5 Kriteria Penilaian Kinerja Karyawan Klinik
Klinik merupakan jenis kegiatan usaha yang menyediakan jasa layanan medis bagi masyarakat umum. Prospek usaha ini semakin menjanjikan seiring dengan meningkatnya kesadaran masyarakat terhadap isu kesehatan dalam beberapa tahun terakhir, terutama sejak pandemi.
Ada banyak jenis klinik, seperti klinik kesehatan umum, klinik rawat inap, klinik kecantikan dan estetika, klinik gigi dan mulut, klinik fisioterapi (sport injury), klinik bersalin, klinik fertilitas, dan sebagainya. Namun, jika merujuk pada Peraturan Menteri Kesehatan No 9 Tahun 2014 tentang Klinik, jenis klinik dikelompokkan menjadi dua:
- Klinik pratama, yaitu klinik yang menyelenggarakan pelayanan medis dasar baik umum maupun khusus.
- Klinik utama, yaitu klinik yang menyelenggarakan pelayanan medis spesialistik atau pelayanan medis dasar dan pelayanan medis spesialistik.
Untuk klinik pratama boleh didirikan oleh perorangan, sedangkan klinik utama harus didirikan oleh badan hukum. Penanggung jawab teknis klinik haruslah seorang tenaga medis — dokter umum/gigi, dokter spesialis, bidan, psikolog, psikiater, dan sebagainya. Klinik pratama boleh dipimpin dokter umum atau dokter gigi, sedangkan klinik utama harus dipimpin oleh dokter spesialis.
Perlu diingat bahwa usaha klinik menekankan pada kualitas pelayanan agar dapat memberikan manfaat bagi banyak orang, baik dalam bentuk perawatan kesehatan maupun pengobatan penyakit.
Oleh karena itu, membangun tim yang solid dan berorientasi pada kepuasan pelanggan — seperti dokter yang berpengalaman, perawat yang ramah dan terampil, serta staf administrasi yang informatif dan responsif — merupakan keharusan.
Nah, sebuah klinik bisa mempekerjakan beberapa macam karyawan. Berikut ini contoh daftar karyawan klinik kesehatan dengan fasilitas rawat inap dan instalasi farmasi:
- Tenaga medis: dokter, perawat, apoteker, dan ahli gizi
- Tenaga administrasi: staf admin dan pendaftaran pasien
- Tenaga operasional: manajer klinik, tenaga medis darurat (ambulans), tenaga kebersihan dan sanitasi, keuangan, HR/GA
- Tenaga pendukung: staf IT
Seperti bisnis pada umumnya, kinerja karyawan klinik juga harus dievaluasi secara periodik untuk peningkatan kinerja, mutu pelayanan, dan tentu saja profit usaha. Penilaian kinerja karyawan klinik penting dilakukan untuk memastikan bahwa setiap anggota tim di dalam klinik berkontribusi secara efektif dalam pelayanan kesehatan yang berkualitas.
Baca Juga: Terbaru! Aturan Jam Kerja Karyawan Outsourcing Sesuai UU
SOP Penilaian Kinerja Karyawan Klinik
Berikut ini prosedur atau SOP penilaian kinerja karyawan klinik yang bisa diterapkan:
1. Tujuan penilaian
Sebelum dilakukan penilaian kinerja, langkah pertama adalah menetapkan tujuan penilaian — apa yang ingin dicapai dari penilaian kinerja — dan harus diselaraskan dengan tujuan organisasi. Setiap karyawan wajib memahami tujuan tersebut.
Misalnya, jika tujuan organisasi adalah ingin menjadi klinik terbaik di kota A, maka tujuan penilaian bisa dibuat daftar seperti berikut:
- Meningkatkan kualitas pelayanan klinik
- Mendorong pengembangan keterampilan dan kecakapan personal
- Meningkatkan kontribusi karyawan terhadap organisasi
- Mengefektifkan kerja tim
- Menaikkan rating kepuasan pasien
Ruang lingkup penilaian kinerja juga harus didefinisikan dengan jelas, yaitu mencakup semua anggota organisasi, baik karyawan tenaga medis maupun tenaga non-medis.
2. Kriteria penilaian
Selanjutnya, kita tetapkan kriteria penilaian kinerja. Untuk setiap karyawan, kriteria bisa berbeda menurut jenis pekerjaan, tugas, dan tanggung jawabnya. Berikut ini contohnya:
| Dokter dan perawat | – Kualitas pelayanan, termasuk akurasi diagnosis, efektivitas pengobatan, dan kepuasan pasien – Kompetensi klinis, misalnya keterampilan medis, pemahaman tentang prosedur pengobatan/perawatan, dan pembaruan pengetahuan – Kepatuhan protokol, termasuk kepatuhan terhadap pedoman medis dan kebijakan/peraturan klinik – Kemampuan komunikasi, misalnya kecakapan menjelaskan kondisi, penyakit, dan perawatan kepada pasien – Kemampuan kerjasama dan kolaborasi tim – Tingkat kehadiran |
| Apoteker | – Akurasi dalam memberikan obat sesuai resep – Kemampuan menjelaskan secara efektif informasi obat dan aturan penggunaanya kepada pasien – Kepatuhan terhadap regulasi tentang farmasi – Efisiensi dalam manajemen stok, termasuk pengelolaan persediaan obat – Tingkat kehadiran |
| Staf administrasi dan pelayanan | – Efisiensi proses pendaftaran pasien dan pengelolaan data, termasuk kecepatan dan akurasi – Pelayanan pasien, misalnya kemampuan memberikan informasi yang efektif dan menangani keluhan pasien – Keterampilan penggunaan perangkat lunak untuk pengelolaan administrasi klinik – Tingkat kehadiran |
| Tenaga medis darurat dan petugas ambulans | – Responsivitas dan kecepatan terhadap panggilan – Keterampilan pertolongan pertama dan kedaruratan – Pemeliharaan ambulans untuk kesiapsiagaan – Tingkat kehadiran |
| Tenaga kebersihan dan sanitasi | – Kualitas kebersihan dan sanitasi di area klinik – Kepatuhan pada prosedur kebersihan dan penanganan limbah medis dan non-medis – Efisiensi dan penyelesaian pekerjaan tepat waktu – Tingkat kehadiran |
| HR | – Efisiensi proses rekrutmen dan kualitas kandidat – Pelatihan dan pengembangan karyawan – Efektivitas manajemen kinerja dan tingkat kepuasan karyawan – Pemahaman dan kepatuhan terhadap regulasi – Keterampilan komunikasi dan interpersonal – Tingkat kehadiran |
Salah satu kriteria penilaian yang berlaku umum dalam contoh di atas adalah tingkat kehadiran. Sebab, semua jenis pekerjaan di klinik berpusat pada pelayanan pasien secara tatap muka, sehingga karyawan wajib hadir di tempat kerja.
Baca Juga: Contoh KPI Perusahaan dari HR Konsultan (Webinar Gadjian Academy)
3. Metode dan frekuensi penilaian
Ada banyak metode penilaian kinerja karyawan yang bisa diterapkan untuk klinik. Berikut ini beberapa di antaranya:
- Evaluasi diri: penilaian kinerja yang dilakukan oleh karyawan terhadap dirinya sendiri dengan mengisi form berisi sejumlah poin kriteria yang telah ditetapkan.
- Evaluasi atasan: penilaian kinerja yang dilakukan oleh atasan berdasarkan observasi, interaksi, dan penugasan harian.
- Peer review: ulasan yang dilakukan oleh sesama rekan kerja dalam satu tim, sehingga setiap orang menilai orang lain.
- Umpan balik pasien: ulasan dan penilaian dari pasien/pelanggan terhadap pelayanan karyawan.
- Survei kepuasan pasien: proses pengumpulan respons pasien melalui survei kepuasan pelanggan.
- Penilaian berbasis tujuan: penggunaan instrumen KPI atau OKR untuk mengukur sejauh mana karyawan mencapai target atau sasaran.
Untuk penilaian optimal, semua metode di atas bisa dikombinasikan. Sedangkan frekuensi penilaian kinerja karyawan klinik bisa ditetapkan sesuai kebutuhan.
Misalnya, penilaian komprehensif yang mencakup seluruh aspek dilakukan dalam periode tahunan. Namun, untuk kepentingan perbaikan kinerja dan pelayanan, bisa dilakukan review jangka pendek, misalnya 3 bulanan atau 6 bulanan. Mengapa harus begitu?
Tujuannya adalah agar umpan balik dapat ditindaklanjuti lebih cepat tanpa menunggu penilaian akhir tahun sehingga mendukung perbaikan kinerja. Selain itu, periode yang lebih pendek juga membantu kita melacak progres atas sasaran yang ingin dicapai.
Baca Juga: Contoh Laporan Kinerja Karyawan Bulanan Bagi HRD
4. Pengumpulan data dan umpan balik
Langkah berikutnya adalah pengumpulan data menggunakan metode penilaian yang ditetapkan. Data bisa meliputi umpan balik, presensi harian, progres capaian sasaran, observasi oleh atasan, dan lainnya. Kemudian, pihak manajemen harus menganalisis data untuk mendapatkan gambaran performa karyawan, baik tenaga medis maupun non-medis.
Jadwalkan pertemuan untuk membahas hasil penilaian dan pemberian umpan balik, termasuk apabila ada kinerja yang perlu perbaikan segera.
Contohnya, jika lebih dari 50% pasien menilai staf informasi lambat dalam memberikan respons atas pertanyaan online, maka pihak manajemen bisa meminta karyawan bersangkutan meningkatkan kecepatan respons.
Bagaimana dengan karyawan yang punya kinerja baik dan sudah selaras dengan tujuan? Untuk kinerja memuaskan, berikan pengakuan dan apresiasi sehingga memotivasi karyawan untuk mempertahankan kinerjanya.
5. Evaluasi dan pengembangan karyawan
Pada akhir periode tahunan, semua hasil penilaian kinerja dan umpan balik didokumentasikan dan disampaikan kepada karyawan bersangkutan. Publikasi hasil penilaian ini akan menjadi catatan penting mengenai apa saja capaian karyawan, apa yang kurang, dan apa yang harus diperbaiki atau diubah.
Dokumentasi hasil penilaian juga berguna untuk menyusun rencana pengembangan keterampilan dan pengetahuan — melalui pelatihan atau mentoring — untuk meningkatkan kinerja karyawan.
Contohnya, jika banyak pasien mengeluhkan perawat kurang terampil, tidak cekatan, dan lamban, maka kita bisa memberikan pelatihan yang relevan.
Hasil evaluasi itu juga menjadi dasar pemberian reward atau penghargaan karyawan yang berkinerja baik selama setahun, misalnya bonus dan kenaikan gaji.
Baca Juga: Contoh Perhitungan Pajak Dokter dan Ketentuannya
Aplikasi untuk bantu optimalkan pelayanan klinik
Seperti dijelaskan di atas, kegiatan usaha klinik berfokus pada pelayanan. Sebab, pelayanan yang berkualitas akan meningkatkan kepuasan pelanggan. Nah, untuk membantu karyawan klinik mengoptimalkan kinerja dan pelayanan pasien, kamu bisa menggunakan aplikasi Hadirr.
Bagaimana Hadirr membantu kamu?
a. Layanan pelanggan tepat waktu
Hadirr memungkinkan monitoring kehadiran karyawan secara online, termasuk memantau jam masuk, jam istirahat, dan jam selesai kerja. Dengan data jam clock-in dan clock-out yang akurat, kamu bisa menganalisis tingkat kedisiplinan karyawan.
Disiplin waktu penting dalam bisnis klinik, di mana karyawan harus hadir tepat waktu untuk menjamin pelayanan pasien. Klinik yang bagus tidak akan membiarkan pasien mengantri menunggu loket pendaftaran yang masih tutup karena stafnya datang terlambat.
b. Menjamin ketersediaan karyawan
Jika klinik beroperasi 24 jam, maka kamu butuh ketersediaan karyawan setiap saat, terutama tenaga administrasi, perawat, dan petugas emergency. Solusinya adalah menerapkan jadwal shift kerja secara bergiliran.
Nah, Hadirr bisa menyusun jadwal kerja shift karyawan, baik untuk perorangan maupun grup disesuaikan dengan kebutuhan klinik, termasuk aturan hari kerja dan hari libur seminggu. Pengaturan jadwal di aplikasi hanya dilakukan sekali di awal, selebihnya sistem Hadirr akan mengatur jadwal shift secara otomatis.
Dengan jadwal yang berpola, aplikasi shift karyawan Hadirr membantu menjamin ketersediaan karyawan di seluruh jam operasional, baik pagi, siang, maupun malam. Jadi, pasien klinik tetap terlayani dengan baik kapan pun.
c. Membantu catat jam lembur
Butuh tenaga tambahan saat pasien penuh? Tenang, kamu bisa pekerjakan karyawan untuk lembur di luar jam kerja mereka. Tidak perlu repot buat form lembur kertas dan pencatatan jam lembur di Excel, karena Hadirr bisa menjadi aplikasi lembur karyawan yang praktis dan efisien.
Perintah dan persetujuan lembur bisa langsung dilakukan melalui aplikasi, sehingga lebih cepat. Jam lembur dan kehadiran karyawan akan tercatat secara akurat di Hadirr. Tidak perlu rekap manual, karena aplikasi akan menampilkan data akumulatif jam lembur karyawan dan kamu tinggal mengunduhnya.
d. Absensi online higienis
Hadirr sangat cocok sebagai aplikasi absensi online untuk klinik karena cara kerjanya yang lebih higienis. Setiap karyawan melaporkan kehadiran, clock-in dan clock-out, dari smartphone mereka masing-masing. Cukup dengan swafoto di titik lokasi yang telah ditentukan, dan data akan diverifikasi dengan teknologi face recognition dan anti-fake GPS.
Dibandingkan perangkat absensi fingerprint — satu alat digunakan oleh banyak orang — aplikasi Hadirr lebih aman karena mencegah penularan virus lewat sentuhan sidik jari. Jadi, jika menggunakan e-absensi berbasis cloud ini, kamu tak perlu was-was seandainya ada seorang karyawan yang lupa mencuci tangan setelah tak sengaja menyentuh barang yang terkontaminasi virus dari pasien yang sakit.
Hadirr merupakan aplikasi absensi berbasis web, sehingga dapat diakses di mana saja. Meskipun tidak sedang berada di klinik, kamu tetap bisa memantau kehadiran karyawan secara real-time. Sehingga, kamu tahu siapa saja yang tidak hadir, terlambat masuk, atau pulang lebih cepat saat itu juga.
