karyawan. Aplikasi ini juga memudahkan karyawan menagih penggantian biaya ke perusahaan melalui fitur reimbursement.
5. Data Absensi Disajikan Secara Real-Time
Aplikasi absensi Hadirr mencatat dan menghitung kehadiran secara otomatis, sehingga data absensi yang ditampilkan real-time. Anda tak perlu lagi menghitung absensi karyawan menjelang penggajian. Karena dengan adanya software ini, Anda bisa mendapatkan data terkini kehadiran karyawan. Aplikasi ini akan memudahkan menganalisa data absensi dan membantu pengambilan keputusan secara cepat.
Baca Juga: 5 Jenis Aplikasi Penting untuk Work From Home (WFH)
6. Terintegrasi dengan Aplikasi Payroll Gadjian
Aplikasi Hadirr terintegrasi dengan payroll software, Gadjian. Untuk menghitung upah lembur atau tunjangan kehadiran sebagai komponen gaji, Anda cukup mengimpor rekap kehadiran dari Hadirr. Kemudian, secara otomatis tunjangan dan upah lembur terkalkulasi dan muncul di slip gaji karyawan.
Apabila perusahaan Anda memerlukan sistem absensi online untuk memantau dan menghitung kehadiran karyawan, aplikasi absensi Hadirr merupakan solusi yang efisien dan efektif. Perusahaan tidak perlu repot berinvestasi mahal untuk perangkat absensi. Performa karyawan terjaga, operasional perusahaan pun ikut terjaga dengan menggunakan aplikasi absensi Hadirr.
