4 Tahapan Sistem Manajemen Kinerja Karyawan
Menjalankan sebuah bisnis atau perusahaan tidak pernah mudah. HR dan business-owner harus mengetahui bagaimana tahapan sistem manajemen kinerja untuk mengelola karyawan Anda.
Tidak hanya itu, tantangan lain yang dihadapi adalah bagaimana mengelola dan memotivasi tim karyawan mereka agar tetap memiliki performa yang baik di perusahaan Anda. Karena itu, sistem manajemen kinerja karyawan menjadi suatu pendekatan terstruktur yang dirancang untuk mengukur, mengembangkan, dan memotivasi kinerja karyawan agar sesuai dengan tujuan bisnis perusahaan.
Perusahaan yang secara efektif dapat mengelola kinerja karyawan akan cenderung lebih sukses dalam mencapai tujuan mereka.
Mengapa? Karena sistem manajemen karyawan dapat memberikan landasan yang kuat untuk mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan karyawan, merencanakan pengembangan mereka, dan memastikan bahwa mereka berkontribusi sebaik mungkin terhadap kesuksesan perusahaan.
Untuk itu, melalui artikel ini, Hadirr akan membahas mengenai apa itu sistem kinerja karyawan, manfaat dan apa saja tahapan dalam sistem kinerja karyawan yang wajib HR tahu.
Baca Juga: Tips Optimalkan Key Performance Indicator Karyawan Perusahaan
Pengertian Sistem Manajemen Kinerja
Sistem manajemen kinerja karyawan adalah pendekatan yang terstruktur dan komprehensif untuk mengelola kinerja karyawan dalam suatu perusahaan.
Bukan hanya berkewajiban untuk memberikan ulasan atau feedback tahunan atau menilai pekerjaan karyawan. Sebaliknya, sistem ini menjadi proses berkelanjutan yang melibatkan penetapan tujuan, pemantauan kinerja, memberikan umpan balik, pengembangan keterampilan, dan penghargaan atas pencapaian.
Mengapa Sistem Manajemen Kinerja Karyawan Penting?
Di bawah pengelolaan HR yang melakukan manajemen kinerja karyawan, kinerja karyawan akan di evaluasi secara rutin, biasanya dalam periode waktu tertentu, untuk memastikan bahwa mereka mencapai target yang telah ditetapkan.
Jika ada ketidaksesuaian atau masalah dalam pencapaian target, tindakan selanjutnya dapat diambil, sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Selain itu, manajemen kinerja karyawan juga mencakup pengembangan karyawan melalui pelatihan dan pengembangan keterampilan, sehingga mereka dapat terus meningkatkan kontribusi mereka di perusahaan Anda.
Manajemen kinerja yang efektif melibatkan komunikasi dua arah antara manajer dan karyawan. Sehingga, bukan hanya tentang memberikan umpan balik kepada karyawan, tetapi manajer juga harus bisa mendengarkan masukan dan aspirasi karyawan Anda.
Semakin efektifnya sistem manajemen kinerja karyawan Anda, perusahaan dapat menciptakan lingkungan kerja yang berfokus pada pertumbuhan dan pengembangan karyawan, yang nantinya dapat meningkatkan motivasi karyawan.
Baca Juga: Cara Membuat Sistem Monitoring Sales Performance yang Efektif
Manfaat Sistem Manajemen Kinerja
Penerapan sistem manajemen kinerja memiliki sejumlah manfaat signifikan bagi perusahaan dan karyawan, antara lain:
1. Meningkatkan Produktivitas
Dengan manajemen kinerja, karyawan memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang diharapkan dari mereka dan bagaimana mereka akan dinilai. Dengan cara ini, karyawan dapat performa dan produktivitas mereka.
2. Pengembangan Karyawan
Manajemen kinerja yang efektif juga bisa menciptakan kesempatan bagi karyawan untuk belajar dan berkembang di perusahaan Anda. Tentunya, manfaat ini dapat membantu mereka mencapai potensi terbaik mereka dan juga mendukung perusahaan dalam mengisi posisi-posisi kunci dengan bakat internal.
3. Mengidentifikasi Kebutuhan Pelatihan
Dengan memantau kinerja karyawan secara rutin, perusahaan dapat mengidentifikasi kebutuhan pelatihan yang spesifik. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengalokasikan sumber daya dengan efisien untuk pengembangan karyawan.
4. Pengambilan Keputusan yang Dukungan Data
Dengan melakukan monitoring, HR akan dapat menyediakan data mengenai kinerja karyawan yang dapat digunakan sebagai dasar untuk pengambilan keputusan terkait promosi, penggajian, dan pengembangan karir.
5. Meningkatkan Kepuasan Karyawan
Karyawan yang merasa dihargai dan mendapat dukungan untuk pengembangan mereka cenderung lebih puas dengan pekerjaan mereka. Pada tahap ini, kepuasan karyawan menjadi salah satu aspek yang dapat berdampak positif pada retensi di perusahaan Anda.
6. Memfasilitasi Komunikasi
Terakhir, manajemen karyawan juga memfasilitasi komunikasi terbuka antara manajer dengan karyawan. Cara ini dapat menciptakan hubungan kerja yang lebih kuat dan memungkinkan untuk mengatasi masalah dengan cepat.
Baca Juga: Training Karyawan Baru: Manfaat, Jenis, dan Cara Melakukannya
Tahapan Sistem Manajemen Kinerja
Sistem manajemen kinerja karyawan terdiri dari beberapa tahapan utama yang membentuk dasar dari proses ini. Tahapan-tahapan ini mencakup:
1. Fase Planning
Fase perencanaan atau planning adalah langkah pertama dalam sistem manajemen kinerja karyawan yang harus HR tahu. Di tahap ini, perusahaan menetapkan tujuan kinerja yang diharapkan dari setiap karyawan.
Tujuan ini haruslah spesifik, terukur, dapat dicapai karyawan, relevan dengan posisi yang mereka miliki, dan memiliki batas waktu. Selain itu, di fase ini, pengembangan rencana kerja untuk mencapai tujuan tersebut juga diperlukan.
Penting untuk memastikan bahwa tujuan karyawan sejalan dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan. Proses perencanaan ini dapat mencakup diskusi antara manajer dan karyawan untuk menyepakati tujuan yang realistis dan menantang.
2. Ongoing dan Monitoring
Fase ongoing dan monitoring merupakan salah satu tahapan yang ditujukan guna memantau kinerja karyawan sepanjang periode waktu tertentu. Monitoring ini akan melibatkan sekumpulan aktivitas seputar pengumpulan data tentang pencapaian tujuan karyawan dan evaluasi terhadap standar yang telah ditetapkan.
Selama fase ini, manajer dan karyawan dapat mengadakan pertemuan berkala untuk membahas kemajuan, memberikan umpan balik, dan membuat perubahan jika diperlukan.
Pada tahapan ini, Anda juga akan melakukan kegiatan seputar mengidentifikasi masalah kinerja secara cepat dan mengambil tindakan koreksi apabila dibutuhkan.
3. Checking dan Reviewing
Fase checking dan reviewing terjadi pada saat perusahaan mengevaluasi secara menyeluruh kinerja karyawan selama periode waktu tertentu, biasanya satu tahun. Evaluasi ini mencakup pencapaian tujuan, pengembangan keterampilan, dan kontribusi karyawan terhadap perusahaan.
Di tahap ini, manajer dan karyawan dapat melakukan ulasan kinerja tahunan atau evaluasi kinerja untuk mengevaluasi pencapaian, memberikan umpan balik, dan merencanakan pengembangan lanjutan.
Evaluasi ini sering kali digunakan sebagai dasar untuk penghargaan dan pengakuan atas kinerja yang baik yang telah karyawan Anda lakukan sepanjang tahun ini.
4. Fase Rewarding
Fase rewarding merupakan tahap di mana perusahaan memberikan penghargaan dan pengakuan kepada karyawan atas pencapaian dan kontribusi mereka. Fase rewarding mencakup promosi, pengakuan publik, bonus, atau penghargaan lainnya sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Penting untuk mengenali dan memberikan apresiasi kepada karyawan yang telah mencapai atau melebihi target yang telah mereka capai, hal ini secara tidak langsung dapat memotivasi karyawan untuk terus berkembang dan bisa memberikan kontribusi terbaik di perusahaan Anda.
Aplikasi Hadirr: Proses Manajemen Kinerja Karyawan Jadi Makin Simpel
Membuat sistem manajemen kinerja untuk karyawan dan melakukan monitoring dari waktu ke waktu memang bukan hal yang mudah bagi HR. Terlebih, tugas ini cukup memakan waktu dan harus Anda pantau secara terus-menerus.
Meskipun begitu, tugas ini menjadi salah satu aspek yang sangat penting untuk HR lakukan. Untuk dapat mendukung HR Anda dalam melakukan tugas ini, Hadirr dan Gadjian menjadi salah satu aplikasi HRIS yang wajib perusahaan Anda miliki.
Salah satu indikator yang HR tetapkan dalam membuat sistem manajemen kinerja karyawan adalah absensi dari karyawan tersebut. Untuk dapat memonitor absensi secara real-time, Hadirr bisa membantu Anda dalam mengelola absensi karyawan, mengelola shift dan juga lembur.
Tak hanya itu, melalui fitur analisis kinerja karyawan dari aplikasi HRIS Gadjian, HR juga dapat mengetahui gambaran secara jelas mengenai kinerja karyawan yang dapat disesuaikan melalui beberapa variabel, seperti data kompensasi, data demografi, sampai dengan data produktivitas.
Dengan Hadirr dan Gadjian, HR akan semakin mudah dalam mengelola manajemen kinerja karyawan di perusahaan Anda dan mereka dapat fokus untuk mengola tugas-tugas HR yang lain.