Software Employee Database: Keunggulan, Fitur dan Tips Memilih

Mengelola database karyawan merupakan salah satu tugas penting bagi HR karena berhubungan dengan seluruh informasi terkait karyawan. Oleh karena itu, pengelolaan database karyawan harus dilakukan dengan cermat dan teliti agar tidak terjadi kekeliruan.

Agar data dapat dikelola dengan baik, Anda tentu membutuhkan software atau aplikasi yang dapat menghimpun semua informasi karyawan. Software employee database umumnya digunakan untuk program basis data karyawan yang berisi serangkaian profil karyawan beserta informasinya.

Keunggulan Software Employee Database bagi Perusahaan

1. Data tersimpan terpusat

Penyimpanan data karyawan perusahaan terpusat di satu server yang disediakan oleh penyedia layanan cloud. Teknologi ini biasanya dikenal dengan teknologi berbasis cloud. 

Sistem ini memudahkan Anda dalam mengelola database dan integrasi tanpa perlu khawatir akan media penyimpanan serta meminimalisir risiko kehilangan data akibat human error seperti penghapusan tidak sengaja atau bencana alam seperti kebakaran.

Baca Juga: SOP Cara Absen di Pabrik dan Rekap Data Tanpa Repot

2. Optimalisasi kinerja dan produktivitas

Dengan data karyawan yang teratur dan mudah diakses, Tugas administrasi HR dapat diselesaikan lebih efisien jika data karyawan mudah diakses dan tersusun dengan baik. Kemudahan ini dapat menghemat waktu dan tenaga dalam mengelola database karyawan jika dilakukan manual. 

Hal ini memungkinkan tim HR untuk tidak hanya berkonsentrasi pada administrasi tapi juga pada tugas-tugas strategis lainnya, seperti rekrutmen, program pengembangan kayawan, dll.

3. Data dikelola secara akurat & otomatis

Dalam meminimalisir kesalahan memasukkan data atau informasi yang ganda, database karyawan harus dikelola dengan otomatis dan terintegrasi. Fitur validasi yang dimiliki oleh software employee database dapat memastikan kevalidan data yang diinput. 

Dengan fitur ini, sistem akan secara otomatis memeriksa dan menandai data yang tidak sesuai atau duplikat, sehingga mencegah kesalahan manusia dan memastikan konsistensi serta akurasi informasi yang disimpan.

4. Data diakses secara personal

Aplikasi atau software ini berbasis employee self-service (ESS), sehingga mengurangi beban kerja dan kesalahan HRD. Cara kerjanya adalah dengan memberdayakan karyawan untuk mengakses dan mengedit data pribadi mereka secara personal. Namun, karyawan tetap harus mendapatkan approval HRD demi keamanan dan akurasi data.

5. Sesuaikan dengan kebutuhan bisnis

Masing-masing perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda-beda, termasuk dalam mengelola database karyawan. Divisi HR biasanya dapat menyesuaikan program dalam software dengan kebutuhan perusahaan tersebut. 

Misalnya, data karyawan yang dapat diatur dalam sistem meliputi informasi umum seperti nama, alamat, dan nomor kontak, hingga detail yang lebih spesifik seperti ukuran baju, ukuran sepatu, dan bahkan alokasi aset kantor.

6. Sistem keamanan data yang terjaga

Software database employee sering dilengkapi dengan fitur-fitur keamanan data tingkat lanjut untuk melindungi integritas data karyawan dan perusahaan. Salah satunya adalah enkripsi data, yang memungkinkan data karyawan terkunci dan tidak terbaca oleh pihak yang tidak berwenang.

Selain itu, kontrol akses berbasis struktur jabatan untuk memastikan bahwa setiap pengguna hanya memiliki akses ke bagian data yang relevan dengan tanggung jawab mereka.

Fitur Wajib di Aplikasi Database Karyawan

1. Fitur personalia karyawan

Terdapat beberapa jenis pengelolaan data karyawan di dalam software database, di antaranya data pribadi dan data karir karyawan. Informasi ini harus tersusun secara secara sistematis dan terstruktur. 

Data-data tersebut seperti nama lengkap, alamat, dan kontak darurat, serta data karir yang mencakup riwayat pekerjaan, penilaian kinerja, dan keterangan promosi. 

Selain itu, software employee database ini juga harus menyimpan informasi detail berupa data penggajian, tunjangan, jenis potongan, rekaman absensi harian, cuti hingga CV dan dokumen-dokumen penting lainnya, seperti kontrak kerja. 

2. Fitur rekap kehadiran karyawan, real-time & otomatis

Data kehadiran atau absensi adalah komponen penting yang harus ada dalam database karyawan. Fitur ini biasanya dikenal sebagai fitur absensi digital berbasis GPS dan teknologi face recognition. 

Fitur absensi online ini memungkinkan karyawan mencatatkan kehadirannya secara mandiri di smartphone masing-masing. Para manajemen atau HRD dapat memantau langsung secara real-time lokasi dan waktu pengambilan absensi tersebut, tanpa takut dicurangi karyawan.

3. Fitur monitor & analisis kinerja karyawan 

Fitur ini memungkinkan karyawan memantau proses dan hasil kerja mereka agar dapat dilakukan analisis untuk mengetahui hal-hal apa saja yang harus ditingkatkan, dipertahankan dan diperbaiki.

Baca Juga: Cara Memantau Kinerja Karyawan dengan Aplikasi

4. Kelola data cuti, izin & sakit

Dengan fitur kelola data cuti, izin, dan sakit yang wajib ada di dalam software employee database, perusahaan dapat dengan mudah mengelola dan mengatur pengajuan serta persetujuan atas segala keperluan izin, cuti, dan sakit karyawan Anda

5. Data penggajian, tunjangan dan potongan gaji karyawan

Pengelolaan data penggajian, tunjangan hingga komponen potongan gaji karyawan menjadi komponen yang harus diperhatikan di dalam aplikasi database karyawan. 

Hal ini dikarenakan data-data tersebut memudahkan Anda dalam membuat dalam menyusun slip gaji dengan perhitungan yang tepat. 

Pelajari contoh dan komponen rincian slip gaji karyawan swasta di perusahaan!

6. Fitur download database karyawan 

Pada kondisi tertentu, Anda membutuhkan semua data-data karyawan, baik data individu atau keseluruhan karyawan. Tentunya Anda membutuhkan fitur download database tersebut untuk kemudian diolah atau dipergunakan sebagaimana mestinya, seperti membuat laporan.

Tips Memilih Software Employee Database Terbaik di Indonesia

1. Tampilan aplikasi yang mudah dipahami

Aplikasi database karyawan yang memiliki tampilan yang mudah dipahami dapat membantu pengguna untuk lebih cepat dan lebih efektif dalam mengelola data karyawan, baik untuk diakses oleh HR maupun oleh karyawannya langsung (sistem ESS).

Karyawan dan admin software cukup menerima pelatihan yang simpel dan singkat untuk menggunakan aplikasi tersebut, jika tampilannya mudah dipahami. Sehingga sangat efisien dari segi waktu, biaya dan tenaga.

2. Biaya berlangganan

Biaya yang ditawarkan oleh beberapa aplikasi database karyawan cukup bervariasi. Anda bisa melakukan survei kecil-kecilan atau analisa yang detail untuk mencari software employee database dengan harga yang sesuai dengan budget perusahaan.

3. Terintegrasi dengan software lain

Pilihlah aplikasi pengelolaan database karyawan yang bisa terintegrasi dengan software atau sistem lain, seperti software absensi online, aplikasi payroll, aplikasi rekrutmen karyawan. Ketahui juga apakah software tersebut menyediakan API yang memungkinkan integrasi yang lebih fleksibel ke aplikasi lain.

4. Aplikasi lokal

Memilih aplikasi database karyawan dari penyedia lokal adalah salah satu cara terbaik yang dapat Anda lakukan. Hal ini memungkinkan Anda untuk berkomunikasi dan berkolaborasi dengan lebih baik tanpa ada halangan bahasa. 

Selain itu, penyedia software dari dalam negeri biasanya sudah menyesuaikan produk dengan regulasi pemerintah, sehingga Anda tidak perlu khawatir dengan masalah compliance dan dapat fokus pada penggunaan aplikasi yang efektif dan efisien. 

5. Tersedia fitur uji coba gratis

Pilih software yang menyediakan fasilitas demo atau uji coba gratis. Manfaat ini dapat Anda gunakan untuk mencoba fitur dan fungsinya. Tapi, jika penyedia tidak memiliki fitur ini, Anda mungkin dapat meminta demo langsung agar mengetahui cara aplikasinya bekerja apakah sudah sesuai kebutuhan perusahaan.

6. Review pengguna

Selanjutnya adalah mencari ulasan dari pengguna lain yang telah menggunakan software tersebut. Metode ini dapat memberikan informasi tentang kelebihan dan kekurangan aplikasi yang mungkin sulit untuk diketahui. Tentunya, Anda juga bisa meminta rekomendasi dari profesional HR atau IT sebelum membuat keputusan yang tepat.

Baca Juga: Contoh Laporan Kerja Harian Karyawan

Software Database Karyawan yang Praktis dan Aman

Rekomendasi aplikasi terbaik di Indonesia dalam mengelola database karyawan adalah aplikasi Hadirr. Aplikasi HRD ini menawarkan solusi aplikasi software data karyawan berbasis web dan cloud yang dapat diakses secara mobile melalui ponsel. Data yang dihimpun selanjutnya akan dikelola untuk dianalisa lebih lanjut.

Aplikasi absensi dan manajemen karyawan, Hadirr, menawarkan fitur-fitur manajemen kehadiran, lembur, shift kerja hingga monitoring kinerja karyawan. 

Hadirr dalam merekap laporan dan data karyawan berupa: catatan kehadiran, laporan reimbursement, laporan jadwal kerja dan kegiatan karyawan hingga laporan kunjungan ke klien.

Hadirr juga terintegrasi dengan aplikasi HRIS dan payroll Gadjian, yang memiliki fitur-fitur manajemen data penggajian, perpajakan hingga rekrutmen karyawan.

Kalkulator aplikasi Gadjian dapat mengolah semua data karyawan dari aplikasi Hadirr seperti data absensi hingga kinerja karyawan untuk dipergunakan dalam menghitung slip gaji dengan akurat dan efisien.

Dengan mengintegrasikan laporan data karyawan di aplikasi Hadirr, Gadjian mampu secara otomatis memperhitungkan jam kerja, lembur, bonus, potongan gaji akibat ketidakhadiran dan kualitas kinerja, serta insentif berdasarkan performa.

Saatnya beralih menggunakan software Gadjian dan Hadirr agar manajemen dan administrasi bisnis Anda jadi lebih efisien, terorganisir, dan mudah diakses. Dengan fitur-fitur canggih yang ditawarkan oleh kedua aplikasi ini, Anda dapat mengelola data karyawan, payroll, kehadiran, dan kinerja dengan lebih efektif, sehingga memungkinkan fokus yang lebih besar pada strategi bisnis dan pengembangan perusahaan.