Kumpulan SOP Presensi Kepegawaian di Berbagai Instansi

Lingkungan kerja yang aman dan nyaman, jadi salah satu faktor meningkatnya produktivitas pegawai yang dapat menguntungkan perusahaan. Untuk menunjang faktor tersebut, perusahaan dapat menyusun tata tertib yang wajib dipatuhi oleh seluruh pegawai. Seperti tata tertib mengenai absensi, melalui SOP presensi.

Standar Operasional Prosedur (SOP) sendiri merupakan dokumen yang berfungsi sebagai panduan kegiatan, yang dibuat khusus oleh perusahaan guna menciptakan efisiensi dan ketertiban saat bekerja.

Bisa dikatakan bahwa SOP presensi, merupakan panduan dari perusahaan yang mengatur cara pelaporan kehadiran pegawai untuk bekerja. Dengan begitu, perusahaan dapat memperoleh data mengenai tingkat kehadiran sekaligus persentase kinerja pegawai dengan mudah.

Menyusun SOP presensi yang ideal memang tidaklah mudah. Terdapat beberapa langkah yang perlu dijalani, seperti mempelajari aturan bidang ketenagakerjaan, mencantumkan dasar hukum yang melandasi penyusunan SOP, mengkaji aturan lama, membuat aturan baru, dan terakhir menyusun prosedur absensi sesuai dengan metodenya.

SOP Presensi di Instansi Pemerintah

Perlu Anda ketahui bahwa setiap instansi pemerintah maupun swasta, pasti punya visi, misi, serta budaya kerja yang berbeda. Oleh sebab itu, SOP yang diterapkan pasti bervariasi dan menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Berikut adalah SOP presensi dari instansi pemerintah, yang bisa Anda pelajari dan gunakan sebagai referensi:

Berikut di atas merupakan dokumen SOP presensi, yang telah disetujui oleh seluruh PNS Diskominfo Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim).

Bila Anda perhatikan pada gambar, terdapat kolom-kolom surat berisi dasar hukum, kualifikasi, keterkaitan, peralatan, dan peringatan. Kolom tersebut, digunakan sebagai informasi yang harus dipahami dan dipatuhi oleh pegawai sebelum mengikuti prosedur yang telah ditetapkan.

Di bawah kolom surat, terdapat informasi mengenai prosedur absen sesuai dengan metode absensi yang dipilih. Dalam SOP ini, Diskominfo Provinsi Kaltim menggunakan metode absen fingerprint dan manual.

Kedua metode ini mampu menutupi kekurangan satu sama lain dengan kelebihannya. Seperti absensi fingerprint yang terkenal akan tingkat keamanan dan anti duplikasi data yang tinggi, ternyata memiliki kelemahan pada akurasi jika mesin yang digunakan rusak.

Bila PNS tidak mematuhi SOP yang telah tersedia, maka akan terjadi pelanggaran yang mempengaruhi penilaian kedisiplinan PNS itu sendiri.

Bila terjadi pelanggaran, maka pegawai Bawaslu akan dianggap tidak masuk dan mempengaruhi kinerja pegawai setiap bulannya.

Baca Juga: Keunggulan Absensi Online dengan GPS dan Fitur Terbaiknya

SOP Presensi Swasta

Sama seperti instansi pemerintah, instansi swasta juga memiliki metode serta prosedur absensi tertentu. Selain menggunakan mesin fingerprint, mereka menggunakan metode absensi baru berbasis aplikasi kehadiran pegawai, pengenalan wajah, dan verifikasi biometrik lainnya yang bisa digunakan lewat ponsel.

Perubahan metode tersebut didukung oleh perkembangan teknologi yang kian hari semakin canggih. Apalagi Indonesia sempat menghadapi wabah pandemi corona yang mengharuskan seluruh masyarakat untuk bekerja di rumah.

Tidak hanya memberi kemudahan pada pegawai untuk menyatakan kehadiran mereka, penggunaan aplikasi absensi juga mempermudah pihak manajemen kantor dalam mengolah data. Karena, sebagian aplikasi memiliki sistem informasi absensi pegawai yang bisa tersusun sendiri secara otomatis.

Bagaimana, praktis bukan? Walau begitu, Anda harus ingat bahwa seluruh aplikasi absensi mengandalkan data yang dimasukan oleh pegawai. Keseluruhan data tersebut, akan disimpan ke dalam sistem yang mana hanya pembuat aplikasi itu saja yang dapat mengetahui data-data tersebut.

Oleh karena itu, Anda wajib mencari aplikasi absensi yang aman dan terpercaya. Hal tersebut dilakukan, untuk mencegah adanya kebocoran data oleh oknum yang tidak bertanggung jawab.

Jika Anda sudah menemukan aplikasi yang tepat, Anda bisa membuat SOP yang terinspirasi dari SOP pelaksanaan presensi pegawai milik PT Surya Indah Kencana pada gambar di atas.

Baca Juga: Rumus Menghitung Absensi Karyawan dengan Mudah

Aplikasi Presensi Pegawai Online Berbasis Web

Sebelum membuat SOP presensi, hal utama yang perlu Anda pertimbangkan terlebih dahulu adalah menentukan metode absensi itu sendiri.

Jika Anda ingin menggunakan metode absensi berbasis aplikasi, tapi belum tahu mana yang aman dan terpercaya. Maka aplikasi kehadiran pegawai milik Hadirr dan Baktiku dapat menjadi opsi yang bisa dipertimbangkan.

Hadirr adalah aplikasi absensi berbasis cloud yang dirancang untuk memudahkan pegawai saat absensi. Aplikasi ini memanfaatkan teknologi masa kini, yaitu identifikasi biometrik berupa pengenalan wajah dan pemeriksaan lokasi melalui GPS untuk memvalidasi kehadiran pegawai secara akurat.

Dengan Hadirr, Anda dapat memantau kehadiran, data lembur, dan shift kerja pegawai hanya dengan satu aplikasi saja. Hebatnya, Hadirr memiliki fitur timesheet yang berisi jadwal dan kegiatan para pegawai yang dapat memonitor aktivitas pegawai dengan mudah tanpa harus menyortir data lagi.

Saat ini, aplikasi Hadirr telah digunakan oleh berbagai instansi ternama seperti, Direktorat Jenderal Pajak (DJP), Antam Resourcindo, Jasaraharja Putera, Pelindo 1, hingga Biofarma. Apabila Anda ingin mencobanya, Hadirr menawarkan layanan uji coba gratis selama tujuh hari.

Nah, jika Anda berasal dari instansi pemerintah dan ingin mencoba mengubah metode absensi dengan aplikasi kehadiran pegawai online. Anda bisa mencoba aplikasi Baktiku, yang telah telah didesain khusus untuk instansi pemerintah.

Sama seperti aplikasi Hadirr, Baktiku dirancang untuk memudahkan pegawai saat absensi hanya dengan menggunakan ponsel. Jangan khawatir akan kebocoran data! Sebab, Baktiku telah terintegrasi dengan Amazon Web Service (AWS), yang merupakan Cloud Infrastructure paling terpercaya di dunia.

Tunggu apa lagi? Tingkatkan efisiensi absensi di perusahaan dengan Hadirr dan Baktiku, dan buat SOP presensi Anda sekarang!