Contoh Tata Tertib Karyawan Perusahaan untuk Tingkatkan Produktivitas
Pengelolaan sumber daya manusia yang efektif menjadi aspek krusial dalam mencapai keberhasilan perusahaan. Salah satu elemen penting dalam menciptakan lingkungan kerja yang kondusif serta produktif adalah dengan menerapkan tata tertib karyawan yang jelas dan berlaku bagi seluruh anggota tim.
Tata tertib perusahaan adalah seperangkat peraturan dan pedoman yang mengatur perilaku, tanggung jawab, dan etika dalam beraktivitas di lingkungan kerja.
Umumnya, owner atau HRD perusahaan merinci peraturan di tempat kerja dalam sebuah buku tata tertib karyawan yang diberikan saat onboarding karyawan baru.
Seperti apa bentuk tata tertib yang berlaku di perusahaan? Di artikel ini, kami rangkumkan beberapa contoh dan tips menerapkannya.
Pentingnya Tata Tertib Karyawan dalam Perusahaan
Sebagai bagian dari upaya membangun profesionalisme dan mengelola hubungan kerja dengan baik, tata tertib karyawan kantor memiliki peran penting dalam menjaga integritas perusahaan.
Berikut adalah beberapa alasan mengapa perusahaan perlu memiliki tata tertib yang ketat:
- Menciptakan lingkungan kerja yang disiplin
Tata tertib karyawan membantu menciptakan lingkungan kerja yang disiplin, di mana setiap karyawan mengetahui apa yang diharapkan dari mereka dan mematuhi aturan-aturan tersebut.
Disiplin yang konsisten dapat meningkatkan efisiensi dan mengurangi kemungkinan konflik di tempat kerja.
- Menghindari pelanggaran hukum dan aturan perusahaan
Dengan memiliki tata tertib yang jelas, karyawan akan lebih cenderung mematuhi peraturan dan kebijakan perusahaan.
Hal ini dapat mengurangi risiko pelanggaran hukum dan aturan internal yang dapat merugikan perusahaan.
- Meningkatkan produktivitas dan kinerja karyawan
Ketika setiap karyawan mematuhi tata tertib, lingkungan kerja menjadi lebih teratur dan efisien. Ini dapat meningkatkan produktivitas dan kinerja keseluruhan perusahaan karena karyawan fokus pada tugas mereka tanpa teralihkan oleh masalah internal.
- Menjaga imej dan reputasi perusahaan
Perilaku karyawan mencerminkan citra dan reputasi perusahaan. Dengan menerapkan tata tertib, perusahaan dapat memastikan bahwa semua anggota tim bertindak secara profesional dan sesuai dengan nilai-nilai perusahaan.
Sebagai HRD dan pengusaha, mengutamakan disiplin kerja karyawan adalah investasi berharga untuk mencapai kesuksesan perusahaan.
Simpulannya, dengan menerapkan pedoman dan aturan yang jelas, perusahaan dapat menjaga integritasnya, meningkatkan produktivitas, dan menciptakan citra positif di mata karyawan dan publik.
Oleh sebab itu, perusahaan perlu memastikan bahwa tata tertib ini disosialisasikan dengan baik dan diawasi agar tetap berjalan efektif.
Baca Juga: Kenali Ciri-ciri dan Cara Mengatur Karyawan yang Bandel
Contoh Pedoman Tata Tertib Karyawan
Dalam menciptakan tata tertib karyawan perusahaan, ada 3 indikator yang dapat Anda gunakan, yaitu disiplin terhadap waktu, tanggung jawab pekerjaan, dan peraturan perusahaan.
Lebih rinci lagi, berikut beberapa contoh peraturan kerja yang dapat diterapkan dalam perusahaan berdasarkan indikator tersebut.
Kehadiran dan ketepatan waktu
- Karyawan diharapkan hadir tepat waktu sesuai dengan jam kerja yang telah ditetapkan.
- Jika ada keperluan mendesak yang mengakibatkan keterlambatan, karyawan harus memberi tahu atasan atau bagian HR terlebih dahulu.
Kedisiplinan dan etika berpakaian
- Karyawan diwajibkan berpakaian rapi dan sesuai dengan kode berpakaian perusahaan.
- Pakaian yang tidak pantas atau berpotensi mengganggu lingkungan kerja tidak diizinkan.
Penggunaan fasilitas kantor
- Karyawan harus merawat fasilitas kantor dan peralatan dengan baik.
- Penggunaan fasilitas seperti telepon dan internet harus relevan dengan tugas pekerjaan.
Kerahasiaan dan keamanan informasi perusahaan dan klien
- Karyawan harus menjaga kerahasiaan informasi perusahaan dan pelanggan.
- Tidak diperbolehkan untuk mengungkapkan informasi rahasia kepada pihak luar tanpa izin.
Komitmen terhadap kualitas kerja
- Karyawan diharapkan menyelesaikan tugas dengan baik dan sesuai standar perusahaan.
- Kritik dan saran yang membangun untuk meningkatkan kualitas kerja selalu disambut.
Ketidakhadiran dan izin
- Karyawan harus memberi tahu atasan atau HR jika tidak dapat hadir bekerja karena sakit atau alasan pribadi yang sah.
- Izin cuti harus diajukan dengan waktu yang cukup dan harus disetujui oleh atasan.
Hormat dan keharmonisan di tempat kerja
- Karyawan diwajibkan berkomunikasi dengan sopan dan menghargai pendapat rekan kerja.
- Tindakan yang dapat menciptakan ketegangan atau konflik di tempat kerja harus dihindari.
Baca Juga: Aturan Pemberian Sanksi Perusahaan terhadap Karyawan
Sanksi Terhadap Pelanggaran Tata Tertib Karyawan
Berikut adalah beberapa sanksi yang dapat diberlakukan terhadap karyawan yang melanggar tata tertib perusahaan.
- Peringatan lisan
Peringatan lisan adalah langkah awal yang dapat diambil untuk melibatkan karyawan yang melakukan pelanggaran tata tertib ringan.
HR atau atasan langsung dapat memberikan peringatan lisan dengan menjelaskan konsekuensi dari tindakan tersebut dan memberikan kesempatan untuk memperbaiki perilaku.
- Surat teguran
Jika pelanggaran berlanjut setelah peringatan lisan, karyawan dapat diberikan peringatan tertulis berupa surat teguran.
Peringatan tertulis ini harus mencantumkan detail pelanggaran, tanggal kejadian, dan konsekuensi lebih lanjut jika pelanggaran berlanjut.
- Penundaan promosi atau naik gaji
Karyawan yang melakukan pelanggaran serius, seperti perilaku tidak etis atau pelecehan, dapat menghadapi penundaan kenaikan gaji atau promosi.
Hal ini bertujuan untuk menegaskan bahwa perusahaan tidak mentoleransi perilaku yang tidak sesuai dengan nilai-nilai perusahaan.
- Pemberian SP atau penonaktifan sementara
Untuk kasus pelanggaran tata tertib yang masih bisa diperbaiki, seperti melanggar peraturan absensi perusahaan, HRD dapat memberikan sanksi melalui Surat Peringatan (SP).
SP mengharuskan karyawan memperbaiki kinerjanya dalam kurun waktu yang ditentukan.
- Pemutusan Hubungan Kerja (PHK)
Pemutusan hubungan kerja menjadi langkah terakhir yang diambil jika karyawan terus mengabaikan tata tertib perusahaan atau melakukan pelanggaran serius yang merugikan perusahaan.
Keputusan ini harus diambil setelah pertimbangan yang matang dan dengan mematuhi hukum yang berlaku.
- Pemotongan gaji
Pemotongan gaji bisa perusahaan lakukan untuk pelanggaran yang berhubungan dengan absensi, seperti pulang sebelum waktunya tanpa alasan jelas/izin resmi.
Potongan gaji bervariasi disesuaikan dengan batas minimal waktu yang ditentukan perusahaan. Contohnya, pulang lebih awal 30 menit sebelum jam kerja selesai, potongannya Rp15 ribu.
Baca Juga: Cara Meningkatkan Disiplin Kerja Karyawan
Tips Mendorong Disiplin Kerja Karyawan
Dalam upaya membangun disiplin kerja karyawan, terdapat beberapa langkah cerdas yang dapat diambil oleh HRD untuk mencapai tujuan tersebut. Berikut ini adalah beberapa strategi yang bisa Anda coba.
- Implementasi reward and punishment
Reward merupakan instrumen penting untuk mendorong karyawan agar tetap disiplin dan termotivasi dalam bekerja.
Salah satu bentuk reward yang dapat diberikan adalah pujian atas prestasi kerja, penghargaan tahunan (employee of the year), dan pemberian bonus atau voucher hiburan.
Di sisi lain, punishment juga harus diterapkan dengan bijaksana. Teguran lisan, pemotongan gaji atau tunjangan, serta memberikan konseling merupakan beberapa bentuk punishment yang dapat digunakan sebagai konsekuensi bagi pelanggaran tata tertib.
- Menegakkan disiplin kerja yang adil
Aturan yang tegas dan wajar dalam lingkup kerja wajib dipatuhi seluruh tingkatan jabatan di perusahaan untuk menegakkan disiplin di tempat kerja. Penegakan disiplin yang berlaku menyeluruh akan mencegah rasa ketidakadilan di antara sesama karyawan dan memberikan contoh yang baik bagi seluruh karyawan.
- Memanfaatkan aplikasi HRIS yang mumpuni
Penggunaan aplikasi produktivitas dapat menjadi pendukung dalam manajemen karyawan. Dengan memanfaatkan teknologi, HRD dapat memantau kehadiran karyawan, ketepatan waktu dalam menyelesaikan tugas, dan waktu kerja secara lebih efisien.
Hal ini akan membantu meningkatkan akurasi dan efektivitas dalam mengukur tingkat disiplin kerja.
Penerapan strategi di atas akan menciptakan lingkungan kerja yang profesional dan harmonis jika secara konsisten. Dalam jangka panjang, disiplin yang terjaga dengan baik akan berkontribusi positif pada produktivitas dan kinerja perusahaan.
Tunjang Disiplin Karyawan dengan Aplikasi HRIS dan Payroll Online
Mengidentifikasi kedisplinan karyawan membutuhkan teknologi yang tepat agar Anda lebih mudah memonitor karyawan.
Apalagi, jika memiliki jumlah karyawan yang cukup banyak. Teknologi berbasis otomatis seperti aplikasi Hadirr memiliki fitur-fitur yang membantu Anda memonitor produktivitas karyawan, baik onsite, remote, maupun hybrid.
Beberapa di antaranya adalah fitur Absensi Online. Karyawan dapat melakukan clock in/out hanya dengan login ke aplikasi.
Selain itu, Anda dapat memonitor produktivitas karyawan melalui fitur Timesheet Online, mengatur jadwal shift kerja, serta menyetujui dan mengelola lembur karyawan.
Untuk menunjang kedisiplinan karyawan, Hadirr juga terintegrasi dengan aplikasi Gadjian. Aplikasi HRD dan payroll online ini melengkapi kebutuhan perusahaan dalam mengerjakan pekerjaan sehari-hari.
Mulai dari merekap kehadiran karyawan, analisis data kinerja karyawan, hingga penggajian sehingga mempermudah pemberian reward bagi karyawan yang disiplin
