Tips Optimalkan Operasional Kerja HR dengan Aplikasi HRIS
Dalam era digital sekarang ini, dinamika perubahan di lingkungan bisnis merupakan fenomena yang tak terhindarkan. Salah satu perubahan yang dirasakan semua lini bisnis adalah transformasi cepat dalam teknologi. Bisnis yang berhasil menghadapi dinamika ini adalah yang mampu beradaptasi dengan cepat dan merespons perubahan pasar.
Table of Contents
- Tantangan HR Tradisional
- 1. Pengelolaan Data yang Rumit
- 2. Kesulitan dalam Proses Rekrutmen
- 3. Keterbatasan dalam Manajemen Kinerja
- Kelebihan Menggunakan Aplikasi HRIS
- 1. Efisiensi dalam Pemrosesan Data Karyawan
- 2. Meningkatkan Proses Rekrutmen
- Cara Memilih HRIS yang Sesuai
- 1. Evaluasi Kebutuhan Spesifik Perusahaan
- 2. Penilaian Vendor HRIS
- Strategi Implementasi HRIS yang Sukses
- 1. Tahap Persiapan Sebelum Implementasi
- 2. Proses Implementasi Bertahap
- Memanfaatkan Fitur Khusus HRIS
- 1. Pemantauan Kinerja Karyawan secara Real-time
- 2. Penggunaan Data Analytics untuk Keputusan Strategis
- Trik Mengintegrasikan HRIS dalam Budaya Perusahaan
- 1. Meningkatkan Keterlibatan Karyawan
- 2. Komunikasi Terbuka tentang Manfaat HRIS
- Evaluasi Keberhasilan Implementasi HRIS
- Pilihan Aplikasi HRIS Terbaik di Indonesia
Dalam dunia HR misalnya, adaptasi teknologi dalam manajemen sumber daya manusia menjadi kunci dalam era digital ini. Teknologi perangkat lunak seperti HRIS tidak hanya memberi kemudahan dalam administrasi tugas rutin HR, tetapi juga membuka peluang untuk mengoptimalkan operasional kerja serta responsivitas terhadap kebutuhan karyawan.
Tantangan HR Tradisional
Manajemen operasional kerja HR dengan cara tradisional seringkali dihadapkan pada sejumlah tantangan yang dapat berimbas pada efisiensi dan efektivitas bisnis. Salah satu tantangan utama adalah manajemen data manual. Berikut sejumlah tantangan utama dalam operasional kerja HR:
1. Pengelolaan Data yang Rumit
HR bertanggung jawab untuk mengelola berbagai data karyawan, termasuk informasi pribadi, riwayat pekerjaan, dan dokumen-dokumen lainnya. Dalam sistem tradisional, banyak data karyawan dan informasi terkait dikelola secara manual, yang dapat menyebabkan kesalahan input, kehilangan data, dan memakan waktu.
Pengelolaan data yang rumit ini tidak hanya memengaruhi efisiensi kerja HR, tetapi juga dapat memengaruhi keputusan strategis. Seperti misal analisis kinerja karyawan ataupun perencanaan perkembangan SDM ke depannya.
2. Kesulitan dalam Proses Rekrutmen
Proses rekrutmen yang dilakukan secara tradisional seringkali melibatkan langkah-langkah yang rumit, memakan waktu, dan memerlukan upaya manual yang intensif.
Padahal, tugas HR dalam proses rekrutmen cukup panjang. Mulai dari penyebaran informasi lowongan, penyaringan resume, hingga jadwal wawancara. Semua itu memerlukan koordinasi yang baik. Jika menggunakan cara tradisional, maka HR akan kesulitan dalam mengelola volume pelamar yang besar.
3. Keterbatasan dalam Manajemen Kinerja
Cara tradisional dalam manajemen kinerja seringkali melibatkan proses penilaian yang bersifat periodik dan kurang dinamis. Evaluasi kinerja yang hanya dilakukan sekali setahun dapat menyulitkan HR dalam memantau perkembangan karyawan secara real-time dan memberikan umpan balik yang tepat waktu.
Selain itu, kriteria penilaian yang tidak jelas atau kurang sesuai dengan tujuan perusahaan dapat mengakibatkan ketidakjelasan dalam pengembangan karir karyawan.
Keterbatasan teknologi dan kurangnya integrasi sistem informasi dalam manajemen kinerja dapat menghambat akses cepat terhadap data kinerja dan mencegah analisis yang mendalam.
Baca Juga: 7 Jenis dan Contoh Laporan HRD yang Dibuat Setiap Bulan
Kelebihan Menggunakan Aplikasi HRIS
Sejumlah tantangan operasional kerja HR di atas bisa diatasi dengan mengadopsi teknologi HRIS. Berikut beberapa kelebihan yang Anda dapatkan jika menggunakan aplikasi HRIS untuk bisnis.
1. Efisiensi dalam Pemrosesan Data Karyawan
- Integrasi Data yang Terpusat
Dengan HRIS, berbagai informasi terkait karyawan, mulai dari data pribadi, riwayat pekerjaan, hingga kinerja, dapat diintegrasikan dan disimpan secara terpusat dalam satu sistem. Anda tidak butuh lagi file fisik atau spreadsheet terpisah yang dapat menyulitkan pengelolaan data secara manual.
- Mengatasi Risiko Kehilangan Data
Teknologi HRIS menyediakan keamanan data yang lebih tinggi dengan menyimpan informasi karyawan secara terpusat dan aman dalam platform digital.
Dibandingkan dengan cara tradisional yang melibatkan dokumen fisik atau file spreadsheet, HRIS dapat mengurangi risiko kehilangan data akibat kerusakan, pencurian, atau kejadian tak terduga lainnya.
2. Meningkatkan Proses Rekrutmen
- Pemilihan Kandidat yang Lebih Cermat
HRIS memungkinkan penyaringan resume dan analisis data calon karyawan dengan lebih efisien. Algoritma dan analisis data yang terintegrasi, membantu HR untuk menilai keterampilan, pengalaman, dan kecocokan budaya dengan lebih akurat. KPI HR pun bisa tercapai dengan mudah.
- Reduksi Waktu Proses Rekrutmen
Otomatisasi yang dihasilkan dalam penyaringan resume dan analisis data kandidat karyawan membuat waktu yang digunakan untuk proses rekrutmen bisa jadi lebih ringkas.
Cara Memilih HRIS yang Sesuai
1. Evaluasi Kebutuhan Spesifik Perusahaan
- Mengidentifikasi Fitur Utama yang Dibutuhkan
Umumnya, fitur-fitur yang diperlukan dalam pengelolaan SDM adalah manajemen data karyawan yang terintegrasi, data kehadiran karyawan, fitur pengelola jadwal kerja, manajemen kinerja hingga modul rekrutmen.
Namun, setiap aplikasi HRIS pasti menawarkan fitur dan keunggulannya masing-masing. Untuk bisa menemukan HRIS yang sesuai dinamika bisnis Anda, maka selaraskan dengan kebutuhan operasional kerja karyawan.
- Skalabilitas Sistem untuk Pertumbuhan Masa Depan
Skalabilitas mengacu pada kemampuan HRIS untuk beradaptasi dan tumbuh seiring dengan perubahan kebutuhan organisasi seiring waktu.
Untuk itu, saat memilih HRIS Anda harus memastikan aplikasi yang dipilih dapat menangani peningkatan volume data, jumlah pengguna, dan kompleksitas tugas tanpa mengorbankan kinerja.
2. Penilaian Vendor HRIS
- Mengevaluasi Reputasi dan Pengalaman Vendor
Poin lain yang biasanya dipakai ketika hendak membeli atau menggunakan sesuatu adalah ulasan dari pengguna lainnya. Hal ini penting untuk melihat bagaimana pengalaman vendor penyedia HRIS dalam menjangkau kebutuhan suatu bisnis.
- Uji Ketersediaan Dukungan Teknis
Ketersediaan dukungan teknis mencakup kemampuan vendor untuk memberikan bantuan teknis dan pemecahan masalah secara efektif selama implementasi dan selanjutnya. Maka, perhatikanlah apakah vendor HRIS Anda cukup responsif.
Baca Juga: Cara Mengelola SDM dalam Perusahaan yang Efektif dan Efisien
Strategi Implementasi HRIS yang Sukses
1. Tahap Persiapan Sebelum Implementasi
- Pelatihan Karyawan dan Pemahaman Sistem
Sebelum menggunakan HRIS dalam operasional kerja HR sehari-hari, lakukan dulu pelatihan. Ini bertujuan untuk memberi karyawan keterampilan yang diperlukan untuk menggunakan sistem dengan percaya diri dan memaksimalkan potensi fungsionalitasnya.
- Penyusunan Rencana Kontingensi
Rencana kontingensi mencakup identifikasi risiko potensial, seperti masalah teknis, resistensi karyawan terhadap perubahan, atau kegagalan integrasi sistem.
Rencana ini harus dipersiapkan secara komprehensif untuk meminimalkan dampak negatif terhadap operasional bisnis selama periode implementasi.
2. Proses Implementasi Bertahap
- Pengenalan Sistem Secara Bertahap
Lakukanlah pengenalan HRIS secara bertahap. Bisa dimulai dari penyampaian informasi tentang manfaat sistem, demonstrasi fungsionalitas utama, dan pelibatan karyawan dalam proses perencanaan.
Pendekatan bertahap memberikan kesempatan bagi tim HR untuk merespon pertanyaan dan kekhawatiran karyawan seiring dengan berjalannya waktu.
- Uji Coba dan Evaluasi Langkah demi Langkah
Setelah mengenal, barulah lakukan uji coba HRIS dalam kegiatan operasional SDM sehari-hari. Setelah itu, jangan lupa untuk evaluasi dan bedah satu persatu untuk menentukan bagaimana langkah selanjutnya.
Memanfaatkan Fitur Khusus HRIS
1. Pemantauan Kinerja Karyawan secara Real-time
- Penetapan Tujuan yang Terukur
Dengan menetapkan tujuan yang spesifik, Anda dapat mengukur dampak penggunaan fitur-fitur khusus HRIS terhadap produktivitas, efisiensi kerja HR, dan pencapaian tujuan strategis.
Jika fitur HRIS bisa membantu Anda mencapai tujuan yang ditetapkan, itu artinya implementasi HRIS tidak hanya mengoptimalkan fungsionalitas sistem, tetapi juga memberikan kontribusi signifikan terhadap pencapaian tujuan jangka pendek dan jangka panjang bisnis.
- Sesi Umpan Balik yang Terjadwal
Dengan adanya sesi umpan balik yang terjadwal, perusahaan dapat menciptakan lingkungan yang inklusif dan membangun hubungan yang lebih erat antara atasan dan bawahan.
Selain itu, sesi umpan balik mendukung juga proses pemantauan kinerja secara berkala, membantu identifikasi kebutuhan pengembangan karyawan, dan meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan sumber daya manusia secara keseluruhan.
2. Penggunaan Data Analytics untuk Keputusan Strategis
- Analisis Karyawan dan Manajemen Talenta
Lewat kemampuan analisis karyawan, perusahaan dapat dengan mudah melacak kinerja, kompetensi, dan perkembangan individual karyawan.
Selain itu, manajemen talenta pun berjalan efektif karena perusahaan jadi bisa memberi wadah yang terorganisir untuk mengelola pengembangan bakat, promosi, dan penempatan karyawan sesuai dengan kebutuhan strategis perusahaan.
- Mengoptimalkan Biaya dengan Data
Melalui analisis data yang cermat, perusahaan dapat mengidentifikasi pola pengeluaran, menilai kinerja operasional, dan mengidentifikasi peluang penghematan.
Trik Mengintegrasikan HRIS dalam Budaya Perusahaan
1. Meningkatkan Keterlibatan Karyawan
- Membangun Portal Karyawan yang User-Friendly
Dengan merancang portal yang mudah digunakan, perusahaan tidak hanya memudahkan akses informasi terkait sumber daya manusia, tetapi juga memperkuat keterlibatan karyawan dalam menjalankan tugas sehari-hari.
- Sosialisasi dan Pelatihan Penggunaan HRIS
Melalui sosialisasi pelatihan yang komprehensif, karyawan dapat memahami secara mendalam cara menggunakan berbagai fitur HRIS untuk meningkatkan produktivitas dan mempercepat proses kerja.
2. Komunikasi Terbuka tentang Manfaat HRIS
- Menjelaskan Keuntungan Jangka Panjang
Dengan menjelaskan manfaat jangka panjang, perusahaan dapat membentuk persepsi positif terhadap integrasi HRIS sebagai investasi yang berkelanjutan, memberikan dampak positif pada produktivitas, kesejahteraan karyawan, dan keseluruhan kesehatan bisnis jangka panjang.
- Membangun Dukungan dari Tim Manajemen
Dengan membangun dukungan yang kuat dari tim manajemen, integrasi HRIS tidak hanya menjadi inisiatif teknologi, tetapi juga menjadi bagian yang tak terpisahkan dari visi dan nilai-nilai yang dipegang oleh perusahaan.
Baca Juga: Contoh HR Analytics dan Aplikasi Pendukung
Evaluasi Keberhasilan Implementasi HRIS
Setelah HRIS berhasil diimplementasikan dalam perusahaan Anda dan karyawan sudah terbiasa dengan sistem tersebut, maka jangan lupa untuk lakukan evaluasi. Proses ini tidak hanya mencerminkan sejauh mana sistem HRIS memenuhi tujuan awal perusahaan, tetapi juga menciptakan landasan untuk pertumbuhan dan kemajuan ke depannya.
Evaluasi bukan hanya sekadar penilaian, tetapi juga kesempatan untuk memperbaiki proses, meningkatkan efisiensi, dan memperkaya pengalaman pengguna, dalam hal ini karyawan maupun HR.
Pilihan Aplikasi HRIS Terbaik di Indonesia
Jika Anda bingung menentukan pilihan HRIS terbaik untuk memudahkan operasional kerja SDM, maka cobalah aplikasi HR Hadirr.
Aplikasi Hadirr adalah solusi HRIS inovatif yang dirancang untuk menyederhanakan dan meningkatkan operasional kerja HR. Dengan fitur-fitur canggih seperti manajemen absensi, analisis kehadiran, jadwal shift kerja atau lembur karyawan, Hadirr memungkinkan departemen HR untuk mengelola informasi kehadiran karyawan secara efisien.
Keunggulan aplikasi ini tidak hanya terletak pada kemampuannya untuk menyederhanakan proses administratif, tetapi juga memberikan visibilitas yang lebih baik terhadap pola kehadiran karyawan, memungkinkan HR untuk membuat keputusan yang lebih cerdas.
Dengan antarmuka yang user-friendly, Hadirr sangat mudah digunakan, baik bagi tim HR maupun karyawan. Anda tak akan lagi menemukan tantangan-tangangan operasional HR seperti yang sudah disebutkan di atas. Data-data yang saling terintegrasi bisa meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam lingkungan kerja.
Selain itu, aplikasi Hadirr juga terintegrasi dengan aplikasi rekrutmen online, Gadjian. Dengan fitur-fitur canggihnya, Gadjian memberikan solusi efisien untuk proses rekrutmen, mulai dari pengelolaan lowongan pekerjaan hingga seleksi kandidat.
Aplikasi ini dirancang untuk memberikan kemudahan dalam mencari, menilai, dan merekrut karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dengan antarmuka yang user-friendly, Gadjian memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan proses rekrutmen tanpa kesulitan teknis, sehingga dapat fokus pada identifikasi bakat terbaik.
Gadjian bukan hanya sekadar alat rekrutmen, tetapi juga mitra strategis dalam memastikan perusahaan dapat menarik dan mempekerjakan sumber daya manusia yang tepat sesuai dengan visi dan tujuan bisnis.
Berikut manfaat yang Anda dapat dari modul rekrutmen karyawan online dari Gadjian yakni GATS:
- Berbasis teknologi digital dan cloud sehingga bisa diakses di mana saja
- Menyimpan database terpusat untuk informasi kandidat, CV, dan resume
- Menghemat waktu
- Kolaborasi semua pihak dalam proses rekrutmen karyawan lebih mudah
- Manajemen SDM akan lebih baik