Mengenal Perbedaan HRD dan Personalia yang Sering Dikira Sama

Di dalam sebuah organisasi atau perusahaan, pasti ada divisi pengelola sumber daya manusia agar tujuan organisasi tercapai dengan maksimal. Biasanya istilah yang seringkali digunakan untuk mengelola manajemen sumber daya manusia ini disebut dengan Human Resources Development (HRD) dan Personalia. 

Meskipun keduanya terlibat dalam pengelolaan aspek manusia dalam suatu organisasi, perbedaan esensial antara HRD dan Personalia menjadi penting untuk dipahami. HRD berfokus pada pengembangan karyawan, menciptakan lingkungan kerja yang produktif, dan memastikan pertumbuhan profesional yang berkelanjutan. 

Sementara itu, Personalia lebih menekankan pada aspek administratif, mulai dari rekrutmen, pengelolaan data karyawan, hingga pemenuhan kebutuhan administratif lainnya. 

Apa Itu HRD dan Personalia?

HRD (Human Resources Development)

Dalam bahasa Indonesia, HRD berarti Sumber Daya Manusia (SDM). Dimana bagian atau divisi ini bertugas untuk mengatur serta mengembangkan sumber daya sekaligus kemampuan seluruh karyawan yang ada di dalam suatu perusahaan. 

Kegiatan HRD mencakup inisiatif-inisiatif yang bertujuan untuk meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan kapasitas karyawan dalam sebuah perusahaan. Fokus utama dari HRD adalah pengembangan dan peningkatan SDM seperti pelatihan dan pengembangan kepemimpinan, serta upaya untuk menciptakan lingkungan kerja yang lebih efektif.

Personalia

Sedangkan Personalia adalah bagian yang spesialis mengatur atau mengelola sumber daya manusia dalam perusahaan termasuk proses administrasi seperti melakukan proses rekrutmen, pemilihan, penggajian, manajemen data karyawan, dan pemeliharaan catatan-catatan yang berkaitan dengan kehadiran dan kinerja karyawan. 

Baca Juga: Perbedaan Sistem HRD di Perusahaan Kecil dan Besar

Perbedaan Tugas dan Fungsi HRD dan Personalia di Perusahaan

Jika dilihat dengan kasat mata, sebenarnya tidak ada perbedaan yang signifikan di antara HRD dan Personalia. Keduanya sama-sama mengurus karyawan, hal yang menjadi perbedaan utama HRD dan Personalia adalah tugas pokoknya.

Tugas Utama HRD

• Seorang HRD bertugas untuk merencanakan kebutuhan sumber daya manusia karyawan saat ini dan di masa depan, serta mengembangkan strategi untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
• HRD perlu menyusun program pelatihan untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan karyawan, serta mendukung pertumbuhan profesional mereka.
• Menyusun dan melaksanakan sistem evaluasi kinerja untuk menilai kontribusi karyawan
• Membantu karyawan merencanakan dan mengelola jalur karir mereka, termasuk pengembangan keterampilan yang diperlukan untuk mencapai tujuan karir.
• Membantu perusahaan dalam mengelola perubahan, termasuk restrukturisasi atau perubahan budaya kerja. Misalnya; budaya kerja sebelum pandemi adalah dengan sistem kerja Work From Office, namun setelah pandemi sistem kerja berubah menjadi Hybrid atau Work From Home.
• Memastikan kebutuhan dan harapan karyawan dipenuhi, termasuk keadilan dalam kompensasi, manfaat, dan kebijakan kerja.

Tugas Utama Personalia

• Menangani proses perekrutan karyawan baru, termasuk pembuatan iklan lowongan, seleksi, dan wawancara.
• Merekam, menyimpan, dan mengelola data karyawan, termasuk informasi pribadi, riwayat pekerjaan, dan dokumen terkait.
• Mengelola sistem penggajian, termasuk perhitungan gaji, pemotongan pajak, dan administrasi tunjangan karyawan.
• Melacak dan mengelola absensi karyawan, termasuk cuti, izin, dan kehadiran harian.
• Memastikan bahwa kebijakan dan prosedur perusahaan sesuai dengan hukum ketenagakerjaan yang berlaku.
• Mengelola proses pemberhentian karyawan dan administrasi terkait pensiun atau manfaat lainnya.
• Menangani konflik di antara karyawan atau antara karyawan dan manajemen, serta memastikan penyelesaiannya sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Secara fungsi, HRD di perusahaan membantu menciptakan lingkungan kerja yang positif, mendukung pertumbuhan karyawan, dan menghasilkan kontribusi maksimal dari sumber daya manusia (karyawan) dalam mencapai tujuan strategis perusahaan. Selain itu, Pekerjaan HRD umumnya dilakukan secara manual dan bersifat rutinitas. 

Sedangkan fungsi personalia, atau kepegawaian, lebih fokus pada aspek administratif dan manajemen karyawan di perusahaan dengan membantu memastikan bahwa aspek administratif sumber daya manusia di perusahaan dijalankan dengan efisien seperti employee database, payroll, dan pembayaran benefit lainnya sesuai dengan peraturan.

Efektivitas Penggabungan Jabatan HRD dan Personalia

Divisi sumber daya manusia ini sering kali dianggap sama sehingga banyak perusahaan yang menggabungkan tugas dan perannya dalam satu tim saja. Padahal HRD dan Personalia adalah dua tim yang bekerja secara terpisah berdasarkan pembagian tugas yang telah disebutkan di atas.

Penggabungan antara HRD dan Personalia dalam sebuah organisasi dapat diimplementasikan oleh perusahaan yang masih baru dan dengan sumber daya terbatas. 

Lantas, bagaimana keefektivitasnya? Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan berdasarkan keuntungan dan tantangan jika ingin menggabungkan HRD dan Personalia.

Keuntungan Penggabungan

1. Integrasi Proses: Penggabungan antara HRD dan Personalia dapat memungkinkan integrasi lebih baik antara fungsi-fungsi yang sebelumnya terpisah. Hal ini dapat mengoptimalkan alur kerja dan meningkatkan efisiensi.
2. Peningkatan Komunikasi: Penggabungan ntara HRD dan Personalia dapat meningkatkan komunikasi antara bagian-bagian yang berhubungan, memungkinkan pertukaran informasi yang lebih lancar dan koordinasi yang lebih baik.
3. Fokus pada SDM: Dengan menggabungkan HRD dan Personalia, perusahaan dapat memandang secara keseluruhan terhadap tugas manajemen sumber daya manusia seperti mengintegrasikan aspek pengembangan karyawan dengan fungsi-fungsi administratif.
4. Efisiensi Operasional: Penggabungan HRD dan Personalia dapat menghasilkan efisiensi operasional karena tim HR yang lebih kecil dapat menangani berbagai aspek, mengurangi redundansi tugas, dan memaksimalkan penggunaan sumber daya.
5. Fleksibilitas Personel: Staf yang merangkap menjadi HRD sekaligus Personalia dapat memiliki pemahaman yang lebih baik tentang keterampilan dan kebutuhan karyawan, sehingga kondisi ini memungkinkan penempatan personel yang lebih tepat sesuai dengan tugas dan proyek tertentu.

Baca Juga: Inilah 10 Skill yang Harus Dimiliki HRD Profesional

Tantangan Penggabungan

1. Kompleksitas Tugas: Penggabungan HRD dan Personalia dapat meningkatkan kompleksitas tugas, terutama jika satu tim harus menangani berbagai aspek tugas, mulai dari pengembangan dan pelatihan hingga administrasi kepegawaian.
2. Keterbatasan Fokus: Penggabungan HRD dan Personalia dapat membuat staf HR lebih terfokus pada tugas-tugas administratif daripada pengembangan karyawan atau sebaliknya, tergantung pada fokus utama perusahaan.
3. Ketidakseimbangan Prioritas: Prioritas yang tidak seimbang antara fungsi pengembangan dan administratif dapat muncul, menyebabkan beberapa aspek manajemen sumber daya manusia tidak mendapatkan perhatian yang cukup.
4. Potensi Kehilangan Keahlian Khusus: Penggabungan HRD dan Personalia dapat menyebabkan hilangnya keahlian khusus seseorang karena personel harus multitasking menangani berbagai tanggung jawab yang sebelumnya diurus oleh tim terpisah.
5. Tantangan Perubahan Budaya: Penggabungan HRD dan Personalia dapat menimbulkan tantangan terkait perubahan budaya dalam tim HR dan organisasi secara keseluruhan.

Sebelum menggabungkan jabatan HRD dan Personalia, perusahaan perlu mempertimbangkan kebutuhan, tujuan, dan budaya organisasi mereka. Komunikasi yang efektif, pelibatan karyawan, dan perencanaan yang matang dapat membantu mengatasi potensi tantangan dan meningkatkan efektivitas penggabungan jabatan HRD dan Personalia.

Jika memungkinkan, perusahaan sebaiknya mempertimbangkan untuk memiliki setidaknya dua orang staf HR yang dimana satu orang yang fokus pada HRD dan satu orang yang fokus pada personalia guna memastikan efektivitas dan keberhasilan dalam masing-masing tugas dan fungsi demi tercapainya visi, misi, dan target perusahaan.

Atau solusi lainnya adalah HRD dan Personalia dapat menggunakan tools pendukung, seperti aplikasi yang dapat mendukung pekerjaan mereka agar menjadi lebih mudah salah satunya terkait kehadiran/absensi, pengajuan dan rekap cuti, perhitungan payroll dan lain-lain.

Aplikasi Pendukung Kinerja HRD dan Personalia

Lingkup kerja Personalia terletak pada area administrasi dan keberadaannya sangat diperlukan agar fungsi HRD tetap dapat terlaksana dengan baik. Apabila jabatan HRD dan Personalia digabung, Anda perlu memberikan dukungan sistem berupa aplikasi HRD berbasis web seperti Hadirr dan Gadjian. 

Aplikasi Hadirr memudahkan tugas personalia karena memiliki fitur absensi online, kelola shift kerja dan lembur sehingga administratif karyawan lebih mudah dan praktis dikelola. Dengan menggunakan aplikasi ini, Anda lebih menghemat waktu dalam hal mengelola administrasi kepersonaliaan yang sebelumnya dilakukan secara manual. 

Untuk membantu tugas HRD di perusahaan, Anda juga bisa gunakan aplikasi Gadjian yang terintegrasi dengan aplikasi absensi online Hadirr, dalam membantu dalam menganalisis kinerja karyawan melalui data yang terkumpul dan terpusat di Gadjian. Sehingga pengembangan karyawan jadi lebih terorganisir dan  memastikan pertumbuhan profesional yang berkelanjutan. 

Tidak hanya itu, Gadjian juga memiliki fitur Modul Applicant Tracking System (GATS). Aplikasi rekrutmen karyawan untuk semua bisnis dimana fitur ini dapat memonitor proses rekrutmen dan kelola database kandidat secara online dan terdigitalisasi dalam satu aplikasi.

Baca Juga: 7 Jenis dan Contoh Laporan HRD yang Dibuat Setiap Bulan

Karyawan perusahaan Anda cukup menggunakan aplikasi mobile (employee self service atau ESS) pelengkap aplikasi HR & penggajian Gadjian melalui aplikasi GadjianKu. Selain membuat pengelolaan personalia lebih efisien yang serba otomatis, aplikasi online ini juga memberikan pengalaman positif bagi karyawan karena karyawan dapat merasakan manfaatnya seperti:

1. Layanan swalayan untuk karyawan (Employee Self Service)

Dengan sistem employee self service, pengajuan cuti, izin, dan sakit auto-gampang! Karyawanmu bisa lakukan di manapun dan kapanpun.

2. Tampilan aplikasi yang menyegarkan

Memberikan pengalaman berbeda dengan warna dan tampilan yang menyegarkan, serta alur pengajuan cuti, cek slip gaji dan urusan HR lainnya yang mudah dipahami oleh seluruh karyawan.

3. Informasi yang lebih transparan

Memudahkan koordinasi antar pegawai dengan informasi kalender, jadwal kerja (shift), dan pengumuman dalam satu aplikasi.

4. Ciptakan suasana kerja yang positif

Bekerja secara jarak jauh (remote/WFH/WFA) atau hybrid? Tetap terhubung dengan karyawan lain pastinya menjaga produktivitas dan semangat kerjamu. Kirim pesan di hari spesial mereka dengan emoji yang menggambarkan isi pesanmu atau kirim pesan lekas sembuh saat mereka sakit. Hal itu akan sangat berarti bagi mereka

5. Perbaharui database karyawan lebih mudah & cepat

Karyawan dapat mengecek slip gaji dan data absensi secara online, serta menyesuaikan data personalia sesuai kebutuhan.

Dengan adanya aplikasi HR berbasis web seperti Hadirr dan Gadjian, penggabungan tugas HRD dan personalia menjadi lebih efektif dan efisien. Karena aplikasi ini membantu Anda dalam mengotomatiskan beberapa tugas administratif dan memungkinkan HRD dan personalia untuk fokus pada strategi pengembangan karyawan dan manajemen sumber daya manusia secara keseluruhan.