Tips Optimalkan Key Performance Indicator Karyawan Perusahaan

Key Performance Indicator (KPI) menjadi salah satu cara valid untuk mengetahui apakah karyawan benar-benar mendukung goal atau tujuan perusahaan atau tidak. Metode ini digunakan untuk mengukur kinerja dalam berbagai bidang seperti bisnis, manajemen, pemasaran, keuangan, sumber daya manusia dan masih banyak lagi.

Menyusun KPI merupakan tugas penting bagi seorang HR karena ini menyangkut kinerja produktivitas karyawan kedepannya. Dimana HR harus mengukur kinerja karyawan dari setiap departemen atau divisi dalam sebuah perusahaan, baik dalam hal proses mulai dari rekrutmen karyawan baru hingga kegiatan yang berkaitan dengan pengembangan karyawan. Jadi, apa itu KPI?

Apa Itu KPI?

KPI adalah singkatan dari “Key Performance Indicator” atau dalam bahasa Indonesia sering disebut dengan “Indikator Kinerja Utama”. KPI adalah metrik atau ukuran yang digunakan oleh organisasi atau perusahaan untuk mengukur dan mengevaluasi sejauh mana mereka telah mencapai tujuan dan sasaran mereka.

Metode ini dapat digunakan untuk mengukur seberapa efektif kinerja karyawan untuk mencapai tujuan perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang. Dengan matrik ini perusahaan memiliki acuan atau tolak ukur dalam membuat keputusan yang strategis.

KPI dibuat berdasarkan job description dari setiap departemen. Di level organisasi atau perusahaan, KPI dibuat berdasarkan goal atau tujuan yang ingin dicapai sehingga kedepannya bisa mengevaluasi apakah perusahaan berhasil mencapainya atau tidak. 

Sedangkan di level individual, KPI dibuat berdasarkan tugas dan tanggung jawab yang dijalankan oleh setiap karyawan sehingga ke depannya bisa mengevaluasi kinerja karyawan ini baik atau tidak sehingga bisa membantu dalam menetapkan kenaikan gaji atau promosi pada karyawan.

Baca Juga: Panduan Menentukan KPI Sales Manager dan Contohnya

Poin Penting dalam Penilaian KPI

Agar key performance indicator bisa selaras dengan tujuan perusahaan, Anda perlu mengetahui poin penilaian KPI karyawan yang umum digunakan seperti:

Penilaian kondisi perusahaan

Manajemen mengidentifikasi, menganalisis, dan mengevaluasi berbagai aspek bisnis dan keuangan suatu perusahaan agar perusahaan bisa memperbaiki hal-hal yang belum tercapai pada kuartal sebelumnya.

Penilaian tren kinerja

Jika KPI tidak mencapai target, Anda perlu memahami penyebabnya. Apakah ada faktor-faktor tertentu yang memengaruhi seperti kondisi pasar, performance karyawan, dan lain sebagainya sehingga Anda bisa mengetahui apakah kinerja baik organisasi ataupun individual semakin baik, stagnan, atau menurun.

Penilaian efisiensi operasional

Anda bisa menetapkan dan mengevaluasi setiap operasional yang ada di sebuah perusahaan. Apakah dengan adanya KPI mencerminkan efisiensi operasioal dan apakah ada peluang untuk meningkatkan efisiensi dalam mencapai hasil KPI yang sama?

Menyusun KPI Tidak Boleh Asal

1. Tetapkan Goals dan Objectives Perusahaan

Goals dan objectives perusahaan merupakan elemen kunci dalam perencanaan dan pengelolaan sebuah perusahaan. Dimana perusahaan wajib menentukan tujuan (goals) yang ingin dicapai dalam waktu tertentu dan didukung oleh langkah-langkah objektif yang diambil perusahaan dan dijalankan karyawan agar tujuan tercapai.

2. Kompetitor Review

Manajemen perlu memperhatikan dan menganalisa organisasi atau perusahaan yang bergerak dalam industri sejenis agar tahu posisi perusahaan dalam persaingan sehingga bisa menentukan target yang ingin dicapai dan apa yang harus dilakukan untuk bisa bersaingan dengan kompetitor.

Baca Juga: Cara Membuat Template KPI Karyawan Excel untuk Penilaian Kinerja

3. Tetapkan Target dalam Jangka Pendek dan Panjang

Perbedaan utama antara target jangka pendek dan jangka panjang terletak pada periode waktu yang menjadi fokus dan jangkauan hasil yang diharapkan.

Misalnya, target jangka pendek dalam waktu 6 bulan perusahaan mampu meningkatkan pangsa pasar produk atau layanan sebesar 5% dalam 6 bulan. Sedangkan untuk jangka panjang, dalam waktu 5 tahun perusahaan bisa menjadi pemimpin pasar dalam industri sejenisnya.

4. Libatkan Tim dalam Review Target

Target yang sudah ditentukan oleh manajemen harus dibicarakan dengan tim agar proses transparansi maksimal. Sehingga karyawan tau alasan yang jelas dari penetapan target dan cara untuk mencapainya serta menumbuhkan motivasi dan mendorong kolaborasi antar-tim atau antar-departemen dalam mengerjakan setiap tugas.

Peninjauan dalam menyusun KPI ini dilakukan untuk memenuhi pencapaian tujuan atau target perusahaan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Selain itu, dapat digunakan apbila ada perubahan kondisi pasar yang tidak sesuai dengan perencanaan, sehingga perusahaan harus melakukan penyesuaian KPI. 

Cara Membuat KPI Untuk Mengukur Kinerja Karyawan 

Key Performance Indicator karyawan perlu dibuat karena merupakan proses yang penting dalam manajemen sumber daya manusia untuk memastikan bahwa karyawan memiliki kinerja sesuai dengan tujuan dan strategi perusahaan. Untuk membuat KPI karyawan Anda bisa memulai dengan langkah berikut ini:

Tentukan Area Kerja

Setiap perusahaan memiliki berbagai macam area kerja atau divisi yang umumnya terdiri dari Finance, HR, Marketing, dan Sales. Dengan area kerja yang jelas, maka Anda bisa menentukan matrik KPI yang sesuai dengan divisi tertentu. Misalnya, divisi Sales yang memiliki target (KPI) pertumbuhan penjualan, target penjualan, tingkat akuisisi pelanggan baru, closing yang dimenangkan, biaya distribusi dan transportasi dan lain sebagainya.

Susun KPI dengan Panduan SMART

Panduan SMART (Specific, Measirable, Attainable, Relevant, Time-Bound) adalah kerangka kerja yang digunakan untuk merumuskan dan menilai tujuan agar lebih efektif dan terukur.

• Specific (Spesifik) : Fokus tujuan harus dibuat secara jelas dan spesifik
• Measurable (Terukur): dapat diukur dengan tepat secara kualitas maupun kuantitas
• Attainable (Dapat Dicapai): Tujuan harus realistis dan dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia
• Relevant (Relevan): Tujuan harus relevan dengan fokus perusahaan
• Time-bound (Terbatas Waktu): Tujuan harus memiliki batas atau tenggat waktu kapan harus dicapai

Baca Juga: 11 Aplikasi Untuk Monitoring Pekerjaan Karyawan Secara Remote

Analisis Kinerja Karyawan Lebih Efisien Pakai Aplikasi Manajemen KPI Gadjian

Divisi HR sangat penting untuk setiap perusahaan karena berperan dalam mendistribusikan SDM yang bermanfaat untuk kemajuan perusahaan. Keefektifan key performance indicator juga dipengaruhi oleh analisis kinerja karyawan yang optimal.

Dalam mengerjakan analisa kinerja karyawan, Anda butuh waktu yang cukup lama karena penilaian kinerja karyawan banyak matriksnya seperti catatan absensi, perhitungan gaji dan THR, PPh-21, BPJS serta kelola cuti, dan lain sebagainya.

Untuk mengurangi kesalahan dalam pencatatan dan perhitungan, Anda bisa gunakan aplikasi yang bisa menjadi salah satu tools atau aplikasi untuk monitoring KPI karyawan berbasis web seperti Gadjian dan Hadirr. Sehingga Anda tidak perlu repot dalam menginput data dan minim kesalahan karena semua serba otomatis melalui sistem digital.

Fitur Hadirr, membantu Anda dalam memantau kehadiran atau absensi karyawan di berbagai lokasi, monitoring produktivitas waktu kerja, untuk tim sales dan karyawan lapangan dapat mencatat jadwal kegiatan kunjungan klien secara real-time, sehingga HR semakin mudah pantau manajemen waktu karyawan. Aplikasi ini juga bisa mengatur shift kerja karyawan sesuai kebutuhan dan mencatat waktu lembur karyawan secara rinci tanpa takut salah hitung.

Sedangkan Gadjian adalah aplikasi payroll terbaik yang membuat proses penggajian karyawan di perusahaan Anda lebih ringkas dan efisien dengan kalkulator hitung gaji online. Tidak terbatas pada hitung gaji, aplikasi ini juga memiliki fitur lain seperti kelola cuti online, BPJS, PPh 21, dan data karyawan secara real-time.