Tahapan dan Contoh KPI Perusahaan dari HR Konsultan (Webinar Gadjian Academy)
Key performance indicators (KPI) atau indikator kinerja utama adalah salah satu alat yang penting dalam mengukur kesuksesan dan pencapaian tujuan perusahaan.
Sebagaimana disampaikan Linda S. Wirawan dalam salah satu pembahasan dengan Gadjian Academy, KPI membantu perusahaan dalam mengidentifikasi dan mengevaluasi performa karyawan serta menciptakan pengukuran yang jelas terhadap hasil kerja yang diharapkan.Â
Tahapan Membuat KPI Karyawan Perusahaan
1. Tujuan bisnis dan strategi
Sebelum kita memulai pembahasan mengenai KPI, penting untuk memahami tujuan dan strategi bisnis perusahaan. Artinya, tahap pertama dalam menetapkan KPI perusahaan adalah memahami tujuan dan objektif bisnis dengan jelas.
Linda menekankan pentingnya tujuan bisnis yang terukur dan spesifik, seperti meningkatkan pangsa pasar atau pelayanan pelanggan. HR perlu mengetahui posisi perusahaan saat ini, termasuk kekuatan, kelemahan, peluang, serta tantangan dalam pasar yang bersangkutan.
2. Posisi saat ini
Linda juga menggarisbawahi pentingnya memahami posisi perusahaan dalam industri dan persaingan yang ada. Dalam penyampaiannya, ia menyarankan agar perusahaan membandingkan diri mereka dengan pesaing untuk menetapkan target yang realistis.
3. Menentukan target KPI untuk jangka pendek dan jangka panjang
Berdasarkan pemahaman terhadap kondisi pasar dan tujuan bisnis perusahaan, HR dapat mulai menentukan target KPI untuk jangka pendek dan jangka panjang.
Contoh target KPI untuk jangka pendek bisa meliputi peningkatan jumlah calon karyawan yang diwawancarai atau peningkatan kehadiran karyawan di tempat kerja.
Sementara itu, contoh target KPI perusahaan untuk jangka panjang adalah meningkatkan rasio retensi karyawan atau peningkatan kualitas rekrutmen melalui sumber daya manusia.
4. Melakukan review target dengan tim
Setelah menentukan target KPI, langkah selanjutnya adalah melakukan review terhadap target tersebut bersama tim.
Penting bagi HR untuk melibatkan tim dalam proses perencanaan dan menentukan sasaran KPI.
Hal ini akan memastikan bahwa target yang diinginkan dapat secara realistis dihasilkan serta mendorong partisipasi dan komitmen dari seluruh anggota tim.
Baca Juga: Panduan Menentukan KPI Sales Manager dan Contohnya
5. Melakukan review secara berkala & melakukan penyesuaian
Ketika target KPI telah ditetapkan, penting untuk melakukan review secara berkala terhadap pencapaian KPI tersebut.
Melalui review ini, HR dapat mengevaluasi apakah target yang telah ditetapkan realistis atau perlu dilakukan penyesuaian.
Jika terdapat ketidaksesuaian antara target yang ditetapkan dengan kenyataan, langkah-langkah perbaikan dapat dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
6. Menghubungkan dengan struktur perusahaan
Struktur perusahaan yang jelas dan terstruktur dengan baik merupakan hal penting dalam mencapai KPI perusahaan.
HR perlu memastikan setiap personel dalam perusahaan memiliki job description yang jelas yang mencakup target KPI yang spesifik.
Hal ini akan membantu dalam mengelola kinerja dan ekspektasi yang realistis terhadap pekerjaan yang dilakukan.
7. Tentukan jobdesc setiap personel dalam perusahaan
Menurut Linda, job description yang jelas membantu dalam memastikan bahwa setiap individu dalam organisasi memahami peran dan tanggung jawab mereka dalam mencapai tujuan perusahaan.
Misalnya, dalam sebuah perusahaan, seorang sales executive mungkin memiliki job description yang mencakup tugas-tugas seperti mencari pelanggan baru, menjalin hubungan dengan pelanggan yang sudah ada, dan mencapai target penjualan bulanan.
Dalam konteks KPI, penjualan yang dicapai oleh seorang sales executive dapat menjadi salah satu indikator kinerja utama yang digunakan untuk mengevaluasi kinerjanya sesuai dengan job description yang telah ditetapkan.
Bacca Juga: Perbedaan KPI dan OKR dalam Penilaian Kinerja
Contoh KPI Perusahaan
KPI bisa ditentukan terkait dari apa yang ingin dicapai, misalnya seperti berikut.
- KPI terkait pengembangan karyawan:
- Persentase karyawan yang telah mengikuti pelatihan dan pengembangan tambahan.
- Penurunan tingkat turnover karyawan.
- Rata-rata waktu yang dihabiskan karyawan dalam pengembangan diri.
- KPI terkait produktivitas karyawan:
- Rasio produksi per karyawan.
- Penurunan tingkat absensi dan keterlambatan karyawan.
- Peningkatan efisiensi dan penggunaan waktu kerja.
- KPI terkait kepuasan pelanggan:
- Angka kepuasan pelanggan berdasarkan survei pelanggan.
- Tingkat loyalitas pelanggan.
- Jumlah keluhan atau saran pelanggan yang direspon dan diselesaikan.
- KPI terkait efektivitas rekrutmen:
- Rasio sukses rekrutmen terhadap jumlah rekrutan.
- Waktu yang dibutuhkan untuk mengisi posisi yang kosong.
- Tingkat kepuasan rekrutan terhadap proses rekrutmen dan onboarding karyawan baru.
Kemudian, berikut ini adalah tabel dari contoh KPI karyawan perusahaan:
Contoh Performance Table
Tabel berikut adalah contoh performance table yang digunakan untuk mengukur pencapaian KPI.
Dalam tabel ini, setiap KPI memiliki target yang ditetapkan, pencapaian aktual, dan skor yang diberikan berdasarkan persentase pencapaian terhadap target.
Skor total/final dapat dihitung dengan menjumlahkan skor dari setiap KPI dan dapat memberikan gambaran mengenai performa keseluruhan perusahaan.
Dalam mengukur dan mengelola KPI perusahaan, penting untuk tetap transparan, kolaboratif, dan melakukan review secara berkala.
Baca Juga: Cara Membuat Key Performance Indicator (KPI) yang Efektif
Aplikasi Penilaian Kinerja KPI Karyawan
KPI yang baik dapat menjadi acuan utama dalam mencapai tujuan bisnis perusahaan dan meningkatkan kinerja serta produktivitas karyawan.
Dalam menentukan KPI yang relevan dan menghubungkannya dengan struktur perusahaan yang baik, HR dapat membantu perusahaan dalam mencapai keberhasilan jangka panjang.
Dengan aplikasi Gadjian dan Hadirr, HR dapat mengoptimalkan proses penentuan dan pengukuran KPI perusahaan dengan lebih efisien. Mulai dari manajemen absensi, shift kerja, penggajian, slip gaji karyawan, hingga fitur penilaian kinerja atau monitor KPI karyawan.
Aplikasi payroll & HR Gadjian terintegrasi dengan aplikasi absensi online Hadirr untuk memonitor, mengumpulkan data lalu menganalisa proses dan hasil pekerjaan karyawan agar memudahkan HR dalam menyusun KPI yang relevan dan terukur.
Tonton video lengkap seputar training HR cara menyusun KPI karyawan perusahaan di channel YouTube Gadjian.