Contoh Prosedur Absensi Karyawan dan Cara Membuatnya
Salah satu kesamaan yang dimiliki oleh bisnis yang sukses ialah kehadiran karyawan yang sangat baik. Kehadiran karyawan tidak bisa diabaikan dalam bisnis, sebab jam kerja yang hilang dapat menurunkan produktivitas, bahkan menimbulkan biaya.
Oleh karena itu, memiliki kebijakan kehadiran yang dituangkan dalam bentuk SOP absensi karyawan perusahaan akan membantu perusahaan mengelola karyawan untuk tetap di jalur.
Saat ini model kerja dari rumah maupun kerja hybrid sudah banyak diterapkan di kantor-kantor. Transisi dari kantor yang terbiasa dengan sistem nine-to-five cenderung membuat kebijakan kehadiran menjadi lebih rumit. Panduan berikut akan menjelaskan semua yang perlu Anda ketahui mengenai prosedur absensi karyawan.
Pentingkah Perusahaan Membuat SOP Absensi Karyawan?
Pembuatan SOP (Standard Operating Procedure) absensi karyawan adalah sebuah sistem resmi, sah dan tertulis yang mengatur aspek kehadiran karyawan, seperti pola absensi, media yang digunakan, cara absensi, dan lainnya.
Tujuan dari adanya SOP absensi kantor yaitu untuk menjaga kedisiplinan kerja karyawan terhadap waktu dan peraturan yang berlaku di perusahaan. Kehadiran sangat berkaitan dengan etika dan semangat kerja, bayangkan bagaimana karyawan yang selalu terlambat akan berdampak pada tim.
Tentu hal tersebut menjadi beban bagi rekan kerja yang sudah memikul bagian pekerjaan mereka di awal hari. Lebih lanjut, akan terbentuk lingkaran setan semangat rendah yang memengaruhi kehadiran dan kinerja karyawan.
Tanpa adanya SOP absensi yang berlaku menyeluruh, akan terjadi ketimpangan kebijakan kehadiran lintas departemen. Misal, ada manajer yang bersikap santai mengenai hadir tepat waktu, sedangkan di departemen lain lebih ketat. Pertimbangkan agar semua karyawan mendapatkan perlakuan adil melalui aturan yang sama.
Adapun manfaat yang akan diperoleh perusahaan dengan menerapkan SOP absensi di kantor di antaranya :
- Memastikan operasional perusahaan dapat berjalan optimal
- Memastikan kehadiran tepat waktu dan teratur agar hasil absensi sesuai yang diharapkan
- Menjaga tingkat kinerja karyawan menjadi lebih baik
- Meminimalisir kesalahan dan kecurangan absensi
- Membangun tingkat kepercayaan klien terhadap perusahaan
- Memberikan dasar yang jelas untuk tindakan HRD terhadap pelanggaran yang dilakukan karyawan, mulai dari menegur hingga menjauhkan sanksi.
Baca Juga: 5 Jenis Fraud dan Cara HRD Mengatasi Kecurangan Karyawan
Cara Membuat SOP Absensi Karyawan
Pembuatan SOP absensi karyawan mengacu pada peraturan jam kerja kantor di Indonesia yang telah diatur melalui UU Ketenagakerjaan dan Peraturan Pemerintah No. 35 Tahun 2021 (turunan UU Cipta Kerja).
Apa Saja yang Harus Ada dalam SOP Absensi Karyawan?
Sebelum membuat SOP kehadiran karyawan, Anda perlu memerhatikan apa saja kelengkapan yang harus tercantum. Hal ini memudahkan karyawan memahami peraturan dengan baik dan mudah, serta memudahkan HR juga dalam menjelaskannya.
Poin penting yang harus ada dalam SOP absensi karyawan yakni tata cara absen harian (datang dan pulang), tata cara izin dan cuti karyawan, peraturan tentang kertelambatan, peraturan tentang pulang awal, prosedur pemberitahuan departemen, dan proses disiplin progresif.
Langkah-Langkah Menyusun Tata Tertib Kehadiran
Dalam menyusun SOP, Anda perlu menyesuaikan dengan sistem kerja yang berlaku di perusahaan. Ada yang masih memberlakukan absensi manual, ada juga yang menggunakan mesin fingerprint, bahkan sistem absensi berbasis web.
Inilah cara-cara menyusun SOP absensi karyawan :
- Pelajari aturan bidang ketenagakerjaan yang berlaku.
- Cantumkan sumber-sumber yang menjadi acuan pembuatan SOP, misalnya surat direktur.
- Lakukan pengkajian terhadap aturan sebelumnya untuk menjadi acuan dalam peraturan terbaru.
- Susun draf peraturan absensi yang memuat poin-poin penting yang akan diberlakukan.
- Hindari redaksi yang ambigu. Gunakan gaya bahasa yang baku dan cantumkan deskripsi yang detail dan spesifik.
- Perkirakan konsekuensi dari butir-butir peraturan yang baru disusun.
- Jika perusahaan Anda menggunakan aplikasi absensi online, tulis panduan prosedur absensinya.
Contoh SOP Absensi Karyawan dan Sanksi Disiplinnya
Bentuk SOP bisa bermacam-macam, umumnya berbentuk dokumen. Berikut ini adalah contoh SOP absensi karyawan yang dapat Anda lampirkan dalam tata tertib perusahaan.
Keterlambatan
Perusahaan memberlakukan jam masuk karyawan pukul 08.00 WIB. Keterlambatan dihitung berdasarkan jam masuk kantor. Karyawan yang terlambat akan dikenakan pemotongan tunjangan.
Kategori keterlambatan dan besaran pemotongan :
Pulang Sebelum Waktunya (PSW)
Perusahaan memberlakukan jam pulang pukul 16.00 WIB. Perhitungan sebelum waktunya dihitung berdasarkan jam pulang yang ditentukan. Setiap karyawan yang pulang sebelum waktunya akan dikenakan pemotongan tunjangan.
Kategori pulang sebelum waktunya dan besaran pemotongan :
Lupa absen
Untuk menjalankan prosedur absensi karyawan, karyawan yang lupa atau lalai dalam melakukan absensi kehadiran akan dikenakan pemotongan sesuai jenis alasannya.
Ketidakhadiran
Karyawan yang tidak hadir akan dikenakan pemotongan sesuai jenis alasannya.
Sanksi Disiplin Karyawan
Karyawan yang melakukan pelanggaran atas peraturan yang sudah ditetapkan akan dikenakan sanksi sesuai dengan jenis pelanggarannya.
Baca Juga: Tutorial dan Contoh Rekapan Kehadiran Guru di Excel
Kelola Kehadiran Karyawan Anda dengan Aplikasi Hadirr
Penerapan SOP absensi karyawan akan jauh lebih mudah apabila Anda menggunakan aplikasi absensi karyawan gratis seperti Hadirr. Melalui aplikasi ini, Anda akan menikmati fasilitas HRIS terlengkap, seperti fitur absensi online yang memudahkan Anda mengetahui karyawan yang hadir dan pulang tepat waktu.
Penggunaannya sangat praktis. Karyawan hanya perlu mencatatkan kehadiran mereka melalui ponsel masing-masing. Sistem Hadirr akan memvalidasi status kehadiran karyawan secara real-time dengan bantuan teknologi GPS dan face biometric.
Anda juga dapat mengetahui karyawan yang melakukan tindakan indisipliner seperti pulang sebelum waktunya hingga tidak hadir tanpa alasan yang jelas. Jadi, tidak akan kerepotan lagi memeriksanya satu per satu di format absensi karyawan excel.
Untuk perusahaan yang menerapkan jam masuk dan pulang berbeda-beda, tak perlu khawatir, Hadirr menyediakan fitur kelola shift kerja online.
Hadirr membantu perusahaan mencatatkan kehadiran karyawan sekaligus monitoringnya. Anda bisa mengintegrasikan data kehadiran yang sudah direkap otomatis oleh Hadirr dengan aplikasi HRIS Gadjian untuk menghitung gaji dan tunjangan karyawan.
Perpaduan Hadirr dan Gadjian dapat memaksimalkan disiplin kerja karyawan setelah SOP absensi diberlakukan, sehingga pekerjaan mengelola kehadiran dan produktivitas karyawan bisa dilakukan bersamaan.
