4 Tips Mudah Mengelola Biaya Karyawan dengan Corporate Card

Mengelola biaya karyawan adalah salah satu tantangan terbesar yang sering dihadapi oleh perusahaan, terutama bagi tim HR dan keuangan. Pengeluaran yang tidak terpantau, proses reimbursement yang memakan waktu, serta kesalahan manual dalam laporan keuangan sering menjadi kendala. 

Jika tidak dikelola dengan baik, hal ini dapat menyebabkan pemborosan anggaran dan kurangnya transparansi di dalam perusahaan. Salah satu tools yang semakin populer untuk membantu dalam mengelola biaya karyawan dengan lebih efektif adalah corporate card. 

Berikut ini tips mudah dalam mengelola biaya karyawan dengan corporate card. Yuk simak informasinya lebih jauh di bawah ini!

1. Tetapkan Kebijakan Penggunaan yang Jelas

Langkah pertama dalam mengelola biaya untuk karyawan, termasuk pengeluaran perusahaan dengan corporate card adalah menetapkan kebijakan penggunaan yang jelas dan terperinci. 

Kebijakan ini harus dirancang untuk memberikan panduan kepada karyawan tentang bagaimana corporate card dapat digunakan secara benar. 

Pastikan kamu mengidentifikasi jenis pengeluaran yang tidak diizinkan, seperti pembelian barang pribadi atau hiburan non-bisnis.

Selain itu, tetapkan prosedur yang harus diikuti jika terjadi masalah, seperti kehilangan kartu atau transaksi yang mencurigakan. Misalnya, karyawan harus segera melapor ke pihak perusahaan dan penerbit kartu dalam waktu 24 jam. Hal ini akan membantu meminimalkan risiko kerugian.

2. Tetapkan Batas Anggaran

Dengan adanya batas anggaran, kamu dapat mengontrol pengeluaran secara proaktif, tanpa harus memantau setiap transaksi secara manual.

Misalnya, kartu yang digunakan oleh tim pemasaran mungkin memiliki anggaran yang lebih besar karena kebutuhan operasional mereka melibatkan pengeluaran seperti iklan, acara promosi, atau perjalanan dinas. 

Sementara itu, kartu untuk keperluan operasional harian, seperti pembelian alat kantor atau pengisian bahan bakar, dapat diberikan dengan batas yang lebih kecil. 

Pendekatan ini memastikan bahwa setiap anggaran disesuaikan dengan kebutuhan riil tanpa membebani kas perusahaan.

Selain itu, kamu juga bisa menetapkan batas anggaran berdasarkan periode waktu tertentu. Sebagai contoh, untuk proyek sementara seperti peluncuran produk baru, kamu bisa memberikan akses tambahan pada corporate card selama durasi proyek. 

Setelah proyek selesai, batas anggaran bisa dikembalikan ke nominal awal atau bahkan dinonaktifkan.

3. Monitor Transaksi Secara Berkala

Mengelola pengeluaran karyawan dengan corporate card menjadi lebih efektif ketika kamu memanfaatkan fitur pelaporan real-time yang biasanya tersedia. 

Fitur ini memungkinkan kamu untuk memantau setiap transaksi secara langsung tanpa harus menunggu laporan manual dari karyawan atau menunggu akhir bulan untuk mengevaluasi pengeluaran. Dengan monitoring yang konsisten, pengeluaran bisa tetap terkontrol, dan potensi masalah dapat diidentifikasi lebih awal.

Selain itu, manfaat lainnya adalah efisiensi waktu. Dengan memantau transaksi secara berkala melalui dashboard atau aplikasi penerbit corporate card, kamu tidak perlu menunggu proses verifikasi manual yang biasanya memakan waktu. 

Hal ini sangat membantu dalam menjaga transparansi dan memastikan bahwa pengeluaran tetap sejalan dengan anggaran yang telah ditetapkan.

Dengan monitoring rutin, kamu tidak hanya bisa mengontrol pengeluaran karyawan secara lebih baik, tetapi juga menciptakan sistem pengawasan yang lebih aman dan efisien untuk bisnis kamu.

4. Pilih Penerbit yang Tepat

Memilih penerbit corporate card adalah langkah penting dalam memastikan pengelolaan pengeluaran karyawan berjalan lancar dan aman. 

Tidak semua corporate card memiliki fitur yang sama, sehingga kamu perlu memastikan bahwa penerbit yang dipilih menawarkan layanan dan teknologi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis kamu. 

Beberapa fitur yang sebaiknya kamu prioritaskan adalah:

• Pelacakan transaksi real-time
• Keamanan yang cukup terjamin
• Kemudahan dalam mengelola administrasi

Salah satu kartu kredit korporat yang dapat kamu pertimbangkan adalah Paper Horizon Card, yang dirancang khusus untuk mempermudah pengelolaan biaya karyawan.

Ada banyak sekali manfaat yang bisa didapatkan dari Paper Horizon Card ini, di antaranya adalah sebagai berikut: 

• Biaya transaksi 1,1%: Nikmati biaya terjangkau untuk setiap transaksi atau procurement bisnismu. 
• Tambahan tempo hingga 60 hari: Memaksimalkan cash flow bisnis dengan perpanjangan tempo hingga 60 hari.
• Cashback 0,5% ke online platform terpilih: Dapatkan cashback untuk pembayaran subscription seperti Google Ads, Meta Ads, Slack dan alat-alat lainnya untuk menunjang operasional bisnismu. 
• Satu dashboard untuk memantau transaksi bisnis: Pantau transaksi dari setiap divisi dengan mudah. 

Ingin tahu lebih lanjut tentang corporate card? Kunjungi laman Paper Corporate Card di sini. 

*Artikel ini hasil kerja sama antara Paper.id dan Hadirr