4 Syarat Reimbursement yang Wajib Dipenuhi Karyawan

Beberapa perusahaan sering kali meminta karyawan untuk menggunakan uang pribadi dalam melakukan tugas-tugas tertentu yang berhubungan dengan kepentingan perusahaan. Namun, jangan khawatir karena biasanya perusahaan akan mengganti uang yang telah dikeluarkan tersebut. 

Proses penggantian uang dari perusahaan kepada karyawan atas pengeluaran yang telah dikeluarkan oleh karyawan dinamakan dengan klaim reimbursement. 

Perlu diketahui, tidak semua uang karyawan dapat diklaim reimbursement. Apa saja yang dapat dikompensasi pada dasarnya tergantung dengan kebijakan dan SOP masing-masing perusahaan. 

Jika perusahaan Anda memberlakukan sistem reimbursement, penting sekali untuk memerhatikan syarat reimbursement dan bagaimana cara mengelolanya dengan baik. Mari simak penjelasan lengkap seputar reimbursement di bawah ini.

Apa Saja yang Bisa di Re-Imburse ke Kantor?

Reimbursement menjadi hak dari karyawan. Umumnya, ada tiga kategori reimbursement yang dapat diklaim dari perusahaan.

1. Reimbursement Biaya Perjalanan Bisnis

Adakalanya perusahaan meminta karyawan menggunakan dana pribadi dulu saat melakukan perjalanan dinas untuk kepentingan perusahaan. Bentuk biaya yang dapat di-reimburse di antaranya biaya penginapan, transportasi, bahan bakar kendaraan, biaya parkir dan konsumsi karyawan. 

Cara klaimnya dengan melampirkan bukti-bukti setelah melakukan perjalanan. Ada juga perusahaan yang sudah memberikan tunjangan transportasi harian pada karyawannya yang ditujukan untuk biaya perjalanan dinas.

2. Reimbursement Biaya Kesehatan

Pada dasarnya, perusahaan menjamin fasilitas kesehatan karyawan dengan membantu pembayaran iuran bulanan BPJS Kesehatan karyaan. Ada juga perusahaan yang memberlakukan klaim reimbursement biaya medis berlaku untuk hal-hal yang tidak ditanggung BPJS, contohnya tunjangan sakit COVID-19.

Kondisi yang biasanya tidak bisa di-reimburse adalah pelayanan pencegahan penyakit (imunisasi, KB, dan screening kesehatan), pilihan tindakan yang mengandalkan tenaga non-medis, bukan penyakit bawaan lahir, serta bukan penyakit yang disebabkan oleh sesuatu yang disengaja (kecelakaan akibat balap motor/mobil).

3. Reimbursement Biaya Operasional Bisnis

Penggantian uang yang banyak disediakan perusahaan adalah reimbursement operasional bisnis. Misalnya, biaya perlengkapan kantor, penggunaan pulsa/internet, sewa tempat rapat, konsumsi untuk meeting dengan klien, program pelatihan pengembangan kemampuan karyawan, dan lain-lain.

Karyawan harus selalu sertakan informasi yang lengkap saat mengajukan permintaan, termasuk total biaya yang dikeluarkan, tanggal pengeluaran, dan deskripsi rinci tujuan pengeluaran.

Baca Juga: Cara Menghitung Persentase Kehadiran Karyawan dan Contohnya

Kecurangan Reimbursement yang Biasa Terjadi

Selain mempertimbangkan kebijakan atau SOP yang telah ditetapkan untuk kategori reimbursement, penting juga bagi Anda untuk memantau setiap pengeluaran karyawan yang berniat untuk mengajukan klaim. 

Sebelum mengetahui lebih lanjut tentang cara mengelola dan syarat klaim reimbursement, berikut beberapa bentuk kecurangan reimbursement di perusahaan yang perlu Anda ketahui sebagai dasar dalam mengevaluasi klaim karyawan :

1. Pengeluaran fiktif

Kecurangan ini terjadi ketika karyawan ingin klaim reimbursement atas pengeluaran atau pembelanjaan yang tidak pernah terjadi. Bisa juga dengan mengedit biaya kuitansi untuk menaikkan nilai biaya yang tertera atau berkongkalingkong dengan merchant/vendor untuk mendapatkan nota kosong untuk diisi sendiri nilainya.

2. Pencampuran pengeluaran pribadi

Pengeluaran pribadi tidak bisa di-reimburse karena tidak berhubungan dengan kepentingan perusahaan. Namun ada saja karyawan yang berusaha mencampurkannya dengan pengeluaraan perusahaan, misalnya penggunaan layanan tambahan saat menginap di hotel dan saat di pesawat, serta pembelian oleh-oleh.

3. Tindakan double-billing

Tindakan ini terjadi saat karyawan mengajukan dua kali klaim untuk pengeluaran yang sama. Sebagai contoh, karyawan menyerahkan kuitansi pembelian barang yang dibeli dengan kartu kredit perusahaan, namun dalam laporan keuangannya tercatat sebagai pembelian dengan uang tunai, sehingga berhasil peroleh klaim.

4. Penggelembungan biaya

Modus ini paling lazim dilakukan, yaitu dengan mark up biaya item pengeluaran. Misalnya, item yang harganya Rp80 ribu ditulis menjadi Rp100 ribu. Apabila item yang dibeli banyak, tentu akan terjadi pembengkakan pengeluaran yang merugikan perusahaan.

Baca Juga: 9 Contoh Aplikasi Perkantoran Terbaik untuk Kelancaran Bisnis

4 Syarat Reimbursement yang Wajib Dipenuhi Karyawan

Untuk mencegah berbagai bentuk kecurangan yang mungkin saja terjadi, perusahaan harus menetapkan syarat-syarat dan prosedur klaim reimbursement yang baik.

1. Memahami aturan dan syarat klaim reimbursement perusahaan

Perusahaan berhak menentukan batasan pengeluaran karyawan yang bisa diklaim penggantiannya, misalnya biaya untuk perjalanan dinas, kesehatan dan operasional bisnis. Karyawan wajib memahaminya agar tidak mengalami kerugian akibat ada dana pribadi yang tidak disetujui untuk diklaim karena tidak sesuai aturan.

2. Menyimpan tanda bukti pembayaran dengan rapi

Perusahaan tidak akan mengganti biaya yang dikeluarkan karyawan jika tidak ada buktinya. Oleh karena itu, karyawan harus selalu ingat untuk menyimpan bukti pembayaran (tanda terima, faktur, karcis, tiket) dan kelengkapan bukti pembayarannya seperti total biaya, waktu transaksi, tempat pembelian, dan data pendukung sebagainya.

3. Menyegerakan pengajuan klaim

Perusahaan membutuhkan waktu untuk memproses klaim yang diajukan karyawan, sehingga akan menetapkan waktu maksimal pengajuan reimbursement. Hal ini berguna untuk antisipasi hilangnya bukti pembayaran. Jadi, karyawan disarankan untuk segera mengajukan klaim agar biaya yang dikeluarkan bisa segera diganti.

4. Memastikan tidak ada tindakan kecurangan

Perusahaan akan memeriksa bukti asli pembayaran, melakukan pengecekan detail dan ganda, hingga mengadakan audit berkala. Pastikan tidak mencoba-coba berbuat curang karena berisiko dipecat dari pekerjaan.

Contoh Template Formulir Reimbursement Perusahaan 

Sebagai pemilik perusahaan, Anda harus memiliki form reimbursement. Ini adalah contoh form reimbursement perusahaan yang kerap digunakan karyawan. 

Baca Juga: 5 Tips Tingkatkan Performa Tim Sales Lapangan

Tips Mengelola Reimbursement di Perusahaan

Bagaimana cara mengelola klaim reimbursement karyawan yang efektif? Simak daftar tips di bawah ini.

1. Menetapkan kebijakan penggantian biaya yang jelas

Langkah pertama untuk meningkatkan proses reimbursement adalah dengan membuat panduan yang tepat dan mengkomunikasikannya secara jelas dengan seluruh karyawan. 

Dengan begitu, tim keuangan bisa menghemat beberapa jam kerja yang berharga, karena karyawan sudah mengetahui biaya mana saja yang dapat diganti dan apakah ada persyaratan atau persetujuan khusus yang diperlukan sebelum mengirimkan bukti pembayaran.

2. Menerapkan pengelolaan bukti pembayaran yang praktis

Tim keuangan sering kali menghadapi kesulitan besar dalam menangani bukti pembayaran yang tidak jelas, hilang, atau tidak konsisten. 

Masalah ini membutuhkan investasi besar dalam waktu dan sumber daya untuk melacak informasi yang diperlukan sebelum dapat mengganti biaya tersebut.

Untuk mempercepat proses penggantian biaya, disarankan untuk menetapkan metode pengumpulan bukti pembayaran yang terpusat dan seragam.

3. Menyederhanakan proses persetujuan

Klaim reimbursement dikenal sebagai proses yang rumit dan lama. Pertimbangkanlah untuk merampingkannya menggunakan standar persetujuan yang mampu meningkatkan efisiensi proses reimbursement dan memastikan karyawan dibayar tepat waktu.

4. Menetapkan anggaran untuk reimbursement

Menetapkan anggaran untuk reimbursement membantu perusahaan mengontrol pengeluaran yang dibelanjakan dan yang diperlukan untuk waktu yang akan datang. Hal ini akan berdampak baik, seperti mengurangi pengeluaran yang tidak diinginkan, berinvestasi pada peluang baru, atau mempekerjakan lebih banyak staf. 

Anda dapat memprioritaskan pengeluaran, menyesuaikan rencana bisnis, dan mencegah bisnis Anda terjerat utang dengan melakukan perencanaan anggaran yang tepat.

5. Menggunakan software untuk kelola reimbursement

Dalam banyak kesempatan, terdapat banyak sekali klaim dari karyawan. Memproses pengajuan yang masuk dari sumber terpusat akan lebih efisien dan lancar. 

Saat ini, sudah banyak aplikasi yang dirancang khusus untuk mempermudah proses klaim reimbursement dan otomatis terintegrasi dengan laporan keuangan. Dengan adanya aplikasi seperti ini, diharapkan dapat mengurangi risiko human error, menekan kecurangan karyawan, serta mengurangi birokrasi yang tidak perlu.

Otomatisasi Reimbursement Lebih Efektif dengan Aplikasi Hadirr

Karyawan dan perusahaan harus dapat melakukan kegiatan reimbursement dengan transparan untuk memastikan pencatatan keuangan perusahaan yang rapi dan tanpa kesalahan. Untuk membantu pengelolaan reimbursement yang efektif dan efisien, Anda dapat mengandalkan aplikasi Hadirr.

Banyak perusahaan telah memanfaatkan Hadirr sebagai aplikasi mobile reimbursement untuk karyawan mereka. Aplikasi ini menawarkan berbagai fitur, termasuk reimbursement online, di mana proses pengajuan dan persetujuan klaim reimbursement dilakukan secara praktis dan cepat melalui aplikasi saja. 

Hadirr juga dilengkapi dengan fitur monitoring jam kerja dan produktivitas karyawan sehingga aktivitas karyawan saat bekerja lebih mudah dipantau dengan akurat dan real-time.

Dengan Hadirr, pengelolaan reimbursement akan lebih praktis dan tidak menghabiskan waktu yang lama lagi sehingga memberikan dampak positif untuk perusahaan dan karyawan.