Saatnya Beralih ke Laporan Kehadiran Karyawan Otomatis

Apakah Anda tertarik untuk menggunakan aplikasi absensi digital? Jika Anda masih merasa “maju mundur” untuk beralih ke laporan kehadiran karyawan otomatis, teruslah membaca artikel ini sampai selesai. 

Suatu hari, karyawan Anda mempertanyakan mengapa besaran tunjangan makan yang mereka terima berkurang dari biasanya, padahal mereka sudah masuk sebulan penuh.

Apa yang akan Anda lakukan? Tentu saja Anda perlu memeriksa ulang laporan kehadiran karyawan tersebut untuk memastikannya, bukan?

Baca Juga: 5 Alasan Pentingnya Software Absensi Karyawan Bagi Perusahaan

Nah, melalui asumsi bahwa si karyawan memang mencatatkan kehadirannya selama sebulan penuh, kemungkinan besar kurangnya besaran tunjangan yang mereka terima terjadi karena kekeliruan HR dalam merekap dan menyalin data. Salah hitung absensi karyawan bisa berakibat fatal, lho. 

Fungsi dari absensi tidak hanya menjadi alat ukur dalam melihat tingkat kedisiplinan karyawan, namun juga menjadi patokan dalam menghitung gaji mereka.

Terutama jika perusahaan Anda menerapkan prinsip no work no pay dan memberikan tunjangan berdasarkan kehadiran.

Oleh sebab itu, penting sekali bagi perusahaan untuk memiliki pencatatan data absensi karyawan yang akurat.

Anda tentu sudah mengenal beberapa sistem absensi karyawan yang diterapkan berbagai perusahaan, seperti absensi manual dan absen fingerprint. Berikut ulasannya. 

Absensi Manual 

Hingga kini, ternyata masih banyak perusahaan yang masih menerapkan sistem absensi manual.

Perusahaan yang masih pakai absensi manual biasanya menggunakan form absensi untuk mencatat data kehadiran karyawan mereka.

Karyawan melaporkan kehadiran dengan menandatangani kolom kehadiran di kertas absensi yang disediakan oleh kantor. 

Setelah itu, HR akan menyalin data secara manual dari kertas ke spreadsheet form absensi Excel.

Pada spreadsheet Excel, rekap laporan absensi karyawan berisikan data nama karyawan beserta kehadirannya serta penerapan rumus rekap jumlah kehadiran dan ketidakhadiran karyawan setiap bulan.

Cara ini memang tidak membutuhkan banyak biaya, namun ada beberapa kelemahannya. Pertama, HR akan jadi lebih repot. Cara ini menghabiskan banyak waktu. Sebab, menjelang penggajian karyawan setiap bulannya, HR sudah harus menyelesaikan laporan kehadiran karyawan yang direkap manual dari kertas ke dokumen XLS tadi. Ribet, kan?

Kedua, waktu kerja HR menjadi tidak efisien karena dipusingkan urusan administrasi, padahal seharusnya HR mengalokasikan lebih banyak waktu untuk pengembangan SDM perusahaan.

Ketiga, data absensi XLS berisiko rentan terhapus, hilang, atau tidak bisa diakses karena terserang virus atau malware karena penyimpanan data menggunakani hard disk komputer kantor. 

Risiko tersebut memang bisa diantisipasi dengan membuat back up data. Namun, dengan begitu, perusahaan tentu saja perlu mengeluarkan tambahan biaya lagi untuk menyediakan storage data yang memadai dan menerapkan sistem keamanan jaringan.  

Baca Juga: Cloud Object Storage, Solusi Penyimpanan Data untuk Bisnismu

Absensi Fingerprint 

Metode pencatat kehadiran dengan mesin fingerprint dapat beroperasi secara offline maupun online.

Sistem absen ini lebih akurat dan minimal risiko kecurangan karena menggunakan teknologi biometrik pembaca sidik jari. 

Kelemahannya, perusahaan membutuhkan biaya yang lebih besar karena perlu menyediakan banyak unit perangkat  mesin fingerprint di setiap titik absensi.

Belum lagi biaya pemeliharaannya. Semakin banyak titik absensi, semakin besar biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk membeli mesin fingerprint. 

Sistem ini juga kurang fleksibel untuk karyawan yang bekerja secara mobile di lapangan. Meski minim kecurangan, ternyata absensi fingerprint masih bisa diakali karyawan, seperti menggunakan salinan sidik jari hingga gel silikon. 

Tren jumlah karyawan remote diperkirakan akan terus naik seiring dengan angkatan kerja yang didominasi oleh generasi milenial yang memiliki karakter unik, yaitu lebih suka bekerja secara fleksibel.

Apalagi sejak pandemi, banyak karyawan yang bekerja dari rumah (work from home). Artinya, perusahaan membutuhkan tool yang dapat menjangkau karyawan dimanapun.

Oleh karena itu, Anda juga perlu mengenal sistem absensi termutakhir :

Absensi Online Berbasis Cloud

Sistem absensi online berbasis cloud adalah solusi yang tepat karena lebih praktis dan lebih efisien.

Lebih menghemat waktu dan biaya juga. Yang pasti lebih fleksibel untuk karyawan remote dan WFH. Contoh aplikasi absensi terbaik yang bisa Anda gunakan adalah Hadirr. 

Hadirr merupakan aplikasi absensi yang digunakan untuk mencatat kehadiran karyawan di banyak lokasi.

Anda hanya perlu mendaftar berlangganan, unduh aplikasinya di Google Play atau App Store, lalu tinggal dipakai. Aplikasi bisa digunakan di smartphone Android maupun iOS.

Anda tidak perlu repot membuat form absensi XLS di Excel dan database. Hadirr memiliki fitur unggulan, yaitu fitur laporan kehadiran karyawan otomatis.

Karyawan Anda tinggal absen selfie di smartphone mereka, kemudian data kehadiran mereka diverifikasi dengan teknologi biometrik face recognition dan Global Positioning System (GPS) sebelum disimpan di data center penyedia layanan cloud.

Anda pun juga bisa memeriksa data absensi karyawan real-time dengan mengakses aplikasi Hadirr.

Bahkan Anda bisa mengetahui kehadiran karyawan di berbagai kota atau negara tanpa perlu memasang mesin fingerprint. 

Baca Juga: Efisiensi Kerja, Ini Aplikasi Absensi di Instansi Pemerintah

Bagaimana kalau karyawan lupa membawa smartphone? Tak usah khawatir, mereka tetap bisa absen menggunakan ponsel milik teman satu kantor karena setiap karyawan punya personal ID masing-masing.

Bagaimana kalau karyawan kehabisan pulsa atau kuota data saat mau absensi? Sekali lagi, tak usah khawatir. Hadirr bisa dioperasikan dengan mode offline! 

Dengan Hadirr, tidak repot lagi menyalin data secara manual, tidak khawatir lagi akan hilangnya data, tidak pusing lagi memikirkan biaya pengadaan data storage dan mesin fingerprint.

Akurat, minim kecurangan, bisa akses real-time. Bagaimana? Sudah tidak maju mundur lagi kan menggunakan aplikasi absensi digital untuk mencatat laporan kehadiran karyawan otomatis? Saatnya beralih menggunakan Hadirr!