Tugas Sales Admin, Peran dan Tanggung Jawabnya

Dalam departemen sales di perusahaan, tidak semua orang bertugas sebagai menjual dan menawarkan produk. Sales admin atau sales administrator memiliki tugas berbeda. Apa itu sales admin dan apa saja tugas sales administrator?

Simak artikel di bawah ini untuk mengetahui peran sales admin atau sales administrator, tugas sales admin dan apa saja tanggung jawab sales admin di perusahaan.

Apa itu sales admin atau sales administrator?

Sales admin atau sales administrator adalah seseorang yang mengelola hal administratif untuk mendukung penjualan ataupun penawaran yang dilakukan oleh salesperson.

Baca Juga: Sales Canvas: Pengertian, Tugas, dan Manfaat

Sales admin akan mengurus segala hal yang berkaitan dengan administrasi, seperti data calon pelanggan atau pembeli, proses pengolahan informasi dan data dari salesperson hingga membantu tim sales untuk melakukan penjualan (deals).

Apa saja tugas dan tanggung jawab sales admin?

Berdasarkan definisi sales admin atau sales administrator di atas, ada beberapa tugas yang dikerjakan oleh seorang sales admin.

• Membantu proses penjualan atau penawaran

Salah satu tugas admin penjualan atau admin sales di perusahaan adalah membantu dan mendukung seluruh proses penjualan langsung atau penawaran awal kepada calon pembeli atau pelanggan. 

Saat melakukan penjualan langsung di toko offline maupun online (e-commerce), admin sales akan mengecek kelengkapan pesanan pelanggan dan juga akan memberikan informasi umum berkaitan dengan produk.

Selain itu, admin sales juga akan membantu proses siklus sales yang datang dari berbagai kanal seperti email, telfon, aplikasi bahkan dari salesperson.

• Mengolah data calon pelanggan dan pelanggan

Seperti yang disinggung di poin sebelumnya, admin sales support akan menerima banyak informasi terkait calon pelanggan hingga pelanggan atau pembeli. Seluruh informasi ini akan dikumpulkan dan didokumentasikan secara rapi yang akhirnya akan menjadi salah satu bahan evaluasi untuk menentukan strategi penjualan di departemen sales.

Selain itu, admin sales juga akan mengurusi data proses pelanggan yang melakukan pembelian, seperti status pemesanan hingga proses purna jual (aftersales). Pekerjaan sales admin bagian ini cukup penting, karena admin sales menjadi salah satu garda terdepan yang akan membangun hubungan baik antara pelanggan dan produk atau bisnis. 

• Membuat laporan dan catatan penjualan

Setelah melakukan penjualan produk, admin sales juga akan membuat laporan dan catatan jumlah produk yang berhasil terjual, baik dari sisi jumlah produk, total nilai penjualan, hingga target penjualan yang telah tercapai.

Seluruh data laporan dan catatan admin sales ini akan direkap dan didokumentasikan secara rapi. Setelah itu akan dikirimkan kepada bagian-bagian atau departemen lainnya yang membutuhkan data penjualan. Laporan dan catatan admin sales ini biasanya dibuat dalam bentuk berjangka, laporan harian, mingguan, bulanan hingga tahunan.

• Melayani kebutuhan tim sales atau salesperson

Pekerjaan sales admin selain melayani pelanggan, sales administrator juga akan bertanggung jawab untuk melayani kebutuhan tim sales atau salesperson. Segala hal yang dibutuhkan oleh salesperson sebelum terjun ke lapangan atau menghadapi calon pelanggan harus disiapkan oleh sales admin. 

Baca Juga: Deskripsi Kerja dan Tugas Sales Force

Skill yang dibutuhkan

Melihat tugas dan tanggung jawab seorang sales admin yang cukup banyak. Maka dari itu seorang sales admin atau sales administrator diharuskan memiliki beberapa skill atau keahlian. Di bawah ini beberapa skill yang dibutuhkan oleh seorang sales admin.

• Mampu mengerjakan beberapa hal (multitasking) 

Dengan berbagai banyak hal yang menjadi tanggung jawab seorang sales admin, maka dibutuhkan kemampuan untuk mengerjakan beberapa hal secara cepat dalam waktu yang singkat.

Skill ini wajib dimiliki oleh seorang admin penjualan atau sales admin. Jika tidak, maka sales admin akan kewalahan dalam memenuhi tanggung jawab pekerjaannya.

Dalam menunjang skill ini, sales admin harus mampu untuk bekerja sama, berdedikasi tinggi dan juga terbiasa dalam memahami berbagai bentuk data penjualan, baik kuantitatif maupun kualitatif.

• Komunikasi yang baik 

Dikarenakan seorang sales admin juga berhubungan langsung dengan calon pelanggan atau pelanggan, maka kemampuan/skill komunikasi yang baik menjadi salah satu dasar yang harus dimiliki oleh sales admin.

• Ketelitian dan fokus

Seperti yang diketahui, seorang sales admin diwajibkan untuk bisa multitasking. Selain multitasking, sales admin juga harus teliti dan fokus. Sehingga pekerjaan yang dilakukan secara cepat dalam waktu singkat tidak hanya sekedar selesai, tapi juga benar dan tepat.

Kesalahan atau kecerobohan dalam pekerjaan seorang sales admin dapat mempengaruhi seluruh proses penjualan, bahkan dapat mengacaukan tindak lanjut penjualan. Kemampuan teliti dan fokus yang tinggi pada seorang sales admin akan mengurangi dampak kerugian yang dialami perusahaan.

• Pencatatan data (Data Entry)

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, tanggung jawab sales admin juga akan berhubungan dengan banyak data-data penjualan. Agar dapat menyelesaikan pengolahan data secara cepat dan tepat, sales admin diharuskan terbiasa untuk membuat pencatatan data yang berbasis kuantitatif maupun kualitatif.

Kemampuan pencatatan data yang mumpuni akan membantu sales admin melakukan pekerjaannya lebih cepat dan manajemen waktu kerja administrasi penjualan tetap terjaga.

Baca Juga: Sales Representative: Definisi, Tugas dan Tanggung Jawab

Teknologi penting bagi sales admin

Penggunaan teknologi yang dapat mendukung kinerja seorang admin sales kini telah ramai digunakan dalam berbagai industri bisnis. Teknologi yang kini ramai digunakan adalah aplikasi monitoring sales terbaik, Hadirr.

Dengan fitur Hadirr Sales, admin sales support akan lebih efisien dalam menyelesaikan pekerjaannya. Monitoring sales lapangan yang melakukan tindak lanjut penjualan, proses sales dari awal penawaran, pembuatan quotation hingga penjualan terjadi, semuanya dapat direkapitulasi secara otomatis dalam aplikasi Hadirr.

Laporan dan pencatatan yang sebelumnya dilakukan secara manual oleh sales admin akan dibuat secara otomatis dengan aplikasi Hadirr. Sehingga dapat meminimalisir kesalahan dan dampak kerugian yang dialami oleh perusahaan.