Apa Saja Teknologi Perkantoran yang Wajib Diterapkan Perusahaan?

Semakin berkembangnya era digital, peran teknologi menjadi bagian penting dalam kehidupan, termasuk dalam lingkungan bisnis. Perusahaan-perusahaan modern kini mulai memaksimalkan penggunaan teknologi perkantoran dalam operasional sehari-hari karena dapat memberikan dampak positif dalam berkolaborasi dan berkomunikasi.

Teknologi perkantoran mampu mendongkrak sejumlah manfaat yang signifikan bagi perusahaan dalam meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan daya saing. 

Karena dengan penerapan teknologi perkantoran Anda dapat mengotomatisasi tugas-tugas rutin, meningkatkan efisiensi operasional, mempercepat alur kerja, memproses informasi lebih efisien, mengurangi risiko kebocoran data dan memfasilitasi pola kerja yang fleksibel sehingga karyawan tetap produktif saat di luar kantor.

Baca Juga: 3 Strategi Manajemen Sumber Daya Manusia di Perusahaan

Pengertian dan Manfaat Teknologi Perkantoran

Teknologi perkantoran merujuk pada penggunaan berbagai jenis teknologi dan sistem informasi untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas dan manajemen tugas-tugas administratif di lingkungan kantor.

Tujuan utama dari teknologi perkantoran adalah menyederhanakan proses bisnis, mengotomatisasi tugas-tugas rutin, dan meningkatkan kemampuan komunikasi dan kolaborasi di dalam sebuah organisasi. Elemen-elemen utama dari teknologi perkantoran melibatkan penggunaan perangkat keras (hardware) dan  perangkat lunak (software),

Dengan penggunaan teknologi perkantoran yang maksimal Anda dapat merasakan beberapa manfaatnya seperti berikut:

1. Manfaatnya Terhadap Prosedur Kerja

• Pelaksanaan dan penyelesaian pekerjaan jadi lebih cepat.
• Prosedur kerja menjadi lebih sederhana atau proses penyelesaian pekerjaan menjadi lebih pendek.
• Mengalokasikan sumber daya dengan lebih baik dan fokus pada aktivitas yang lebih strategis.

2. Manfaatnya Terhadap Tenaga Kerja

• Keunggulan tenaga kerja meningkat.
• Kedisiplinan kerja para pegawai meningkat.
• Kolaborasi dan komunikasi antar tim atau departemen meningkat meskipun berada di lokasi yang berbeda.
• Mendukung mobilitas karyawan dengan akses informasi yang aman.

3. Manfaatnya Terhadap Hasil Kerja

• Keamanan informasi perusahaan terjamin.
• Jumlah hasil pekerjaan meningkat.
• Standar kualitas perusahaan dapat dipenuhi dengan lebih mudah.
• Hasil pekerjaan kantor lebih konsisten dalam bentuk, jenis, dan ukuran.
• Pendapatan perusahaan meningkat.

Dengan memahami dan memanfaatkan potensi teknologi perkantoran, perusahaan dapat mencapai transformasi digital yang sukses dan tetap relevan di dalam lingkungan bisnis yang terus berubah.

Baca Juga: 7 Cara Mengatur Shift Kerja Kantor Sesuai Aturan Pemerintah

5 Jenis Teknologi Perkantoran yang Wajib Diterapkan

Berikut adalah beberapa jenis-jenis teknologi perkantoran yang umumnya dianggap wajib untuk diterapkan oleh perusahaan:

1. Surat Elektronik

Administrasi perkantoran selalu melekat dalam aktivitas instansi, apa pun bisnis yang dijalani. Salah satu yang paling menyita waktu dan tenaga adalah aktivitas surat-menyurat. Namun, Anda tidak akan mengalami kerepotan lagi jika menggunakan teknologi perkantoran yang satu ini.

Dengan adanya surat elektronik, Anda dapat menghemat tenaga dan waktu karena sistem telah merekam surat dan dokumen secara otomatis. Pengarsipan surat lebih mudah karena semua tercatat dalam sistem, aman, dan tidak akan terselip atau rusak.

2. Absensi Online

Absensi menjadi salah satu hal yang wajib ada di perusahaan maupun instansi, yang bertujuan untuk mengetahui kedisiplinan karyawan dalam bekerja. Karena seiring berkembangnya zaman, absensi konvensional dengan menggunakan fingerprint mulai ditinggalkan, kini banyak perusahaan modern yang mulai beralih ke absen online.

Kenapa perlu beralih ke absensi online? Dengan adanya absensi online Anda tidak perlu lagi menghitung jumlah hadir karyawan secara manual. Selain itu karyawan juga dapat melakukan absensi dimanapun dengan lokasi yang telah disetujui sehingga memudahkan fleksibilitas karyawan.

Karyawan tidak perlu berlama-lama mengantri di mesin fingerprint karena proses absensi dapat dilakukan menggunakan ponsel masing-masing.  Selain itu, dengan menggunakan absensi online biaya operasional perusahaan jadi lebih rendah karena tidak adanya maintenance mesin absen.

3. Aplikasi Pendukung Kolaborasi dan Komunikasi Antar Tim

Ada banyak aplikasi yang dirancang khusus untuk meningkatkan kerjasama antar tim di perusahaan. Berikut adalah beberapa aplikasi yang dapat membantu Anda dalam kolaborasi dan koordinasi antar tim:

• Google Workspace

Google Workspace menyediakan berbagai alat kolaborasi, termasuk Gmail, Google Drive, Google Docs, Sheets, dan Slides. Semua dokumen dapat dibagikan dan diedit secara bersama-sama secara real-time.

• Slack

Slack adalah platform komunikasi berbasis obrolan yang memungkinkan tim berkomunikasi secara real-time. Pengguna dapat membuat saluran untuk proyek, topik, atau departemen tertentu.

• Asana

Asana adalah aplikasi manajemen tugas dan proyek yang memungkinkan tim membuat, mengatur, dan melacak tugas secara kolaboratif. Ini membantu memvisualisasikan kemajuan proyek.

• Trello

Trello adalah aplikasi papan kerja yang memungkinkan tim membuat daftar tugas dan memindahkan kartu antar kolom yang berbeda, sesuai dengan tahapan proyek.

Pilihan aplikasi tergantung pada kebutuhan spesifik tim dan proyek yang sedang dikerjakan. Penting untuk memilih aplikasi yang dapat diintegrasikan dengan alat-alat lain yang mungkin digunakan oleh perusahaan dan yang sesuai dengan preferensi dan gaya kerja tim.

4. Teknologi Human Resources

Teknologi di bidang sumber daya manusia (Human Resources atau HR) telah mengalami perkembangan pesat, membawa inovasi dalam proses manajemen sumber daya manusia dan pengembangan tenaga kerja. Berikut adalah beberapa teknologi yang umumnya digunakan dalam fungsi HR:

• Mengelola Data Karyawan

Kelola data karyawan di satu tempat mulai dari ulang tahun, nomor rekening bank, jenjang karir hingga remunerasi (gaji dan tunjangan lainnya).

• Absensi Online

Dengan sistem absensi online, HR dapat menghemat waktu dalam evaluasi kinerja karyawan dan perhitungan gaji otomatis tercatat sesuai dengan kehadiran karyawan.

• Kelola Jam Kerja Otomatis

Memantau dan mengelola shift dan jadwal kerja karyawan menjadi ringan karena diatur dan termonitor secara otomatis menggunakan sistem.

• Payroll Software

Dengan teknologi aplikasi payroll, Anda dapat menghitung dan membayar gaji mingguan, bulanan, lembur, THR bahkan bonus dan insentif secara otomatis dan akurat.

Baik karyawan tetap dan tidak tetap, Anda dapat menghitung PPh 21 dengan otomatis menggunakan metode perhitungan PPh 21 Gross, Gross Up dan Nett. Dengan teknologi ini Anda dapat langsung mengimport file csv ke e-SPT PPh 21 dan Form 1721 A1 bagi karyawan tetap dan juga menghitung BPJS karyawan.

Baca Juga: Manfaat dan Kelemahan CCTV di Kantor untuk Pantau Kinerja Karyawan

5. Teknologi Manajemen Kerja Remote

Manajemen kerja remote melibatkan penggunaan berbagai teknologi untuk memastikan kolaborasi, koordinasi, dan produktivitas tim yang bekerja dari lokasi yang berbeda. Untuk mendukungnya, Anda perlu aplikasi Hadirr yang memiliki fitur Timesheet Online.

Kenapa pilih Timesheet Online Hadirr? Anda dapat memonitor produktivitas waktu kerja tim seperti berapa lama waktu yang dihabiskan karyawan dalam mengerjakan satu tugas dan durasi waktu pengerjaannya. Dengan timesheet online dari Hadirr, kolaborasi juga jadi lebih mudah karena dapat dilakukan dari berbagai lokasi.

Hebatnya lagi, fitur ini juga dapat membantu Anda dalam perhitungan kompensasi secara tepat dan adil bagi karyawan dengan sistem upah perjam atau per-project.

Anda dapat memperoleh semua fitur tersebut hanya dalam satu aplikasi yaitu Gadjian! Dengan Gadjian, Anda tidak perlu takut salah dalam menginput data karyawan karena semua data tersimpan secara otomatis pada sistem sehingga keamanan terjaga dan penggajian jadi mudah.

Anda cukup mengimpor rekap absensi karyawan dari Hadirr ke Gadjian dan gaji karyawan pun terhitung secara otomatis (hanya tersedia di Indonesia).

Tidak hanya itu, dengan menggunakan aplikasi ini Anda juga tidak perlu takut adanya kecurangan karyawan karena semua data kehadiran dan aktivitas karyawan terdokumentasi secara digital menggunakan teknologi pengenalan wajah (face recognition) dan GPS yang mencatat banyak titik kehadiran karyawan di manapun mereka berada sehingga tidak dapat dimanipulasi.

Tunggu apalagi? Yuk, maksimalkan teknologi kantor Anda dengan menggunakan Gadjian dan Hadirr! Coba gratis 14 hari di sini.