Keunggulan Software Timesheet untuk Perusahaan Konstruksi

Perusahaan konstruksi mempekerjakan banyak karyawan yang upahnya dihitung berdasarkan jumlah waktu kerja, seperti tukang batu, tukang listrik, mandor, dan operator alat berat. Selain itu, karyawan yang bekerja lembur juga dibayar sesuai jumlah jam lembur masing-masing.

Itu sebabnya, perusahaan konstruksi memiliki pencatatan jam kerja yang rinci. Mereka umumnya menggunakan lembar waktu atau timesheet, baik yang berbentuk kertas maupun berupa software timesheet.

Timesheet kerja karyawan

Timesheet kerja adalah dokumen untuk mencatat seberapa banyak waktu kerja yang dihabiskan karyawan dalam periode tertentu, misalnya sehari, seminggu, atau sebulan. Dokumen ini berisi informasi tentang identitas karyawan, jam masuk (clock in), jam pulang (clock out), jam istirahat, jam lembur (overtime), dan jam untuk melakukan tugas atau proyek tertentu.

Dengan begitu, kita bisa menghitung jam kerja karyawan sekaligus memantau efisiensi dan produktivitas mereka dari hari ke hari. Timesheet juga dapat digunakan untuk menyimpulkan berapa banyak waktu riil yang dibutuhkan untuk mengerjakan sebuah pekerjaan konstruksi.

Baca Juga: Cara Mengisi Timesheet Online di Aplikasi Hadirr

Manfaat menggunakan timesheet antara lain:

a. Manajemen waktu dan biaya: timesheet memungkinkan perusahaan melacak waktu (time tracking) pekerjaan tertentu yang berguna untuk menghitung jangka waktu penyelesaian proyek, penjadwalan pekerjaan, serta estimasi biaya.

b. Monitoring kinerja: timesheet juga membantu manajer memantau kinerja dan produktivitas karyawan, dengan melihat total jam yang dihabiskan untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan atau tugas yang diberikan.

c. Perhitungan payroll: timesheet yang akurat berguna untuk memudahkan HR/Finance menghitung upah/gaji karyawan berbasis jam kerja, serta imbalan lainnya termasuk upah lembur.

d. Keselamatan kerja: dengan monitoring waktu kerja, perusahaan konstruksi bisa mencegah kelebihan jam kerja atau jam lembur karyawan yang dapat menyebabkan kelelahan dan berujung pada kecelakaan kerja.

e. Kepatuhan perusahaan: timesheet membantu perusahaan mengelola waktu kerja dan lembur karyawan sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan, sehingga menghindarkan mereka dari sanksi.

Perbedaan timesheet dan absensi

Mengapa harus menggunakan timesheet untuk menghitung waktu kerja karyawan? Apakah absensi karyawan saja tidak cukup?

Nah, perlu diketahui bahwa timesheet berbeda dari catatan kehadiran harian karyawan, dan keduanya sama-sama penting.

Timesheet sifatnya lebih rinci, bukan hanya tentang catatan jam kehadiran karyawan tetapi juga waktu untuk menjalankan tugas atau proyek tertentu. Di industri konstruksi, timesheet mencatat waktu penggunaan alat berat, waktu kerja operator, dan pekerjaan lainnya untuk tujuan analisis biaya, efisiensi operasional, produktivitas, dan pemenuhan regulasi ketenagakerjaan dan pengupahan.

Sebaliknya, absensi harian sifatnya lebih sederhana dan fokus pada catatan waktu kehadiran karyawan, seperti clock in dan clock out karyawan setiap hari. Absensi bertujuan untuk memantau kehadiran dan ketidakhadiran, serta ketepatan waktu dan keterlambatan.

Pelajari cara evaluasi kehadiran karyawan dan tools untuk melacaknya!

Absensi harian tidak mencatat detail tugas atau proyek yang dikerjakan dan waktu yang dihabiskan karyawan, sehingga kurang memberikan gambaran tentang produktivitas dan efisiensi. Singkatnya, catatan absensi berfungsi sebagai dasar penggajian dan pemenuhan hak karyawan berdasarkan kehadiran, sementara timesheet memberikan wawasan lebih komprehensif mengenai penggunaan sumber daya dan waktu kerja.

Baca Juga: Cara Membuat Timesheet di Excel Praktis untuk Karyawan

Jenis timesheet kerja

Berdasarkan periode rekap, timesheet dapat dikelompokkan menjadi timesheet harian, mingguan, dan bulanan. Selain itu, ada juga timesheet berbasis proyek dan timesheet fleksibel. Kapan kamu harus menggunakannya?

a. timesheet harian

Apabila kamu ingin memantau kehadiran dan produktivitas harian karyawan, maka timesheet ini paling akurat. Sebab, kamu bisa memonitor berdasarkan rekap waktu kerja harian. Namun, masalahnya, merekap waktu kerja setiap hari cukup merepotkan, apalagi jika jumlah karyawan kamu cukup banyak.

b. timesheet mingguan

Jika kamu ingin melihat tren kehadiran karyawan dan produktivitas mingguan, maka timesheet ini lebih tepat. Karyawan mencatat waktu kerja setiap hari, tetapi rekap dan laporan dilakukan setiap akhir minggu.

c. timesheet bulanan

Nah, jika tujuan kamu ingin melihat gambaran jangka panjang untuk kebutuhan evaluasi dan perencanaan, maka semestinya kamu membuat timesheet bulanan. Karyawan mencatat waktu kerja mereka setiap hari, tetapi rekap laporan dilakukan setiap akhir bulan. Namun, timesheet ini kurang akurat untuk melihat produktivitas harian, sehingga kerap terjadi keterlambatan identifikasi masalah.

d. timesheet berbasis proyek

Jika kita ingin mengetahui produktivitas karyawan dalam tugas/proyek tertentu, sebaiknya gunakan timesheet berbasis proyek, karena dapat melacak waktu kerja yang dihabiskan karyawan. Selain itu, timesheet ini memudahkan manajer memantau kemajuan dan efisiensi.

e. timesheet fleksibel

Timesheet ini digunakan untuk mencatat waktu kerja karyawan dalam flex job. Karyawan diberi kebebasan memilih jam kerja menurut waktu yang paling produktif bagi mereka, namun dengan catatan harus memenuhi jumlah waktu kerja yang disepakati.

Metode timesheet kerja

Bagaimana cara mencatat waktu kerja karyawan?

Secara garis besar, ada dua cara pencatatan waktu kerja karyawan, yakni secara manual dan digital. Seperti namanya, metode manual merupakan cara konvensional sedangkan metode digital menggunakan software timesheet.

Kamu bisa membuat timesheet manual menggunakan kertas dan diisi oleh karyawan dengan tinta untuk jam masuk, keluar, dan istirahat mereka. Untuk rekap dan laporannya, kamu bisa menggunakan Excel atau spreadsheet lain.

Karena sederhana, timesheet Excel mudah dibuat dan digunakan selain juga berbiaya rendah. Hanya saja, sistem ini sangat rentan kesalahan yang disebabkan oleh manusia, dan juga tidak bisa terintegrasi dengan aplikasi penggajian.

Sebaliknya, timesheet digital lebih modern dari timesheet kertas atau Excel, serta menawarkan kepraktisan dan efisiensi. Software timesheet online berbasis cloud yang dilengkapi dengan aplikasi mobile dan GPS jauh lebih akurat dari sistem manual.

Selain otomatisasi pencatatan dan rekap waktu kerja karyawan, timesheet online menjamin keamanan data yang disimpan di server cloud, aksesibilitas yang tinggi di mana saja dan kapan saja, dan data jam kerja real-time. Karena itu, untuk pekerjaan di lapangan, remote, dan konstruksi, timesheet online lebih baik dan lebih efisien.

Kelebihan lainnya, timesheet online biasanya memiliki sistem integrasi dengan aplikasi penggajian sehingga memudahkan impor data jam kerja karyawan untuk perhitungan dan pembayaran upah/gaji mereka. Contohnya, timesheet Hadirr yang terintegrasi dengan aplikasi payroll Gadjian.

Keunggulan software timesheet

Perusahaan konstruksi selayaknya menggunakan software timesheet online yang memiliki keunggulan dibandingkan metode pencatatan waktu kerja secara manual. Apa saja nilai lebih timesheet online?

1. Akurasi tinggi

Di industri konstruksi, pencatatan waktu yang akurat sangat penting untuk menghitung upah karyawan dan perkiraan biaya proyek. Dengan otomatisasi, timesheet online menawarkan sistem pencatatan waktu kerja yang minim kesalahan manusia dibandingkan metode kertas atau Excel.

2. Data real-time

Aplikasi timesheet menggunakan data real-time sehingga memberikan gambaran terkini mengenai waktu kerja karyawan. Ini sangat berguna bagi proses pengambilan keputusan yang sifatnya mendesak, misalnya terkait alokasi sumber daya untuk mempercepat proses penyelesaian pekerjaan.

3. Aksesibilitas tinggi

Software berbasis cloud menawarkan akses yang tidak terbatas tempat dan waktu. Manajer bisa mengakses timesheet kapan saja dan di mana saja. Timesheet online juga memudahkan karyawan konstruksi yang bekerja di lapangan untuk mengisi catatan waktu kerja di aplikasi mereka masing-masing.

4. Efisien dan hemat waktu

Kita tidak perlu repot merekap, menyalin, dan menginput data waktu kerja karyawan untuk perhitungan gaji karyawan yang membutuhkan ketelitian dan memakan waktu. Sebab, software timesheet umumnya terintegrasi dengan aplikasi penggajian, sehingga kita cukup mengimpor data waktu kerja karyawan ke sistem payroll dan langsung terhitung upahnya.

5. Transparan dan akuntabel

Dengan data real-time, timesheet memberikan visibilitas kepada semua pihak yang berkepentingan, seperti karyawan, manajer, dan HR mengenai informasi waktu kerja yang dihabiskan untuk pengerjaan proyek atau dalam periode waktu tertentu. Keterbukaan akses informasi ini akan membantu perusahaan menciptakan lingkungan kerja yang transparan dan akuntabel.

6. Skalabilitas tinggi

Sistem cloud memungkinkan perusahaan menggunakan aplikasi sesuai kebutuhan dan skala bisnis mereka. Seiring dengan pertumbuhan bisnis dan jumlah karyawan, mereka dapat menambah kapasitas aplikasi. Karena itu, perusahaan hanya mengeluarkan biaya sesuai dengan kebutuhan.

Baca Juga: Download Contoh Jadwal Kerja Shift Lengkap Berbagai Pola

Contoh timesheet perusahaan konstruksi

Kita akan membuat contoh timesheet kerja harian pada sebuah proyek konstruksi. Seperti kita ketahui bahwa perusahaan konstruksi kerap menggunakan alat berat, seperti excavator, bulldozer, dan crane untuk pekerjaan harian. Nah, operasional alat berat semacam itu juga membutuhkan timesheet.

Penggunaan timesheet alat berat dapat membantu melacak waktu penggunaan mesin dan menghitung biaya operasional, termasuk bahan bakar dan perawatan rutin. Tujuannya adalah efisiensi penggunaan alat kerja sesuai kebutuhan.

Selain itu, yang tak kalah penting, timesheet membantu perusahaan memantau waktu pengoperasian alat berat sesuai batas aman dan memastikan mesin tersebut hanya dijalankan oleh operator yang berpengalaman untuk meminimalkan risiko kerusakan dan kecelakaan kerja.

Berikut ini contoh timesheet alat berat dan pekerja konstruksi:

Timesheet tanggal 5 Agustus 2024 proyek pembangunan Gedung ABC

Software timesheet online berbasis GPS 

Untuk mengoptimalkan pemantauan kinerja dan produktivitas karyawan, kamu bisa menggunakan timesheet GPS tracking Hadirr. Timesheet online ini dapat melacak posisi karyawan secara akurat dan memberikan visibilitas tentang catatan waktu yang dihabiskan karyawan dalam mengerjakan tugas atau proyek.

Aplikasi timesheet cloud ini memungkinkan kamu atau karyawan membuat daftar tugas untuk diselesaikan. Karyawan dapat berkolaborasi dengan anggota tim meskipun masing-masing bekerja di lokasi terpisah. Setiap orang hanya perlu terhubung dengan internet untuk dapat berbagi tugas melalui aplikasi.

Dengan timesheet online ini, kamu bisa melakukan perhitungan kompensasi dan imbalan kerja secara tepat dan adil untuk karyawan dengan sistem upah per jam dan upah per proyek. Data waktu kerja ini bisa diimpor langsung ke Gadjian untuk perhitungan payroll.

Hadirr merupakan aplikasi absensi online untuk memonitor laporan kehadiran karyawan di multi-lokasi secara real-time. Karyawan dapat mencatatkan kehadiran mereka di titik yang disetujui dengan berfoto selfie di smartphone, dan akan diverifikasi oleh teknologi face recognition dan anti-fake GPS di aplikasi Hadirr.

Selain bebas kecurangan, mobile attendance ini juga menghemat waktu. Karena itu, Hadirr sangat cocok untuk pekerjaan remote dan proyek konstruksi di lapangan, di mana pekerja tidak perlu bolak-balik ke kantor untuk lapor kehadiran.

Mengelola waktu kerja dengan pola shift? Hadirr bisa membantu kamu membuat pengaturan shift grup maupun individu yang bisa dipersonalisasi sesuai kebijakan perusahaan.

Kamu cukup membuat pengaturan satu kali di awal, dan selanjutnya Hadirr akan bekerja membuat jadwal shift karyawan secara otomatis. Jadi, kamu tidak perlu repot membuat jadwal shift manual setiap periode.